Cách tải danh sách người tham dự trong Teams

Có thể kiểm tra những ai đã tham dự các cuộc họp Microsoft Teams là một tính năng rất tiện dụng. Và có một danh mục người dùng sẽ xuất báo cáo tham dự thường xuyên hơn những người khác. Vâng, bạn đoán đúng rồi, chúng ta đang nói về giáo viên.

Tin tốt là các báo cáo cung cấp cho người dùng một loạt thông tin chi tiết hữu ích, bao gồm thời gian những người tham gia cuộc họp và thời điểm họ ngắt kết nối.

Để kéo báo cáo tham dự, bạn cần phải là người tổ chức cuộc họp. Nhưng trước tiên, quản trị viên CNTT của bạn cần bật tính năng này. Vì vậy, nếu bạn không thể tải xuống danh sách tham dự, hãy liên hệ với quản trị viên CNTT của bạn và yêu cầu họ bật tính năng này.

Những người tham dự khác, bao gồm cả những người trình bày, không có quyền truy cập vào báo cáo tham dự.

Cách tải xuống danh sách điểm danh từ Microsoft Teams

Bạn có thể tải xuống danh sách trong cuộc họp hoặc sau khi cuộc họp kết thúc. Để có hình ảnh rõ ràng về việc tham dự cuộc họp, hãy kéo báo cáo sau khi tất cả những người tham dự đã rời đi.

Mở phần Người tham gia và nhấp vào Tùy chọn khác .

Sau đó chọn Tải xuống danh sách điểm danh . Đó là nó.

Máy tính của bạn sẽ tự động tải xuống tệp trong thư mục Tải xuống. Nhưng bạn cũng có thể tìm thấy danh sách tham dự trong thư mục Tải xuống MS Teams, trong ứng dụng Tệp.

Hãy nhớ rằng báo cáo tham dự là một tệp CSV. Vì vậy, về cơ bản bạn sẽ có thể mở nó bằng bất kỳ chương trình bảng tính nào. Tất nhiên, nếu bạn muốn sắp xếp báo cáo một chút, bạn có thể mở nó trong Excel và áp dụng các bộ lọc bạn cần.

Mẹo Tạo Danh sách Điểm danh

• Danh sách tham dự có thể không có ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Đôi khi, bạn có thể cần đợi đến một giờ để nhận được báo cáo đầy đủ.
• Nhấn nút Kết thúc cuộc họp để đảm bảo không có ai được kết nối. Bạn sẽ không thể xuất báo cáo tham dự trừ khi tất cả những người tham gia đã rời khỏi cuộc họp.

Microsoft Teams là giải pháp học và họp trực tuyến chính chủ từ hãng sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới Microsoft. Trong thời điểm dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, Microsoft Teams sẽ là một công cụ vô cùng hữu ích để kết nối, làm việc và học tập online dùng để thay thế cho các ứng dụng khác như Zoom, Google Meet… Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách xem danh sách người tham gia phòng họp trong Microsoft Teams.

Tải Microsoft TeamsTải Microsoft Team Android Tải Microsoft Teams iOS

Để lấy danh sách những người tham gia Microsoft Teams khi bạn đang sử dụng phiên bản dành cho máy tính, ở giao diện phòng họp hãy nhấn chọn nút danh sách trên thanh menu công cụ như hình dưới.

Ở bên phải phòng họp sẽ hiển thị danh sách những người đang tham gia phòng họp. Khi nhìn vào tên của những người tham gia, bạn có thể biết được ai đang là chủ phòng (Organizer) và ai là người tham gia (Khách) cũng như các trạng thái của người đó (ví dụ như đang giơ tay, đang tắt mic, đang mở camera…). Nếu muốn đóng danh sách này, các bạn nhấn nút X ở ngay trên danh sách.

Tương tự như ở phiên bản PC, ở giao diện phòng họp trên điện thoại, các bạn cũng nhấn vào nút danh sách tham gia ở góc trên bên phải như hình dưới.

Danh sách những người đang tham gia phòng họp sẽ hiển thị trên màn hình. Chủ phòng sẽ có ghi chú là Người tổ chức, các thành viên tham gia sẽ là Khách.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Microsoft Teams là giải pháp học và họp trực tuyến chính chủ từ hãng sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới Microsoft. Trong thời điểm dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, Microsoft Teams sẽ là một công cụ vô cùng hữu ích để kết nối, làm việc và học tập online dùng để thay thế cho các ứng dụng khác như Zoom, Google Meet… Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách xem danh sách người tham gia phòng họp trong Microsoft Teams.

Tải Microsoft TeamsTải Microsoft Team Android Tải Microsoft Teams iOS

Để lấy danh sách những người tham gia Microsoft Teams khi bạn đang sử dụng phiên bản dành cho máy tính, ở giao diện phòng họp hãy nhấn chọn nút danh sách trên thanh menu công cụ như hình dưới.

Ở bên phải phòng họp sẽ hiển thị danh sách những người đang tham gia phòng họp. Khi nhìn vào tên của những người tham gia, bạn có thể biết được ai đang là chủ phòng (Organizer) và ai là người tham gia (Khách) cũng như các trạng thái của người đó (ví dụ như đang giơ tay, đang tắt mic, đang mở camera…). Nếu muốn đóng danh sách này, các bạn nhấn nút X ở ngay trên danh sách.

Tương tự như ở phiên bản PC, ở giao diện phòng họp trên điện thoại, các bạn cũng nhấn vào nút danh sách tham gia ở góc trên bên phải như hình dưới.

