Giáo trình hệ thống thông tin quản lý filetype pdf

Xem mẫu

1. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh Chương 1. GIỚI  THIỆU  VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN  QUẢN LÝ 1.1. Vài nét về thời đại thông tin Trước những năm 1980, trên thế giới gần như chưa biết tới khái niệm hệ thống  thông  tin  quản  lý.  Các  nhà  quản  lý không  quan  tâm  tới  việc  xử  lý các  thông tin nhận được và phân phối những thông tin đó trong doanh nghiệp của  họ. Họ không quan tâm tới thông tin cũng như các lợi ích  mà nó đem lại . Việc đầu tư  vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp còn là một cái  gì đó khá tốn kém và  đem lại hiệu quả không cao. Vào thời kỳ này quá trình thông tin diễn ra giữa các  nơi khác nhau trên diện rộng toàn cầu còn chưa được đặt ra. Quá trinh quản lý và  tạo  lập  các quyết  định  quan  trọng  của  doanh  nghiệp mới  chỉ  chủ  yếu  dựa  trên  việc  cân  nhắc  các hiện  tượng  nảy  sinh  trong  môi  trường  kinh  doanh  một  cách  trực tiếp, thông qua kinh nghiệm và bằng trực giác của người quản lý. Vào những năm 1980,với  sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính  và đặc biệt là của các phần mềm máy tính, đã giúp cho hệ thống thông tin có một  cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong các doannh nghiệp. Vào thời kỳ này, hệ thống thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu thập được và  thiết lập các mô hình quyết định để  các nhà quản lý có thể lựa chọn ra phương  án tốt nhất để thực hiện. Năm 1986, Richard Mason (giáo sư về hệ thống thông tin ) đã viết: Ngày nay trong các xã hội phương tây của chúng ta, số  lượng nhân viên  thu thập, xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số  lượng nhân viên ở bất cứ  một  nghề  nào  khác.  Hàng  triệu  máy  tính  được  lắp  đặt  trên  thế  giới  và nhiều  triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng  như các phương tiện xử lý thông tin lại với nhau Các doanh nghiệp mà hoạt động chủ yếu của chúng là xử lý thông tin như Ngân hàng, các tổ chức môi giới, các công ty bảo hiểm các doanh nghiệp quảng cáo, trước đây chiếm một tỷ lệ nhỏ trong GDP của các nước; thì từ năm 1988 trở  lại đây chúng đã chiếm một tỷ  lệ ngày càng lớn. Đối với  nhiều doanh nghiệp  lớn,  thông  tin  vừa  là  nguyên  liệu  vừa  là  sản  phẩm  cuối  cùng.  Xã  hội  của  chúng ta thực sự  là xã hội thông tin, thời  đại của chúng ta là thời  đại thông  tin. Thời  đại  thông  tin  dược  phân  biệt  với  những  thời  đại  khác  bởi  năm  đặc  điểm quan trọng:            Thời đại thông tin xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã  hội dựa trên nền tảng thông tin.                    Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ  thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh. Trong thời đại thông tin năng xuất lao động tăng lên nhanh chóng.  Hiệu  quả  sử  dụng  công  nghệ  thông  tin  xác  định  sự  thành  công  :
2. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh trong thời đại thời đại thông tin.           Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết  các sản phẩm và dịch vụ. ­ 2 ­ :
3. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh Bảng  1.1. Những điểm khác biệt của thời đại thông tin so với một số thời  đại khác Thời  đại  Thời đại công Thời đại nông  nghiệp thông tin Khoảng thời gian Trước 1800 1800 tới 1957 1957 tới nay Công nhân trong  Nhân công tri Nhân công chính Nông dân nhà máy thức Con  người  và  Con người và máy Con người và  Quan hệ lao động đất đai móc con người Công nghệ Công cụ chủ yếu Công cụ cầm tay Máy móc thông tin 1.2. Các loại thông tin trong doanh nghiệp 1.2.1.  Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin Dữ  liệu  là những  sự  kiện  hay  những  gì quan  sát  được  trong  thực  tế  và   chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác. Như việc một doanh nghiệp bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra rất nhiều  dữ liệu về số lượng hàng hóa bán, giá bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, địa  điểm bán  hàng,  khách  hàng  chi  trả  bằng  tiền  mặt  hay  chuyển  khoản  …  Nói  một  cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể  như con người,  địa điểm, các đồ vật và các sự kiện … Ở khái niệm trên chúng ta cần phải hểu thực thể là gì? Thực thể là một sự  vật hay một cài gì đó tồn tại và phân biệt được. Ví dụ mỗi con người cũng là một  thực thể, mỗi chiếc xe máy cũng là một thực thể, chúng ta cũng có thể nói mỗi  con kiến cũng là một thực thể nếu chúng ta phân biệt được con này với con khác  ( chẳng hạn ta đánh số cực nhỏ trên mỗi con kiến ) Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần  được phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ  liệu. Đôi khi thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế nhau  trong một số  trường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đó chúng ta vẫn cần xác  định  rằng thông  tin là những  dữ  liệu  đã  được  xử  lý sao  cho  nó  thực  sự  có ý  nghĩa  cho  người sử dụng và thông tin gồm nhiều giá trị dữ liệu. 1.2.2.  