Cách viết email tiếng anh thương mại

Bài học này nhằm cung cấp cho các bạn các bước căn bản hay một mẫu email tiếng anh thương mại để viết một email bằng tiếng Anh và để làm cho email dễ nhìn và tạo được thiện cảm cho người nhận.Các phần căn bản một email tiếng anh thương mại gồm các phần như sau:Bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

• Hi Paul,
• Hello Paul,
• Dear Paul,

Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:

Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

Ex: Dear Mr| Ms| Mrs Parker,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam,

Tiếp theo là Opening comment, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

Ex: How are you?
How are things?

Hoặc là những câu chúc:
I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Phần thân bài của một mẫu email tiếng anh thương mại

Phần tiếp theo của email là Introduction. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verd…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tọi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Đến phần Main point, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu kết thúc email như sau:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. ( Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại lien hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

Phần cuối khi viết mẫu email tiếng anh thương mại

Phần cuối cùng “Signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,
• Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng  => Yours sincerely,
• Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully,

Cách viết email cung cấp thông tin bằng tiếng Anh thương mại doanh nghiệp

Hướng dẫn tổng quan

Một bức thư/email cung cấp thông tin là một loại bài viết trang trọng liên quan đến một tình huống cụ thể. Mục đích chính của nó là cung cấp thông tin, thường được dùng đến khi ai đó yêu cầu. Nó cũng có thể cung cấp thêm nhũng đề nghị, yêu cầu sự giúp đỡ, đưa ra ý kiến v.v…

Mỗi ý phải được trình bày ở một đoạn văn riêng với một câu chủ đề rõ ràng và được hỗ trợ bởi các ví dụ hoặc sự làm rõ.

Useful Language (Từ ngữ hữu ích)

• To begin letters:

I am writing to inform you that/advise you of/let you know that…

I regret/am delighted/would like/feel obliged to inform you…

I am writing in response to / in response to / in reply to / with regard to / in connection with your letter requesting information about …/ your enquiry about …/ our telephone conversation concerning…

I am writing (to you) on behalf of… / in my capacity as…

• To end letters:

I hope that this information will be of some assistance…

I trust/hope that I have been able to answer all of your questions…

I would be pleased/happy to provide you with any additional information…

I look forward to answering your queries. / being able to help you again in the future.

Please do not hesitate to contact me should you have any further questions. / require further information.

Outline (Bố cục bức thư)

Paragraph 1: state reason(s) for writing (Tuyên bố lý do viết email/thư)

Paragraph 2-3: give information required (Cung cấp thông tin đã được yêu cầu)

Paragraph 4-5: provide further explanations/suggestions/opinion as stated in the task instructions. (Bổ sung các giải thích, gợi ý, ý kiến thêm theo như đề bài yêu cầu)

Final Paragraph: closing remarks (lời kết thư)

Full name

Sample (Bài viết mẫu)

An international conference is to be held at the hotel where you work. Write a letter of welcome to be sent to the delegates in advance, telling them what the hotel and the district have to offer them.

(Một hội nghị quốc tế sẽ được tổ chức tại khách sạn nơi bạn làm việc. Hãy viết thư chào mừng để được gửi đến các đại biểu trước, nói cho họ biết khách sạn và khu vực trong quận có những gì.)

Dear Sir/ Madam,

As General Manager of the Moonlight Hotel, I am writing with regard to your stay with us during the international conference weekend which we shall be hosting.

The Moonlight Hotel prides itself on its luxurious accommodation and highly-trained staff. We are certain you will be excited with your accommodation as each of our rooms is very roomy with its own en suit bathroom, Jacuzzi and sauna. Room service is available twenty-four hours a day should you require meals, snacks or drinks in your room. We also hope that you will find time during your weekend here to take advantage of our wide range of guest facilities. As a conference delegate, you will be entitled to use our newly-opened Olympic Leisure Centre, equipped with a swimming pool, gym and squash courts, completely free of charge during your stay. At the Moonlight Hotel we also have a first-class restaurant, brasserie, coffee shop and bar, so you will undoubtedly find an area to relax in. The Light Restaurant has a superb view over the town of Wickby and has a reputation as one of the best eating establishments in the area.

