Các quan điểm mới trong ứng dụng BSC và KPI

Thước đo mục tiêu trọng yếu [KPI] là một trong những công cụ phổ biến và hiệu quả trong việc quản lý tiến độ làm việc của doanh nghiệp. Blue Frog là doanh nghiệp điển hình đã sử dụng việc đo lường KPIs để giúp lợi nhuận tăng trưởng gấp 4 lần. Có thể nói, toàn bộ khái niệm của KPI và Thẻ điểm cân bằng [BSC] được xây dựng nhằm mục đích điều chỉnh hiệu suất của người lao động phù hợp với mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty, và chúng sẽ giúp các nhà lãnh đạo nhận ra rằng, liệu doanh nghiệp của mình có đang phát triển đúng hướng hay không.

Sử dụng bộ công cụ KPI và BSC như thế nào?

Để theo dõi các chỉ số KPIs, doanh nghiệp hầu như sẽ sử dụng BSC. Từ lâu, BSC đã được dùng trong việc quản lý kinh doanh chiến lược nhằm theo dõi KPIs và nó được thiết kế để cung cấp các khung quản lý nguồn lực.

Dưới đây là 04 khía cạnh cơ bản trong doanh nghiệp được áp dụng KPI và BSC:

1. Tài chính – theo dõi kết quả tài chính.
2. Khách hàng – theo dõi mức độ hài lòng, hành vi của khách hàng và mục tiêu thị phần.
3. Quy trình nội bộ - bao gồm các mục tiêu nội bộ cần thiết để đáp ứng mục tiêu của khách hàng.
4. Phát triển và đổi mới – những động lực vô hình cho thành công trong tương lai như vốn nhân lực, vốn tổ chức, đào tạo, hệ thống thông tin,...

Bốn khía cạnh này mang tính chất phụ thuộc lẫn nhau và có thứ bậc.

Ví dụ: để doanh nghiệp có thể phát triển thì phụ thuộc vào việc học tập và đổi mới, từ đó quy trình nội bộ cũng sẽ được tinh chỉnh phù hợp. Sau khi cải thiện được quy trình nội bộ dựa vào công cụ KPI và BSC sẽ  giúp gia tăng hiệu quả hoạt động, sự hài lòng của khách hàng và kết quả tài chính.

Theo đó, Robert Kaplan và David Norton đã cải tiến mô hình này thành khái niệm Thẻ điểm cân bằng mà mọi doanh nghiệp đang ứng dụng cho đến ngày nay. Mặc dù sự giải thích BSC sẽ thay đổi trong từng nguồn khác nhau, nhưng ý tưởng cơ bản về việc liên kết chiến lược với chiến thuật hoạt động vẫn phù hợp và là khuôn khổ vững chắc để lập bản đồ hướng đến thành công của doanh nghiệp.

Ví dụ kế hoạch hành động với bộ công cụ KPI và BSC

Hãng hàng không nội địa đang dự định gia tăng lợi nhuận bằng việc tăng doanh thu và giảm chi phí [khía cạnh tài chính], tăng doanh thu trên một hành khách và giảm chi phí thuê sân bay.

Để đạt được mục tiêu này, hãng quyết định đưa ra các chương trình giảm giá và khuyến khích khách hàng lên máy bay đúng giờ [khía cạnh khách hàng], sử dụng các chỉ số như mức độ hài lòng và đánh giá từ khách hàng để đo lường hiệu suất.

Để cải thiện việc cất cánh đúng giờ, hãng quyết định cải thiện vòng thời gian [khía cạnh quy trình nội bộ], bằng cách sử dụng quy trình tối ưu vòng thời gian với mục tiêu 93% các chuyến bay được khởi hành đúng giờ. Để cải thiện việc cất cánh đúng giờ, hãng đã đưa ra sáng kiến huấn luyện nhân viên mặt đất tốt hơn [khía cạnh phát triển], cung cấp các chương trình khuyến khích cổ phần và mang đến các chương trình đào tạo với số lượng lớn nhân viên.