Các đặc tính của thông tin trong doanh nghiệp Chất lượng của thông tin được xác định thông qua những đặc tính  sau: :
4. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh Độ tin  cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính  xác. Thông tin ít độ tin cậy sẽ  gây cho tổ  chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ  thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả  ghi cao hơn về  giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình  ảnh xấu về cửa hàng,  lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán hàng sẽ sụt xuống. Nếu số tiền ghi  trên hóa :
5. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này sẽ không co khách hàng  nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy  đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của  tình hình  thực  tế.  Chẳng  hạn  một  nhà  sản  xuất  ghế  tựa  yêu  cầu  báo  cáo  về  số  lượng ghế  làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số  lượng ghế  làm  ra của  tuần trước  và của  cùng  kỳ  năm  trước  đó.  Ông  chủ  thấy  số  lượng  ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ  cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt  đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn toàn khác. Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra  mà không cho biết tý gì về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực  tế số giờ lao động thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao lớn khi công nhân làm việc  quá nhanh. Một sự không đầy đủ về  thông tin như vậy sẽ  làm hại cho doannh  nghiệp. Tính  thích hợp và dễ  hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản  lý đã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt  động thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp  và khó hiểu. Có thể là do quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận,  thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hay đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa  hợp  lý  của  các phần  tử  thông  tin.  Điều  đó  dẫn  tới  hoặc  là tổn  phí  do  tạo  ra  những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin. Tính  an  toàn:  Thông  tin  phải  được  bảo  vệ  và  chỉ  những  người  được  quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng  có thể gây ra những thiệt hại to lớn cho tổ chức. Tính  kịp  thời:  Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được  bảo vệ  nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào  :
6. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh lúc cần thiết. 1.2.3.  Phân loại thông tin trong doanh nghiệp v  Ba cấp quản lý trong một tổ chức Người ta thường chia Tổ chức thành ba mức quản lý có tên là :  Lập kế  hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. :
7. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh Mức chiến  lược có nhiệm vụ xác định  mục  đích,  mục tiêu  và nhiệm vụ  của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và những đường lối. Trong  một doanh nghiệp sản xuất thông thường các nhà quản lý như: Chủ tịch – Tổng  giám đốc hoặc các phó chủ tịch thuộc mức quản lý này. Mức chiến thuật thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là nơi dùng các  phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược được đặt ra ở mức cao  hơn. Trong một doanh nghiệp thông thường các nhà quản lý như: Trưởng phòng  tổ chức, chưởng phòng tài vụ, … nằm ở mức quản lý này. Mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và  hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các công việc của tổ  chức nhưng  phải tuân  thủ  những  ràng  buộc  về  tài  chính, thời gian  và  kỹ  thuật.  