Cách làm auto reply trong outlook

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Na Dang (you can also view the original English article)

Thời gian nghỉ là một phúc lợi phổ biến được cung cấp bởi hầu hết các doanh nghiệp. Theo thống kê từ Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế và Chính sách, công nhân Mỹ trung bình cs mười ngày nghỉ một năm. Tuy nhiên, lượng thời gian nghỉ cho công nhân ở các nước khác cao hơn nhiều. Theo một bài báo của USA Today báo cáo rằng số ngày nghỉ trung bình ở nhiều nước châu Âu là 30 ngày hoặc hơn - với Áo và Bồ Đào Nha gắn liền với số ngày nghỉ cao nhất (35).

Chúng ta yêu thời gian nghỉ của chúng ta! Và tại sao chúng ta lại không yêu nó, phải không nào? Ngày cá nhân có thể được sử dụng cho bất cứ điều gì từ kỳ nghỉ đến các cuộc hẹn bác sĩ và nhiều hơn nữa. Nhưng nếu bạn sẽ rời khỏi văn phòng, thì điều chuyên nghiệp cần làm là thiết lập một thông báo email tự động báo rằng bạn không có ở văn phòng. Thông báo này sẽ cho phép các khách hàng và đồng nghiệp biết rằng bạn không có mặt ở văn phòng và hướng dẫn họ điều cần làm cho đến khi bạn quay trở lại.

Trong hướng dẫn ngắn này có video này, bạn sẽ được tìm hiểu cách thiết lập thư trả lời vắng mặt trong Microsoft Outlook bằng Trình Outlook Rules Wizard. Chúng tôi sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước về cách thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số cách thực tiễn email nghỉ tốt nhất.

Guide to Inbox Zero Mastery (Tải sách eBook miễn phí)

Trước khi tiến tới việc tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó được đóng gói với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay về quản lý tất cả email đến của bạn một cách hiệu quả hơn.

Cách thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook (với Video)

Trong screencast ở trên, tìm hiểu về cách để nhanh chóng thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook. Hoặc, đọc hướng dẫn bằng văn bản để giúp bạn thiết lập thư vắng mặt trong Outlook, các thủ thuật thực tiễn tốt nhất để theo dõi và hơn thế nữa:

Cách thiết lập thư trả lời vắng mặt tự động trong MS Outlook

Nếu bạn không có tài khoản Microsoft Exchange, bạn sẽ cần phải thiết lập thư vắng mặt của mình bằng chức năng quy tắc của Outlook. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng các quy tắc MS Outlook trong hướng dẫn này:

1. Tạo một mẫu thư

Bước đầu tiên để thiết lập Outlook thư trả lời vắng mặt là tạo văn bản của thư trả lời vắng mặt tự động của bạn và lưu nó dưới dạng mẫu. Bắt đầu trong hộp thư đến Outlook của bạn:

Bước đầu tiên của bạn trong việc tạo thư đi là mở một thư email mới.

Nhấp chuột vào biểu tượng New Email ở phía trên bên trái. Cửa sổ New Message xuất hiện:

Nhập nội dung của thư Outlook trong email mới mà bạn vừa mở.

Lưu ý: Thông báo này sử dụng mẫu 1000 Email Signatures template từ Envato Elements. Bạn cũng có thể tải xuống và tùy chỉnh chữ ký email của riêng bạn từ GraphicRIver.

Nếu bạn sử dụng hình ảnh chữ ký email hoặc bất kỳ loại hình ảnh được nhúng nào khác trong email của mình, hãy đảm bảo định dạng thư của bạn là HTML. Tìm hiểu thêm về mẫu chữ ký email trong hướng dẫn này:

Gõ vào dòng Subject của bạn và nội dung email của bạn. Bạn không cần phải điền vào trường To vì thư sẽ tự động được gửi tới bất kỳ ai gửi cho bạn thư.

Đây là một ví dụ:

Giữ thư Outlook của bạn ngắn gọn và vào chi tiết.

Khi bạn đã hoàn thành bản nháp của thư, bạn cần lưu nó làm mẫu. Chọn File > Save as. Lời nhắc Windows Explorer sẽ xuất hiện để bạn lưu trữ và lưu thư của mình.