Danh sách những người đang tham gia phòng họp sẽ hiển thị trên màn hình. Chủ phòng sẽ có ghi chú là Người tổ chức, các thành viên tham gia sẽ là Khách.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Đây là một tính năng rất hữu ích cho phép người tổ chức cuộc họp có thể kiểm soát và tải xuống báo cáo người tham dự cuộc họp Microsoft Teams. Để cho phép người tổ chức cuộc họp tải xuống báo cáo tham dự cuộc họp, hãy đặt thông số AllowEngagementReport thành enable . Khi được bật, tùy chọn tải xuống báo cáo được hiển thị trong mục Người tham dự (participants).

Đối với các tổ chức giáo dục, báo cáo này rất hữu ích để theo dõi sự tham gia của học sinh trong các lớp học trực tuyến thông qua Microsoft Teams. Ví dụ: giáo viên có thể tải xuống báo cáo điểm danh khi bắt đầu lớp học như một cách đơn giản để thực hiện “điểm danh”.

1. Xem và tải xuống báo cáo tham dự cuộc họp trong Teams

Nếu bạn đã tổ chức một cuộc họp Microsoft Teams, bạn có thể tải về một báo cáo tham dự hiện tại trong cuộc họp cũng như một báo cáo cuối cùng sau cuộc họp. Báo cáo bao gồm tên, thời gian tham gia và rời đi của từng người đã tha gia trong cuộc họp

1.1. Trong khi họp

1. Bấm chọn biểu tượng Participants 
   trên thanh điều khiển cuộc họp của bạn.
2. Tại danh sách người tham dự, bấm chọn biểu tượng … và chọn tải xuống danh sách người tham dự hiện tại dưới dạng .CSV, dạng file này bạn có thể mở trong Excel.

Lưu ý: Đối với các cuộc họp lớn, báo cáo sẽ chỉ bao gồm một phần danh sách người dự.

1.2. Sau cuộc họp

Bạn sẽ tìm thấy báo cáo số người tham dự ở một vài nơi khác nhau. Tuy nhiên để dễ dàng tải xuống báo cáo – điểm danh người tham dự bạn chỉ cần vào tab Post (Bài đăng) và chọn tải xuống Báo cáo người tham dự

Lưu ý: 

• Chỉ những người tổ chức cuộc họp có thể tải xuống báo cáo tham dự.
• Quản trị viên của bạn cần bật tính năng này cho Teams của tổ chức mình, mặc định tính năng này sẽ bị tắt.

2. Bật tắt tính năng báo cáo người tham dự

Với tư cách là quản trị viên, bạn kiểm soát việc người tổ chức cuộc họp có thể tải xuống báo cáo tham dự cuộc họp hay không bằng cách đặt chính sách cuộc họp Nhóm. Theo mặc định, khả năng tải xuống báo cáo bị tắt. Để có thể bật tính năng này, hiện nay bạn chỉ có thể sử dụng Powershell để kích hoạt.

Cách thực hiện như sau.

Bước 1: Khởi động Windows Powershell lên (Run as Administrator)

Bước 2: Copy đoạn mã dưới đây và paste vào Powershell tại dấu nhắc và ấn Enter để tiếp tục.

Set-ExecutionPolicy UnRestricted

Bước 3: Bấm A và Enter để tiếp tục

Bước 4: Truy cập vào đường link này và copy đoạn mã sau dán vào Powershell và ấn enter để tiếp tục

Install-Module -Name MicrosoftTeams -RequiredVersion 2.3.1

Bước 6, bấm Enter –> bấm A và Enter để tiếp tục

Bước 7: Copy dòng mã dưới đây, dán vào Powershell và bấm Enter để tiếp tục

Import-Module MicrosoftTeams

Bước 8: Tiếp dục copy dòng mã dưới đây dán vào Powershell và bấm Enter để tiếp tục.

$credentials=Get-Credential

Bước 9: Khi cửa sổ Windows Powershell Credential xuất hiện, bạn nhập vào thông tin tài khoản Global Admin của Office 365 mà bạn muốn bật cho phép báo cáo người tham dự vào đây và ấn Enter hoặc OK để tiếp tục.

Bước 10. Copy dòng lệnh dưới dây và dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và ấn Enter để kết nối tới Microsoft Teams

Connect-MicrosoftTeams -Credential $credentials

Bước 11: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để tiếp tục

$sfbSession = New-CsOnlineSession -Credential $Credential
Import-PSSession $sfbSession

Bước 12: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để tiếp tục

Get-Team

Bạn sẽ thấy Powershell liệt kê ra tất các các nhóm mà bạn đang quản lý.

Bước 13: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để tiếp tục

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global”

Tại đây bạn sẽ được Powershell liệt kê các chính sách hiện đang được áp dụng cho Microsoft Teams của bạn.

Như trên hình bạn có thể nhận thấy. Tính năng báo cáo người tham dự đang bị tắt đi (Disabled), vì thế muốn sử dụng được chúng ta cần phải Enable nó.

Bước 14: Tiếp tục copy dòng mã dưới đây, dán vào dòng nhắc lệnh của Powershell và Enter để BẬT tính năng cho phép tải xuống báo cáo người tham dự cuộc họp trong Teams.

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global” -AllowEngagementReport Enabled

Như thế là bạn đã bật thành công tính năng này. Đợi hệ thống đồng bộ vài tiếng là tổ chức của bạn có thể sử dụng được tính năng này, Nếu muốn tắt đi, bạn làm tương tự và đổi Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity “Global” -AllowEngagementReport thành Disabled.

Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị cùng với Microsoft Teams.

Nguyễn Nam