Những người  trông  coi  kho  dự  trữ, trưởng  nhóm,  đốc  công  của  những  đội  sản  xuất … thuộc mức quản lý này. Cần lưu ý rằng một tổ chức không chỉ có các bộ phận ở ba mức quản lý  như trên đã trình bày mới sử dụng và tạo ra thông tin. Còn có các bộ phận ở mức  thứ tư. Tuy nhiên mức này không có trách nhiệm quản lý. Nó được cấu thành từ  tất cả  những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ  đó tổ chức thực hiện những  nhiệm vụ của mình. Ví dụ nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản  xuất … thuộc mức này. Tương ứng với ba mức quản lý của tổ  chức thì quyết định trong một tổ  chức cũng được chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật  và quyết định tác nghiệp. Quyết  định  chiến  lƣợc  là những  quyết  định  xác  định  mục  tiêu  và  những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Quyết  định  chiến  thuật  là những  quyết  định  cụ  thể  hóa  mục  tiêu  thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. :
8. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh v  Các loại thông tin quản lý trong một doanh nghiệp :
9. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh Cán bộ quản lý trong các cấp ( mức ) khác nhau cần thông tin cho quản  lý khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần thông tin khác nhau. Điều này  được thể  hiện  qua  cách  định  nghĩa  về  thông  tin  quản  lý như  sau:  Thông  tin  quản lý là thông tin  mà có ít  nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn  dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thông tin quản lý trong một  tổ  chức được chia làm ba loại: Thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và  thông tin tác nghiệp. Thông tin chiến lược: là những thông tin sử dụng cho  mục tiêu dài hạn  của  một  doanh nghiệp.  Nó là  mối  quan tâm  chủ yếu của  những  nhà chiến  lược  cấp  cao. Nó  bao  gồm  những  thông  tin  về  tiềm  năng  của  thị  trường,  cách  thâm  nhập  thị  trường, chi  phí  cho  nguyên  vật  liệu,  việc  phát  triển  sản  phẩm,  những  thay đổi về năng suất lao động và các công nghệ  mới phát sinh.    Về bản chất, thông tin chiến lược là  những thông tin liên quan tới việc lâp kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự án, và đưa  ra những dự báo cho sự phát triển tương lai. Thông  tin  chiến  thuật:  là những  thông  tin  sử  dụng  cho  mục  tiêu  ngắn  hạn  (  một  tháng  hoặc  một  năm  ),  và thường  là  mối  quan  tâm  chủ  yếu  của  các  phòng ban. Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng, đánh giá  dòng tiền dự  án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và các báo cáo tài chính hàng  năm. Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của hoạt động hàng  ngày. Do đó, nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong  việc lập kế  hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ  các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định. Thông tin điều hành ( tác nghiệp ): là những thông tin sử dụng cho những  công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày thậm chí vài giờ trong một phòng ban  nào đó. Nó bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có  trong tay, về  lượng đơn đặt hàng, về  tiến độ công việc, … Thông tin điều hành  về bản chất được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Bảng  :
10. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh 1.2 mô tả tính chất của thông tin theo cấp quyết định. :
11. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh Bảng 1.2. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định Đặc trƣng Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lƣợc thông tin Tần suất Đều  đặn  lặp  Phần  lớn  là  Sau một thời kỳ dài, lại thường  kỳ,  đều  trong  trường  hợp  đặc  Tính độc lập đặn Dự kiến trước Dự đoán sơ bộ có biệt ếu không dự đoán Chủ y của kết quả được thông tin bất ngờ trước được Thời điểm Quá khứ và  Hiện  tại  Dự đoán cho tương lai là hiện tại và   tương  chính Mức chi tiết Rất chi tiết lai Tổng hợp, Tổng hợp, khái quát thống kê Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài Ngoài tổ chức là chủ yếu tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu có cấu Phi cấu trúc cao trúc, một số phi cấu trúc Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có Mang nhiều tính chủ tính chủ quan quan Người sử dụng Giám sát hoạt Người quản lý cấp Người quản lý cấp cao động tác  trung gian nghiệp 1.2.4.  