Chọn vị trí tập tin trên máy tính của bạn để lưu trữ thư, nhập tên tập tin và lưu tập tin đó theo định dạng mẫu Outlook:

Lưu thư trả lời vắng mặt làm mẫu.

2. Tạo Quy tắc và Bật Quy tắc

Bước tiếp theo trong việc tạo một thư trả lời vắng mặt tự động là tạo quy tắc để gửi thư. Nhấp chuột vào File trên hộp thư đến Outlook của bạn để chuyển đến màn hình Account Information:

Bạn có thể truy cập Outlook Rules từ màn hình Account Information.

Nhấp chuột vào Manage Rules & Alerts. Đảm bảo rằng tab Email Rules được chọn. Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện. Bạn sẽ thấy một danh sách các quy tắc email hiện tại của mình:

Bạn có thể tạo quy tắc email mới từ cửa sổ Rules and Alerts hoặc sửa đổi quy tắc hiện có.

Nhấp chuột vào biểu tượng New Rule phía trên danh sách quy tắc để hiển thị Rules Wizard:

Bắt đầu thư đi của bạn với quy tắc trống sẽ được áp dụng cho thư mà bạn nhận được.

Trong mục Start from a blank rule, hãy chọn tùy chọn Apply rule on messages I receive. Nhấp chuột vào nút Next. Màn hình Rules Wizard thứ hai hiển thị:

Trong màn hình này, hãy xác định những người sẽ nhận được địa chỉ email vắng mặt của bạn.

Lưu ý: một số chuyên gia bảo mật sẽ gợi ý rằng bạn nên hạn chế người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt của Outlook hơn là gửi thư đó cho tất cả những người gửi cho bạn một email.

Để xác định ai sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt, hãy chọn hộp bên cạnh to from people or public group trong Bước 1. Nhấp chuột vào liên kết trong Bước 2 để mở sổ địa chỉ của bạn và chọn ai sẽ nhận được thư tự động của bạn và sau đó nhấp chuột vào nút From . Nhiều khả năng bạn sẽ muốn chọn địa chỉ email của đồng nghiệp mà bạn thường xuyên xử lý cũng như các email của những khách hàng quan trọng. Khi bạn đã chọn được người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động, hãy nhấp chuột vào OK và sau đó nhấp chuột vào Next trên Rules Wizard.

Nếu bạn không muốn giới hạn người nhận thư trả lời vắng mặt, hãy nhấp chuột vào Next mà không thực hiện bất kỳ lựa chọn nào trên màn hình Rules Wizard này. Thư tự động của bạn sẽ được gửi tới tất cả những người gửi cho bạn một email.)

Dù bằng cách nào, màn hình Rules Wizard thứ ba sẽ xuất hiện:

Trong màn hình này, chọn mẫu thư mà bạn đã tạo trước đó.

Chọn tùy chọn reply using a specific template trong Step 1. Trong Step 2, hãy nhấp chuột vào liên kết reply using a specific template. Cửa sổ Select a Reply Template xuất hiện:

Chọn mẫu chứa thư trả lời vắng mặt tự động của bạn.

Chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp chuột vào Open. (Nếu bạn không lưu mẫu của mình ở vị trí mặc định, bạn có thể cần Browse để tìm nó.)

Nhấp chuột vào Next để đi đến Rules Wizard tiếp theo, mà nó sẽ hỏi về các ngoại lệ. Chúng ta không muốn có bất kỳ sự ngoại lệ nào. Nhấp chuột vào Next và bạn sẽ được nhắc đặt tên cho quy tắc đó:

Sử dụng cửa sổ Rules Wizard cuối cùng để đặt tên cho quy tắc đó và bật nó lên.

Nhập tên của quy tắc. Đảm bảo chọn hộp Turn on this rule.

Nhấp chuột vào nút Finish trên the Rules Wizard. Sau đó, nhấp chuột vào nút Apply trên cửa sổ Rules and Alerts và sau đó nhấp chuột vào OK.

Bạn vừa tạo một Autoresponder trong MS Outlook!

3. Kiểm tra thư trả lời tự động Outlook

Bây giờ bạn đã tạo thư trả lời vắng mặt tự động của mình, đây là một ý tưởng hay để xem liệu nó có hiệu quả không trước khi bạn rời khỏi văn phòng.

Bạn có thể kiểm tra thư tự động bằng cách gửi thư từ một email khác mà bạn sở hữu — miễn là bạn đã bao gồm email đó trong quy tắc là như một thư sẽ nhận được thư trả lời tự động. Hoặc, bạn có thể nhờ sự trợ giúp của một người bạn có email mà bạn đã đưa vào làm người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động.

Sau một lúc (một số hệ thống email truy xuất thư đến theo lô), hãy kiểm tra email mà bạn đã gửi thư email kiểm tra từ đó. Nếu bạn làm theo đúng các bước, địa chỉ email đó sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động.

4. Tắt thư vắng mặt trong Outlook

Khi bạn quay lại văn phòng, đã đến lúc tắt thư trả lời vắng mặt tự động. Từ hộp thư đến của bạn, chọn File để chuyển đến màn hình Account Information.

Bạn cần quay lại cửa sổ Rules and Alerts để tắt thư trả lời vắng mặt tự động.

Nhấp chuột vào biểu tượng Manage Rules & Alerts. Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện:

Sử dụng hộp kiểm để tắt quy tắc Out of Office Reply.

Loại bỏ dấu kiểm bên cạnh Out of Office Reply (hoặc bất tên nào mà bạn đã đặt cho quy tắc của bạn). Nhấp chuột vào nút Apply và sau đó nhấp chuột vào OK. Thư trả lời vắng mặt của bạn đã bị tắt.

Để bật lại, hãy quay lại cửa sổ Rules and Alerts. Chọn hộp bên cạnh quy tắc của bạn, sau đó nhấp chuột vào Apply và OK.

Các thực tiễn hay nhất cho thư vắng mặt trong MS Outlook

Vì thư vắng mặt trong Outlook của bạn sẽ được các khách hàng của bạn cũng như đồng nghiệp của bạn nhận được, bạn cần phải đảm bảo rằng nó là chuyên nghiệp. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để theo dõi thư vắng mặt Outlook

1. Hãy thận trọng khi sử dụng tính hài hước

Nếu bạn biết chính xác người nào sẽ nhận được thư của bạn, bạn có thể hiểu cảm giác hài hước của họ. Bạn có thể chèn một số sự hài hước khéo léo vào thư trả lời vắng mặt tự động của bạn — nhưng hãy cẩn thận. Những gì bạn nghĩ là vui nhộn thì có thể sẽ là không chuyên nghiệp với người khác. Nếu bạn không biết ai sẽ nhận được thư của bạn, đó có thể là một ý tưởng hay để bỏ qua sự hài hước.

CollectiveHub có một danh sách các thư email vui nhộn. Tôi sẽ để bạn quyết định sử dụng thư nào mà bạn nghĩ là thích hợp.

2. Định dạng thư trả lời vắng mặt tự động của bạn một cách thích hợp

Thư vắng mặt của bạn là một sự giao tiếp liên lạc chuyên nghiệp và bạn nên xử lý nó như vậy. Nó có thể ngắn gọn, nhưng ít nhất bạn nên bao gồm những điều sau:

• Dòng Subject. Không cần phải chi tiết, nhưng phải có.
• Lời chào. Mặc dù bạn không thể chào người nhận bằng tên, nhưng bạn có thể bao gồm lời chào chung chung như "Xin chào".
• Giới thiệu. Email này có thể ngắn. Nhiều khả năng nó sẽ chỉ là một đoạn duy nhất. Vì vậy, đây là một trường hợp mà bạn có thể bỏ qua phần giới thiệu.
  
• Văn bản nội dung. Nói chung, hãy giữ ngôn ngữ của bạn một cách chuyên nghiệp. Chúng tôi đã thảo luận cách bạn nên thận trọng khi sử dụng tính hài hước ở đây.
  
• Kết luận. Kết luận của bạn sẽ cho người nhận biết họ sẽ phải làm gì nếu họ cần giúp đỡ ngay lập tức.
  