Như là một phần của quá trình phát triển, Kaplan và Norton đã cải tiến BSC nhằm xác định quản lý chiến lược thông qua 4 quy trình quan trọng:

1. Chắt lọc và chuyển hóa tầm nhìn sang chiến lược – xác định mục tiêu chiến lược và vận dụng thành công trong bản đồ chiến lược. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải đồng tâm hướng đến các mục tiêu đã được thống nhất.
2. Truyền thông mục tiêu chiến lược, các đơn vị đo lường và liên kết vào quá trình vận hành – điều này bao quy trình truyền thông hai chiều, khuyến khích sự thảo luận để cải tiến quy trình và tiếp nhận phản hồi.
3. Lập kế hoạch và đặt mục tiêu chiến lược – bao gồm xác định chỉ tiêu của mỗi mục tiêu và chúng được đo lường bởi các chỉ số KPI.
4. Nâng cao chuyên môn và phản hồi của chiến lược – điều này bao gồm việc học hỏi từ thông tin hiệu suất và sử dụng các yêu tố từ BSC để đưa ra các quyết định đúng đắn.

Trên đây chỉ là một vài điều cơ bản trong việc ứng dụng BSC vào việc đo lường KPI cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để chốt lại bài viết này, bạn cần ghi nhớ một vài điểm quan trọng bao gồm:

• Xây dựng bản đồ nguyên nhân – kết quả cho chiến lược;
• Xây dựng quy trình hợp lý cho bản đồ chiến lược;
• Sử dụng KPI hợp lý;
• Học hỏi từ quy trình và cải thiện các quyết định hợp lý hơn.

Nguồn: Pacific Crest Group

Như chúng ta đã biết, Balanced Scorecard - Thẻ điểm cân bằng là cách thức quản trị và lên kế hoạch chiến lược của tổ chức/doanh nghiệp, nó được sử dụng để định hướng các mục tiêu, hành động theo tầm nhìn và chiến lược đã định. Đồng thời, BSC còn giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể xuống từng nhân viên. Tiếp đó, KPIs - Key Performance Indicators sẽ là công cụ đo lường hiệu quả công việc của từng người. Qua đó, lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Hay nói cách khác, KPIs giúp chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

1. BSC và KPIs – Cầu nối kết hợp giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược lãnh đạo

Chiến lược kinh doanh được đề cập ở dây có thể là các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bán hàng; hoặcchiến lược marketing.

Trong khi các nhà lãnh đạo thường lại chỉ quan tâm đến chiến lược mà mình đề ra, ít khi lưu ý đến những nhân viên – những con người sẽ trực tiếp thực hiện chiến lược đó. Họ tưởng rằng nếu họ chăm chỉ, nhiệt thành thực hiện thì cấp dưới cũng hết mình với trách nhiệm được giao. Nhưng thực tế không như vậy!

Do đó, một nhà lãnh đạo tài ba sẽ cần có các chiến lược lãnh đạo kết hợp song song với các chiến lược kinh doanh, nói cách khác đó chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa hai công cụ BSC và KPIs.

Một mặt, BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Mặt khác KPIs sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình. Hiểu nhân viên, đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên giúp các chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, khi KPIs có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.

2. Nguyên do doanh nghiệp Việt ứng dụng BSC và KPIs chưa hiệu quả

Việc áp dụng hiệu quả công cụ BSC và KPIs trong quản trị doanh nghiệp Việt vẫn còn rất “non nớt”. Một số doanh nghiệp đã gặp thất bại và nguyên nhân chính là vì một số nguyên do sau:

a. Thiếu chiến lược kinh doanh

BSC và KPI bên cạnh vai trò là một công cụ quản lý hiệu suất, hệ thống này thực chất là một công cụ quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu một cách xuyên suốt từ cấp cao nhất đến những vị trí thấp nhất trong một tổ chức. Để ứng dụng thành công BSC và KPIs, mỗi doanh nghiệp tất yếu phải có một chiến lược kinh doanh cụ thể dài hơi. Đây có lẽ là khâu yếu nhất tại nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay.

Nhiều vị giám đốc khi được phỏng vấn về những mục tiêu dài hạn, những chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình thường trả lời một cách chung chung, mơ hồ, đó là nguyên nhân dẫn đến những bản kế hoạch kinh doanh trung hạn, được thực hiện một cách hình thức, thiếu sự nghiên cứu nghiêm túc và không có giá trị thực tiễn. Và một lẽ tất yếu khi không có một mục đích đến cụ thể thì đi đường nào cũng không thể đi đến đích; và đương nhiên khi đó BSC và KPIs có khoa học, hiện đại đến mấy thì cũng không thể đem lại hiệu quả như mong muốn bởi chính những người sử dụng và áp dụng hệ thống này cũng không có một thước đo hiệu quả nào.

b. Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPIs

Ở nhiều doanh nghiệp hiện nay, KPIs được hiểu và sử dụng như một bản kế hoạch kinh doanh tương ứng của các bộ phận và cá nhân được giao theo từng thời kỳ. Cách hiểu như vậy đã dẫn đến một sai lầm nghiêm trọng và mang tính hệ thống trong toàn bộ tổ chức khi mọi cá nhân đều “chạy theo” các chỉ tiêu của cá nhân hoặc bộ phận trong khi lại sao nhãng các chỉ tiêu cốt yếu của cả tổ chức, doanh nghiệp. Tình trạng rối loạn vẫn xảy ra khi mọi cá nhân đều nỗ lực “giải quyết” các chỉ tiêu của mình, trong khi các nguyên nhân cốt lõi không được làm rõ thì đương nhiên, các sai lầm được đổ lỗi cho một hệ thống mới áp dụng.

c. Ứng dụng BSC và KPIs nửa vời

BSC và KPIs chính là một công cụ có hiệu quả đặc biệt trong việc gắn kết các mục tiêu trong cùng một tổ chức. Nhưng, trong các doanh nghiệp Việt, thông qua hệ thống KPI, các mục tiêu của công ty chỉ được truyền đạt tới đội ngũ quản lý cấp trung còn với đội ngũ nhân viên cấp dưới lại tiếp tục được sử dụng những hệ thống chỉ tiêu chung chung, thiếu tính đặc thù cho từng vị trí công tác. Hãy hình dung hình ảnh của một đàn chim bay về phương Nam tránh rét, chúng luôn tới đích bởi chúng có một con đầu đàn đủ sức dẫn đường và những con chim phía sau cũng nắm rõ hướng đi chung của cả đàn, nếu chỉ con đầu đàn bay đúng hướng còn phía sau là một đội ngũ rối loạn không biết đích đến, chắc chắn đàn chim này không thể bay tới đích.

d. Thiếu quyết tâm khi ứng dụng BSC và KPIs

Bất kỳ hệ thống nào cũng cần có thời gian để thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp đặc biệt là khi doanh nghiệp muốn thay đổi phương thức hoạt động của một tổ chức mà trong đó con người đóng vai trò trung tâm. Xây dựng lên bộ chỉ số KPI cho từng vị trí công tác đã khó, triển khai để nó mang lại hiệu quả cần cả một quá trình. Hãy dành đủ thời gian để hệ thống này phát huy tác dụng!

e. Thiếu hệ thống thu thập thông tin

BSC và KPIs một hệ thống quản trị chiến lược, quản trị mục tiêu hiệu suất của tổ chức. Nhìn vào hệ thống các chỉ tiêu, thông thường người ta chỉ nhìn thấy cái kết quả cuối cùng. Nhưng nếu chỉ nhìn nhận và triển khai áp dụng như vậy thì tất yếu việc ứng dụng BSC&KPI sẽ không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Thế mạnh của hệ thống này là khả năng định lượng ngay cả công việc có tính chất định tính, và từ đó tạo cơ sở cho việc giám sát theo dõi một cách thường xuyên sự vận hành của hệ thống trên con đường đi đến mục tiêu đã đề ra, đồng thời để có thể đề ra những biện pháp hiệu chỉnh và thúc đẩy cho phù hợp.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm thiết lập, quản lý và theo dõi các mục tiêu theo BSC cũng như bộ chỉ số KPIs từ cấp công ty đến từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp. Phần mềm này hỗ trợ lãnh đạo thu thập thông tin trong suốt quá trình thực hiện, dựa vào đó đánh giá hiệu quả làm việc của phòng ban, cá nhân một cách chính xác.

f. Thiếu sự phân cấp trong hoạt động

Thói quen ôm đồm của người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ gây ra khó khăn cho việc ứng dụng mọi công cụ quản trị trong đó có BSC và KPIs. Sự thiếu phân cấp, phân quyền trong hoạt động quản lý doanh nghiệp khiến mọi quyết định, mọi kết quả đánh giá trở lên chủ quan, duy ý chí và lệ thuộc hoàn toàn vào người đứng đầu doanh nghiệp và tất nhiên phong cách lãnh đạo này không thể phù hợp với hệ thống quản trị hiện đại đòi hỏi mỗi cá nhân trong guồng máy phải có quyền chủ động, sáng tạo để phát huy vai trò chuyên biệt của mình trong một phạm vi đủ rộng.

Do đó, để triển khai và ứng dụng hiệu quả nhất bộ công cụ BSC và KPIs, các doanh nghiệp Việt sẽ cần phải chú ý đến 06 nguyên do được liệt kê ở trên, rút ra bài học, tuân theo quy trình chuẩn chỉ. Với những doanh nghiệp đã áp dụng hai công cụ hiện đại này, hiệu quả công việc sẽ được thể hiện rõ rệt qua thái độ và ý thức làm việc của nhân viên.

iHCM tổng hợp

Phần mềm quản lý iHCM - Giải pháp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp

1. Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công tác: Được phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc iHCM hỗ trợ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp nhân viên nắm rõ định hướng, mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu chung sẽ được chia nhỏ xuống từng nhân viên của tất cả các bộ phận. Mỗi cá nhân sẽ hiểu công việc mình đang làm thực hiện cho mục tiêu nào và chủ động hơn.

2. Dễ dàng quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu, công việc: Áp dụng iHCM, nhà quản lý có thể nắm bắt trạng thái hoàn thành mục tiêu, công việc từng nhóm, từng cá nhân, sẵn sàng trao đổi, phối hợp và hỗ trợ kịp thời.

• Thiết lập, quản lý và giám sát công việc theo mục tiêu• Giao việc và phối hợp công việc theo quy trình tùy biến

• Tương tác thân thiện theo thời gian thực như mạng xã hội

 Tài liệu "Bật mí 03 bước tiến hành Quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp" hoàn toàn miễn phí!

3. Đo lường và Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: nhà quản lý có thể đo lường chính xác kết quả làm việc của nhân viên dựa theo kết quả hoàn thành mục tiêu [KPI], công việc của mỗi nhân viên thể hiện trên hệ thống.

4. Đánh giá nhân viên khoa học và nhiều chiều: iHCM xóa tan gánh nặng thủ tục hành chính trong mỗi kỳ đánh giá, hiện thực hóa đánh giá nhân viên một cách khoa học và nhiều chiều, nhiều gốc nhìn khác nhau: Đánh giá thành tích [Đánh giá KPI], Đánh giá 360 độ và Đánh giá năng lực. Dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể đối chiếu những năng lực còn thiếu của nhân viên so với tiêu chuẩn của doanh nghiệp ứng với vị trí công tác và lên kế hoạch đào tạo cần thiết nhằm tăng cường năng lực cho nhân viên hiệu quả nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR [Objectives and Key Results], Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.