Các nguồn thông tin của doanh nghiệp Thông  tin  được  sử  dụng  trong  các  doanh  nghiệp  được  thu  thập  từ  hai  nguồn chủ yếu: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong. Nguồn  thông  tin  bên  ngoài:  Để  có  một  cái  nhìn  khái  quát  về  nguồn  thông tin bên ngoài cho một tổ chức hãy xem xét Hình 1.1. Về các đầu mối trong sơ đồ: ­ Nhà nước và cấp trên. Một tổ  chức  trong một quốc gia phải chịu sự  quản lý của  nhà  nước.  Mọi  thông  tin  mang  tính  định  hướng  của  nhà  nước và cấp trên đối với một tổ chức như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ  v.v… là những thông tin mà bất kỳ một tổ  chức nào cũng phải lưu trữ và  sử dụng thường xuyên. ­ Khách hàng. Trong nền kinh tế  thị trường thì thông tin về  khách hàng là  vô cùng quan trọng. Việc tổ chức thu thập, lưu trữ và khai thác thông tin  về khách hàng như thế nào là một trong những nhiệm vụ lớn của một  doanh nghiệp. ­ Doanh nghiệp cạnh tranh. Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công  việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay. ­ Doanh nghiệp có liên quan. Là các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có  :
12. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh liên quan ( hàng hóa bổ sung hoặc hàng hóa có thay thế ). :
13. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh ­ Doanh nghiệp sẽ  cạnh tranh. Muốn doanh nghiệp tồn tại trong thời  gian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về  đối thủ sẽ  xuất  hiện trong tương lai – các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh. ­ Các nhà cung cấp. Thông tin về các nhà cung cấp sẽ  giúp doanh nghiệp  hoạch định được kế sách phát triển cũng như sự kiểm soát tốt chi phí và  chất lượng sản phẩm dịch vụ của mình. Nhà  nước  và   cấp  trên Khách hàng DOANH NGHIỆP Doanh nghiệp  cạnh tranh Hệ  thống  quản  lý Doanh nghiệp có liên quan Đối  tượng  quản  lý Doanh nghiệp  sẽ cạnh tranh Nhà cung cấp Hình  1.1.  Các  nguồn  thông  tin  bên  ngoài  doanh  nghiệp Nguồn  thông  tin  thu  thập  từ  bên  ngoài  doanh  nghiệp  được  cung  cấp  thông qua báo chí, tài liệu của các tổ chức cung cấp thông tin, hoặc qua điều tra  khảo sát trực tiếp các đối tượng của doanh nghiệp … Nguồn  thông  tin  trong  nôi  tại  doanh  nghiệp:  Ngoài  nguồn  thông  tin  bên ngoài, doanh nghiệp còn có một nguồn thông tin quan trọng từ hệ thống sổ  sách và các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp. Tùy  theo  từng  loại  yêu  cầu  thông  tin  khác  nhau,  người  ta sẽ  tiến hành  những bước xử lý dữ liệu khác nhau, và do đó, hình thành những hệ thống thông  tin với các dạng khác nhau, phục vụ những mục tiêu đa dạng và có những đặc tả  khác  nhau về phần cứng, phần mềm, cũng như về người sử dụng và điều hành. 1.3. Hệ thống thông tin quản lý :
14. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – Mỹ Hạnh 1.3.1. Khái niệm hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực  hiện một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực :
15. Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là thành phần của  một hệ  thống khác. Những hệ  thống mà chúng ta đang xem xét thực chất đề  là  các hệ  thống con nằm trong một hệ  thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ  thống con khác thực hiện những nhiệm vụ  khác nhaucủa công việc. Việc hiểu  được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được  một số kiến thức lớn mà nó phục vụ. Những yếu tố cơ bản của một hệ thống gồm: Mục đích: chính là lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được  sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống. Phạm vi: Nhằm xác định những gì nằm trong hệ  thống và những gì  nằm ngoài hệ thống. Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống. Đầu vào : là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài  hệ thống được đưa vào hệ thống. Đầu  ra:  là những  đối  tượng  oặc  những  thông  tin  được  đưa  từ  hệ  thống ra môi trường bên ngoài. 1.3.2. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung  cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển phân tích các vấn đề, và hiển  thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về  một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức  hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Cung cấp Phản hồi Hình 1.2. Các chức năng chính của hệ thống thông tin Những  hoạt  động  chủ  yếu  xảy  ra  trong  một  hệ  thống  thông  tin  gồm  những nhóm chính như sau:
