Auto reply on outlook 2010 hướng dẫn

Nếu công việc của bạn phải thường xuyên trao đổi với đối tác, bạn có thể lựa chọn cài đặt chức năng tự động trả lời để tránh những trường hợp để email chờ quá lâu mà không có phản hồi.

Hướng dẫn cài đặt trả lời Email tự động trên Microsoft Outlook

Bước 1: Truy cập vào Outlook

Bạn truy cập vào Outlook của mình, tại Tab Home bạn chọn New Email.

Bước 2: Nhập nội dung cần trả lời tự động

- Tại tab Message, bạn đặt chủ đề Subject là Auto Reply, và nhập nội dung trả lời tự động

- Sau đó click vào File và chọn Save as để lưu, hãy chọn thư mục cần lưu và chọn định dạng Outlook template (*oft)

.png)

Bước 3: Thiết lập trả lời tự động

- Bạn click mở tab Home trên ứng dụng Outlook => và chọn Rules và tìm đến Manage Rules & Alerts…

- Tại bảng Rules and Alerts xuất hiện, bạn chọn Tab E-mail Rules => chọn tiếp New Rule.

- Sau đó bạn nhấn chọn Apply rule on message I receive và chọn Next tại hộp thoại Rules Wizard để tiếp tục.

- Tiếp theo. bạn tích chọn Send only to me và chọn Next để tiếp tục

.png)

- Tiếp theo, bạn chọn reply using a specific template và click vào a specific template như hình bên dưới….

- Tại đây, bạn thiết lập phần Look in là User Template in File System và chọn Browse... để tìm đến folder chứa file vừa save as trước đó. Bạn chọn như hình và nhấn Open để tiếp tục.

- Nếu bạn không có cấu hình gì thêm, hãy chọn finish để hoàn tất việc cài đặt, Bạn có thể đổi lại tên cho rule này như dưới hình.

Cài đặt mail tự trả lời trong Outlook là một trong các tính năng hữu ích. Sử dụng trong trường hợp bạn đang nghỉ phép hoặc trả lời mặc định cho một số nội dung email tương tự.

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt email tự động trả lời trong Outlook. Các bạn cùng theo dõi bài viết nhé.

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook của bạn >> Nhấn File.

Bước 2: Chọn Automatic Replies.

Bước 3: Ở phần tiếp theo chọn Send automatic replies >> Chọn Only send during this time range – Tự động trả lời email trong khoản thời gian nào đó.

Trong tab Inside My Organization và nhập nội dung thư bạn muốn gửi Cho email trả lời tự động >> Nhấn OK.

Bước 4: Trong thẻ Outside My Organization, Nhập nội dung thư bạn muốn gửi tự động trả lời tất cả các Mail trong hộp thư đến bao gồm mọi email, bản tin, quảng cáo và cả email rác.

Bạn có thể chọn một trong 2 tính năng:

• My contact only: Chỉ những liên hệ của tôi
• Outside My Organization: Bên ngoài tổ chức liên hệ của tôi, thư sẽ được gửi tự động tới tất cả những liên hệ bên ngoài.

Nhấn OK.

\>> Xem thêm: Đồng bộ email trong Outlook trên điện thoại và máy tính.

2. Sử dụng Template để trả lời mail tự động

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook của bạn chọn thẻ Home > New Email.

Bước 2: Cài đặt Template nhập vào Subject cho email và nội dung email >> nhấp vào File.

Bước 3: Sau đó nhấp vào Save as.

Bước 4: Chọn thư mục lưu file, chọn Save as type là Outlook Template (*.oft) > Nhấn Save.

Bước 5: Bạn chọn vào thẻ Home trong ứng dụng Outlook >> Chọn Rules >> Chọn Manage Rules & Alerts…

Bước 6: Trong hộp thoại Rules and Alerts > tab Email Rules > Nhấn New Rule.

Bước 7: Chọn thẻ Apply rule on message I receive và chọn Next.

Bước 8: Nhấp vào Send only to me và nhấn Next.

\>> Xem thêm: Mail Outlook bị đầy và cách xử lý.

Bước 9: Chọn vào thẻ Reply using a specific template >> Nhấp A specific template….

Bước 10: Trong mục Look in >> chọn User Template in File System >> Browse…

Bước 12: Chọn file email >> Nhấn Open.

Tiếp theo chọn Next…

Bước 13: Tìm tiêu đề Step 1: Specify a name for this rule >> Chọn mục Turn on this rule >> Nhấn Finish.