• Chữ ký. Email chuyên nghiệp phải bao gồm chữ ký để người nhận của bạn có thể thấy ngay lập tức bạn là ai.
  
• Hình ảnh chữ ký (tùy chọn). Bao gồm một hình ảnh chữ ký trên email chuyên nghiệp của bạn là tùy chọn, nhưng rất tốt khi có nó. Bạn có thể kết hợp một mẫu với mẫu chữ ký.

Để biết thêm chi tiết về cách làm chủ định dạng email công việc phù hợp, hãy nghiên cứu hướng dẫn này:

3. Bao gồm chi tiết, nhưng không quá nhiều

Lời khuyên chung cho những thư trả lời vắng mặt là người tạo thư nêu rõ thời điểm họ sẽ rời đi và khi nào họ sẽ quay lại. Các lời khuyên cũng thường gợi ý người gửi để tên một đồng nghiệp có thể giúp những người gửi email cho bạn khi bạn đi vắng. Một số người tạo thư thậm chí còn bao gồm các chi tiết về chuyến đi của họ, chẳng hạn như nơi họ đang đi.

Tuy nhiên, thời gian thay đổi. Hiện tại, rất nhiều chuyên gia cảm thấy rằng các thông báo văn phòng chi tiết như vậy có thể khiến bạn gặp rủi ro - đặc biệt là nếu thư của bạn được gửi tới tất cả những người gửi email cho bạn, có thể bao gồm cả những người gửi thư rác và thậm chí là tội phạm. Sẽ an toàn hơn khi giữ thư của bạn một cách chung chung cho các thư trả lời vắng mặt tự động chuyển đến tất cả những người gửi email cho bạn. Một lựa chọn khác là để kiểm soát ai sẽ nhận được thư trả lời tự động trong Outlook của bạn, như tôi đã làm trong ví dụ tôi tạo ra.

4. Bao gồm chữ ký

Nếu bạn biết ai sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt trong Outlook, thì bạn nên xử lý thư trả lời vắng mặt tự động giống như bất kỳ thư chuyên nghiệp nào khác mà bạn gửi đi. Điều đó có nghĩa là bạn nên bao gồm một chữ ký email với thông báo này. (Nếu bạn không biết ai sẽ nhận được thư đi, thì một chữ ký email đầy đủ có thể có quá nhiều chi tiết.)

Nếu bạn đã thiết lập mẫu chữ ký cho email của mình, thì việc sử dụng nó là một phần quan trọng của thương hiệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc là một freelancer.

5. Không kiểm tra email một cách không cần thiết

Nếu bạn đang đi nghỉ, bạn có thể bị cám dỗ để kiểm tra email thường xuyên. Và điện thoại di động và điện thoại thông minh giúp bạn dễ dàng kiểm tra.

Đừng để bị cám đỗ. Trừ khi công việc của bạn yêu cầu bạn phải đăng ký, hãy để bạn nghỉ ngơi thật sự. Bạn sẽ sớm trở lại công việc. Hãy tận hưởng thời gian nghỉ của bạn. Khi bạn trở lại, bạn sẽ cảm thấy được nghỉ ngơi nhiều hơn.

Tìm hiểu thêm về Cách sử dụng Email Outlook hiệu quả

Tạo thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook chỉ là một trong những điều bạn có thể làm với hệ thống email của mình. Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy nghiên cứu các hướng dẫn sau:

Ngoài ra, chúng tôi có một nguồn tài nguyên tuyệt vời sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư email đến và kiểm soát email của mình. Nó được gọi là: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery và nó hoàn toàn miễn phí khi bạn đăng ký Tuts+ Business newsletter.

Hãy sẵn sàng cho kỳ nghỉ. Tạo thư trả lời vắng mặt tự động Outlook của bạn ngay hôm nay!

Bạn đã biết cách thiết lập một thư trả lời tự động trong Outlook. Tại sao không tiến lên phía trước và tạo một thư Outlook vắng mặt ngay hôm nay? Ngoài ra, nếu bạn chưa có hình ảnh chữ ký cho email của mình, bạn có thể tiếp tục và tải xuống hình ảnh chữ ký từ Envato Elements hoặc GraphicRiver.