16. ­  Thu thập dữ liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một tổ  chức doanh nghiệp hoặc từ  môi trường bên ngoài để  xử lý trong một hệ  thống  thông tin. ­  Xử  lý thông  tin:  Là  quá  trình  chuyển  đổi  từ  những  dữ  liệu  đầu  vào  thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. ­  Cung cấp thông tin: sợ phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng thông tin đó. ­  Lưu  trữ  thông  tin:  Các  thông  tin  cần  được  lưu  trữ  để  sử  dụng  trong  tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra  các quyết định có tính hệ thống khi cần vẫn được sử dụng. ­  Thông tin phản hồi: Là những thông tin xuất, giúp cho bản thân những  người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình  thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện. Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính – mặc  dù ngày nay công nghệ thông tin giúp vận hành các hệ thống thông tin hiệu quả  hơn nhiều. Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút, và vẫn được  sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Hệ thống thông tin vi  tính dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến  thông tin. Trong giáo trình này, khi sử dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta  chỉ nhác tới hệ thống thông tin vi tính. Ở  đây  cần  phân  biệt  rõ  máy  tính  và chương  trình  vi  tính  với  hệ  thống  thông tin.  Các  máy tính điện  tử  và các  chương trình phần mềm là nền tảng  kỹ  thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại. Máy tính là thiết  bị lưu trữ và xử lý thông tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp  các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển xử lý máy tính. Tìm hiểu hoạt động  của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế  giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của  hệ thống thông tin. Máy  tính  và các  chương  trình  là những  yếu  tố  không  thể  thiếu  của  hệ  thống thông  tin  vi  tính,  nhưng  chỉ  bản  thân  chúng  thôi  không  thể  tạo  ra được  thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về  hệ thống thông tin, ta cần phải  nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và các  quy  trình  đưa  ra  giải pháp.  Các  nhà  quản  lý  hiện  đại  cần  phải  biết  phối  hợp  những hiểu biết về máy tính với kiến thức về công nghệ thông tin. 1.4. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý Do  có những  mục  đích  khác  nhau,  các  đặc  tính  và các  cấp  quản  lý  khác  nhau, nên  có rất  nhiều  loại  hệ  thống  thông  tin  tồn  tại  trong  tổ  chức.  Các  hệ  thống thông tin trong tổ chức có thể phân loại theo các phương thức khác nhau. 1.4.1. Phân loại theo cấp ứng dụng Theo cách phân loại này có bốn loại hệ thống thông tin: ­ Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp 
17. như trưởng nhóm, quản đốc …trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ  bản của doanh nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ và  lưu thông nguyên vật liệu trong nhà máy. Mục đích chính của hệ  thống ở  cấp  này là để
18. trả  lời cho  các  câu  hỏi  thông  thường  và  giám  sát  lưu  lượng  giao  dịch  trong  doanh nghiệp. Còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho? Anh  X đã lĩnh lương chưa?  Để trả lời những câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cập nhật  thường xuyên, và dễ sử dụng. Ví dụ về hệ thống thông tin thuộc loại này bao  gồm: hệ thống lưu các khoản tiền rút khỏi tài khoản ngân hàng từ một máy rút  tiền tự động (ATM), hoặc hệ  thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại  nhà máy. ­ Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ liệu cho  những người nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp  đỡ  các  doanh  nghiệp  phát  triển  các  kiến  thức  mới,  thiết  kế  sản  phẩm,  phân  phối thông tin, và xử lý các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp. ­ Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế  nhằm hỗ trợ điều  khiển quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý  cấp trung gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được  tình trạng làm việc xem có đang trong tình trạng tốt hay không.  Ở cấp này các thông tin cung  cấp chủ yếu thông qua báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm … Các hệ thống  cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về  các hoạt  động. Ví dụ hệ thống thông tin quản lý công tác phí báo cáo về toàn bộ chi phí  đi lại,  ăn  ở, tiếp  khách  của  nhân  viên  các  phòng  ban  của  công  ty,  đánh  dấu  những trường hợp mà chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một  số  cấp  chiến  thuật  hỗ  trợ  cho  các  quyết  định  bất  thường.  