If time permits, we would also recommend you explore the charming medieval town of Siena as it boasts the fascinating ruins of an ancient castle as well as some fine shops and public house. In Siena you can also take a stroll along the beautiful banks of the Lockerton Canal, which was made famous by the recently-screened “Lock Lockerton” television series.

In advance of you arrival, I would like to wish you a very happy stay here, and hope that you will not hesitate to contact me personally should you have any enquiries prior to, or during the conference itself.

Yours faithfully,

Rex Truth (General Manager)

Dịch nghĩa:

Kính gửi quý khách,

Với cương vị Tổng Giám đốc của Khách sạn Moonlight, tôi viết thư về kỳ nghỉ của quý khách với chúng tôi trong dịp tuần hội nghị quốc tế mà chúng tôi sẽ tổ chức.

Moonlight Hotel tự hào về nơi lưu trú sang trọng và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Chúng tôi chắc chắn quý khách sẽ thích nơi ở vì mỗi phòng của chúng tôi đều rất rộng rãi với phòng tắm riêng, phòng tắm Jacuzzi và phòng tắm hơi. Dịch vụ phòng được cung cấp 24 giờ/ ngày nếu quý khách yêu cầu các bữa ăn, đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống trong phòng của mình. Chúng tôi cũng hy vọng rằng quý khách sẽ tìm thấy khoảng thời gian trong ngày cuối tuần tại nơi đây để tận dụng lợi thế của các trang thiết bị phục vụ khách hàng đa dạng. Là một đại biểu hội nghị, quý khách sẽ được quyền sử dụng Trung tâm Giải trí Olympic mới khai trương của chúng tôi, được trang bị hồ bơi, phòng tập thể hình và sân bóng quần vợt, hoàn toàn miễn phí trong suốt thời gian lưu trú. Tại khách sạn Moonlight, chúng tôi cũng có một nhà hàng hạng nhất, quán bia, quán cà phê và quầy bar, vì vậy quý khách chắc chắn sẽ tìm thấy một khu vực để thư giãn. Nhà hàng The Light có tầm nhìn tuyệt vời ra thị trấn Wickby và nổi tiếng là một trong những các địa điểm ăn uống tốt nhất khu vực.

Nếu thời gian cho phép, chúng tôi gợi ý quý khách nên khám phá thị trấn thời trung cổ duyên dáng Siena vì nó khoe ra có những di tích hấp dẫn của một lâu đài cổ kính cũng như một số cửa hàng và lữ quán tuyệt vời. Ở Siena, quý khách cũng có thể đi dạo dọc theo bờ kênh đào Lockerton xinh đẹp, nơi nổi tiếng nhờ bộ phim truyền hình “Lock Lockerton” được chiếu trên truyền hình gần đây.

Trước khi quý khách đến, tôi muốn chúc quý khách một kỳ nghỉ rất hạnh phúc ở đây, và hy vọng rằng quý khách sẽ không ngần ngại liên hệ với cá nhân tôi nếu quý khách có bất cứ yêu cầu nào trước, hoặc trong hội thảo.

Trân trọng,

Rex Truth (Tổng giám đốc)

Hy vọng qua bài học này, các bạn sẽ cải thiện được kỹ năng viết email bằng tiếng Anh nhé.

Tags: cách viết email, mẫu viết email tiếng anh, tiếng anh thương mại

Cách sử dụng động từ ở đầu câu

*chủ từ = chủ ngữ Trong tiếng Anh động từ chỉ chia thì khi nó có chủ từ, cho nên khi động từ đầu...

Từ vựng tiếng anh theo chủ đề thời tiết có phiên âm P2

Tổng hợp từ vựng tiếng anh theo chủ đề có phiên âm (P2) M Mist: /mɪst/ sương mù Moisture: /ˈmɔɪs.tʃər/ độ ẩm Monsoon: /mɒnˈsuːn/...

Từ vựng tiếng anh theo chủ đề thời tiết có phiên âm

Bộ từ vựng tiếng anh theo chủ đề thời tiết có phiên âm Thời tiết là một chủ đề thường được đề cập đến...

My hobby

To have a hobby is know how to spend one’s leisure(adj) moments(n). A hobby, besides providing a form of entertainment to escape from boredom,...