Chúng  thường giải quyết các vấn đề  ít có cấu trúc hơn, những yêu cầu về thông tin cũng ít rõ  ràng hơn.  Các  hệ  thống  loại  này  thường  trả  lời câu  hỏi  dạng  “nếu­thì”:  Nếu  chúng ta tăng gấp đôi doanh số bán ra vào tháng 12 thì sẽ ảnh hưởng tới lịch trình  sản xuất như thế nào? Nếu hoạt động của nhà máy bị đình chỉ lại 6 tháng thì điều gì sẽ xảy ra  với việc thu hồi vốn đầu tư? Trả lời những câu hỏi này đòi hỏi nhiều dữ liệu từ  bên ngoài doanh nghiệp, cũng như dữ liệu nội bộ không dễ  truy nhập được từ  các hệ thống tác nghiệp thông thường. ­ Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý  và đưa  ra các  hướng  chiến  lược  cũng  như  các  xu  hướng  phát  triển  lâu  dài  của  doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống thông tin là giúp cho doanh nhgiệp có khả  năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ  đặt  ra tương  tự  như:  Doanh  nghiệp  cần  tuyển  thêm  bao  nhiêu  nhân  công  trong  vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ  là gì, và  công ty sẽ chịu được chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới? 1.4.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Ngoài cách phân lọa trên, còn có thể phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. 1.4.2.1. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System – TPS 
19. ) là hệ  thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường  hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: nhập đơn đặt  hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên, và vận chuyển vật tư. Chúng  trợ  giúp chủ yếu cho các hoạt động ở  mức tác nghiệp. Những hệ  thống thuộc  loại này
20. bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo  dõi  khách  hàng,  theo  dõi  nhà  cung  cấp, cập  nhật  tài  khoản  ngân  hàng,  hệ  thống tính thuế phải trả của người nộ thuế … Hệ thống xử lý giao dịch thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động  sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể  gây  thiệt hại  nặng  nề  cho  công  ty và còn  có thể  ảnh  hưởng  tiêu  cự  đến  các  công ty khác. 1.4.2.2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống thông tin ( Management Information System – MIS ): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa  vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các  nguồn dữ  liệu ngoài tổ  chức. Do các hê thống thông tin quản lý phần lớn dựa  vào  các  dữ  liệu sản  sinh  từ  các  hệ  xử  lý  giao  dịch,  chất  lượng  thông  tin  mà  chúng  sản  sinh  ra phụ  thuộc  nhiều  vào  quá  trình  vân  hành  của  hệ  xử  lý  giao  dịch.  Thông  thường  hệ  thống chỉ  quản  lý các  sự  kiện  nội  bộ.  MIS  chủ  yếu  phục vụ các chức năng lập kế hoạch giám sát và ra quyết định ở cấp quản lý. MIS  thường  phục  vụ  các  nhà  quản  lý quan  tâm  tới những  kết quả  hàng  tuần, hàng  tháng  hay  hàng  năm  –  chứ  không  phải  là các  hoạt  động  hàng  ngày.  MIS cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có  một quy định trước để trả lời chúng. Ví dụ, báo cáo MIS lập danh sách tổng khối  lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so  sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phân tích  năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin về  thị trường . Các  hệ  thống  này  thường  không  linh  hoạt  và ít  có  khả  năng  phân  tích.  Phần lớn các MIS sử dụng các kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ  không phải các phương pháp toán học phức tạp hay thuật toán thống kê. 1.4.2.3. Hệ thống thông tin hỗ trợ  ra quyết định Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định ( Decision Support System – DSS) là hệ  thống trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ  giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ  tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng  mô hình hóa để  có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là một hệ thống  đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở  dữ liệu và sử dụng một  hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. 1.4.2.4. Hệ thống thông tin hỗ trợ  điều hành Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive support System – ESS) tạo  ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng