Vào ngày 13 tháng 3 năm 2023, Illinois trở thành tiểu bang thứ ba quy định thời gian nghỉ có lương cho tất cả người lao động trong tiểu bang khi ban hành Đạo luật nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động. Đạo luật có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2024
Theo đạo luật, người sử dụng lao động phải cho nhân viên nghỉ phép tối đa 40 giờ có lương trong thời gian 12 tháng. Đạo luật này áp dụng cho tất cả người sử dụng lao động trong khu vực tư nhân, bất kể quy mô, nhưng ngoại trừ phạm vi áp dụng cho người lao động thời vụ và sinh viên đại học làm công việc tạm thời cho trường đại học của họ. Ngoài ra, những nhân viên được bảo vệ theo sắc lệnh nghỉ ốm có hưởng lương của Chicago hoặc Quận Cook sẽ tiếp tục được bảo vệ bởi các luật hiện hành đó thay vì đạo luật. Điều quan trọng là, đối với người sử dụng lao động hiện có các chương trình nghỉ phép có lương [chẳng hạn như chính sách PTO], chương trình nghỉ phép hiện tại đó sẽ đáp ứng các yêu cầu của đạo luật nếu [1] nhân viên có ít nhất 40 giờ nghỉ có lương trong khoảng thời gian 12 tháng và [ .
Trong một tuyên bố, Chính phủ. J. B. Pritzker cho biết, “Người sử dụng lao động được hưởng lợi từ việc cho phép nhân viên giải quyết các vấn đề cá nhân khẩn cấp trong cuộc sống của họ. Năng suất của người lao động tăng lên và họ thường có niềm đam mê lớn hơn với công việc khi có thể kiểm soát được những căng thẳng mà họ gặp phải bên ngoài công việc. Tôi đặc biệt tự hào rằng người lao động và doanh nghiệp đã cùng nhau nhận ra giá trị của yêu cầu này đối với người lao động cũng như người sử dụng lao động. ” Văn phòng thống đốc cũng tuyên bố rằng “khoảng 1. 5 triệu công nhân sẽ bắt đầu được nghỉ có lương bắt đầu từ năm 2024. ”
Tích lũy, tải trước và kết chuyển
Theo đạo luật, nhân viên phải tích lũy ít nhất một giờ nghỉ phép có lương cho mỗi 40 giờ làm việc, tối đa 40 giờ trong khoảng thời gian 12 tháng được chỉ định [đối với những nhân viên được miễn theo FLSA, họ được coi là làm việc 40 giờ mỗi lần]. . Việc tích lũy ngày nghỉ phép phải bắt đầu vào ngày làm việc đầu tiên hoặc ngày đạo luật có hiệu lực, tùy theo ngày nào đến sau
Mặc dù bất kỳ ngày nghỉ phép có lương nào chưa sử dụng vào cuối thời gian 12 tháng phải được chuyển sang thời gian 12 tháng tiếp theo, người sử dụng lao động có quyền lựa chọn cung cấp tất cả 40 giờ nghỉ phép vào đầu khoảng thời gian 12 tháng [được gọi là . Nếu người sử dụng lao động “đặt trước” toàn bộ 40 giờ nghỉ phép có lương vào đầu khoảng thời gian 12 tháng thì họ không cần phải chuyển sang thời gian nghỉ phép có lương đã tích lũy nhưng chưa sử dụng sang khoảng thời gian 12 tháng tiếp theo.
Trong mọi trường hợp, người sử dụng lao động không được yêu cầu cung cấp hơn 40 giờ nghỉ phép có lương trong một năm [như vậy, thời gian nghỉ phép có lương đã được chuyển sang sẽ chỉ được sử dụng nếu nhân viên không tích lũy đủ 40 giờ nghỉ phép có lương trong
Sử dụng chế độ nghỉ phép có lương
Nhân viên có thể sử dụng thời gian nghỉ phép có lương vì bất kỳ lý do gì, không phải giải thích lý do vắng mặt và không bắt buộc phải cung cấp tài liệu hoặc chứng nhận để làm bằng chứng hoặc hỗ trợ. Người sử dụng lao động phải cho phép nhân viên bắt đầu sử dụng thời gian nghỉ có lương tích lũy của họ không quá 90 ngày sau khi bắt đầu làm việc hoặc 90 ngày sau ngày đạo luật có hiệu lực, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. Người sử dụng lao động có thể xác định mức tăng tối thiểu có thể được nghỉ phép, miễn là mức tăng tối thiểu không quá hai giờ
Thông báo nghỉ phép
Nếu có thể thấy trước việc sử dụng chế độ nghỉ phép có lương, người sử dụng lao động có thể yêu cầu nhân viên cung cấp thông báo trước ít nhất bảy ngày về ý định sử dụng chế độ nghỉ phép. Nếu việc nghỉ phép không thể đoán trước được thì nhân viên phải thông báo càng sớm càng tốt và tuân thủ thủ tục thông báo bằng văn bản của người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động không được yêu cầu nhân viên tìm người thay thế họ nghỉ việc
Trả tiền nghỉ phép
Người sử dụng lao động phải trả cho nhân viên mức lương theo giờ thông thường trong thời gian nghỉ phép [người lao động được tip ít nhất phải được trả mức lương tối thiểu ở địa phương tương ứng của họ] nhưng không bắt buộc phải trả cho nhân viên thời gian nghỉ phép có lương tích lũy nhưng chưa sử dụng khi chấm dứt việc làm. Tuy nhiên, nếu người sử dụng lao động đang sử dụng chính sách PTO hiện có để đáp ứng các yêu cầu của đạo luật thì nhân viên sẽ có quyền được thanh toán cho bất kỳ PTO nào đã tích lũy nhưng chưa sử dụng khi chấm dứt hợp đồng lao động theo Đạo luật Thu và Trả lương Illinois.
Áp dụng Chính sách Nghỉ phép Mới hoặc Cập nhật Chính sách Nghỉ phép Hiện tại
Đạo luật này bắt buộc tất cả người sử dụng lao động ở Illinois phải xem xét các chính sách nghỉ phép hiện tại của họ để đảm bảo tuân thủ [hoặc áp dụng chính sách nghỉ phép có lương nếu không có]. Ví dụ: người sử dụng lao động phải có chính sách nêu rõ khoảng thời gian 12 tháng áp dụng, mức tăng tối thiểu cho việc sử dụng thời gian nghỉ phép có lương, thủ tục đình chỉ đối với thời gian nghỉ phép không lường trước được và liệu thời gian nghỉ phép có lương theo đạo luật có được “tính hoặc ghi có” vào người sử dụng lao động hay không. . Người sử dụng lao động cũng phải dán áp phích do Bộ Lao động Illinois phát hành
Vào ngày 13 tháng 3 năm 2023, Thống đốc J. B. Pritzker đã ký thành luật SB 208, một dự luật yêu cầu người sử dụng lao động ở Illinois phải cho phép nghỉ phép tối đa 5 ngày vì “bất kỳ lý do gì”. ” Không giống như luật liên bang, không có ngoại lệ dựa trên quy mô của người sử dụng lao động và luật cũng bao gồm những nhân viên được miễn trừ, những người thường không tuân theo luật tiền lương và giờ làm việc. Trong khi một số sáng kiến của tiểu bang, quận và thành phố trên toàn quốc tập trung vào quy định nghỉ ốm có lương, thì Illinois cùng với Maine và Nevada là một trong ba tiểu bang duy nhất yêu cầu người sử dụng lao động cho phép nghỉ phép “vì bất kỳ lý do gì”. ”
Ngày có hiệu lực
Bắt đầu từ tháng 1. ngày 1 tháng 1 năm 2024 [hoặc kể từ ngày làm việc đầu tiên đối với nhân viên được thuê sau tháng 1. 1, 2024], người sử dụng lao động ở Illinois phải cho phép nhân viên được cộng dồn tối đa 5 ngày nghỉ có lương sau khi nhân viên đã làm việc được 90 ngày. Do đó, người sử dụng lao động nên chuẩn bị sẵn sàng để chấp nhận những ngày nghỉ như vậy vào ngày 31 tháng 3 năm 2024
Phạm vi bảo hiểm
Luật sẽ áp dụng với hầu hết mọi nhân viên làm việc tại Illinois, bao gồm cả người giúp việc gia đình. Tuy nhiên, luật này không áp dụng cho những trường hợp sau.
- các khu học chánh được tổ chức theo Bộ luật Trường học hoặc các khu công viên được tổ chức theo Bộ luật Công viên
- bất kỳ nhân viên nào được bảo vệ theo thỏa thuận thương lượng tập thể làm việc trong [a] ngành xây dựng [được định nghĩa rộng rãi bao gồm việc vận chuyển vật liệu liên quan đến xây dựng đến địa điểm làm việc, cày tuyết, dọn tuyết và thu gom rác], [b] dịch vụ hậu cần quốc gia hoặc quốc tế . ngày 1 tháng 1 năm 2024 [bất kỳ Cơ quan Tiểu bang nào được thành lập sau ngày 1 tháng 1 năm 2024]. ngày 1 tháng 1 năm 2024, sẽ yêu cầu từ bỏ bằng văn bản]
- bất kỳ nhân viên nào làm việc trong bất kỳ ngành nào được bảo đảm theo thỏa thuận thương lượng tập thể [CBA] ngay tình, miễn là việc từ bỏ luật mới được thể hiện rõ ràng bằng văn bản và được đưa vào CBA
- một nhân viên như được định nghĩa trong Đạo luật Bảo hiểm Thất nghiệp Đường sắt liên bang [45 U. S. C. 351 giây. ] hoặc [45 U. S. C. 8 và. thứ tự. ];
- một sinh viên đã đăng ký và thường xuyên tham dự các lớp học ở một trường cao đẳng hoặc đại học đồng thời là chủ lao động của sinh viên đó và là người được tuyển dụng tạm thời với thời gian ít hơn toàn thời gian tại trường cao đẳng hoặc đại học đó;
- một nhân viên ngắn hạn được một tổ chức giáo dục đại học tuyển dụng trong ít hơn hai quý dương lịch liên tiếp trong một năm dương lịch và không có kỳ vọng hợp lý rằng họ sẽ được thuê lại bởi cùng một chủ lao động của cùng một dịch vụ trong năm tiếp theo.
LƯU Ý ĐẶC BIỆT . Những người sử dụng lao động đã được bảo hiểm theo Pháp lệnh Nghỉ ốm của Quận Cook hoặc Pháp lệnh Nghỉ ốm của Chicago, có hiệu lực từ năm 2017, được ban hành nhằm mục đích tuân thủ. Tuy nhiên, những người sử dụng lao động ở nhiều chính quyền địa phương đã chọn không tham gia các yêu cầu Nghỉ ốm có trả lương của Quận Cook phải tuân thủ luật mới này, cấm các chính quyền thành phố hiện nay “chọn tham gia” các yêu cầu nghỉ ốm có lương thay thế để tránh phải tuân thủ.
Yêu cầu
Luật mới yêu cầu người sử dụng lao động phải cung cấp tối đa năm ngày được trả lương trong thời gian đo lường một năm. Việc tính toán khoảng thời gian đo lường một năm được dựa trên khoảng thời gian một năm dương lịch được người sử dụng lao động chỉ định bằng văn bản. Nhân viên sẽ tích lũy một giờ nghỉ phép có lương cho mỗi 40 giờ làm việc thực tế [bao gồm cả nếu làm việc ngoài giờ]. Nhân viên được miễn thuế sẽ được coi là đã làm việc 40 giờ mỗi tuần. Bất kỳ ngày nào chưa sử dụng không cần phải được ghi có vào khoảng thời gian năm được chỉ định tiếp theo miễn là đáp ứng các yêu cầu tối thiểu theo luật định. Trừ khi phù hợp với các tiêu chuẩn khác của người sử dụng lao động, mọi thời gian được trả lương tích lũy nhưng chưa sử dụng theo luật này sẽ không phải thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động. Người sử dụng lao động cũng có thể soạn thảo các chính sách hạn chế việc sử dụng thời gian nghỉ phép đó ở mức hai giờ một ngày.
Người sử dụng lao động không được yêu cầu nhân viên của họ nộp các tài liệu cụ thể trước khi nghỉ phép, người sử dụng lao động cũng không được hỏi lý do tại sao nhân viên nghỉ việc. Người sử dụng lao động có thể yêu cầu thông báo, chẳng hạn như việc nghỉ việc vì những lý do “có thể thấy trước” cần phải thông báo trước ít nhất bảy ngày. Khi nhu cầu nghỉ phép là không thể đoán trước được, cần phải thông báo ngay khi “có thể thực hiện được”. ”
Thực thi
Giống như các luật về tiền lương và giờ làm khác, luật mới sẽ được thi hành bởi Bộ Lao động Illinois [IDOL], cơ quan có thẩm quyền theo luật định duy nhất để thay mặt nhân viên theo đuổi các biện pháp khắc phục. Không có quyền hành động riêng tư. Luật mới này còn có điều khoản chống trả thù. Ngoài các biện pháp khắc phục khác, các hành vi vi phạm đã được chứng minh có thể dẫn đến việc chủ lao động phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại trực tiếp, cộng với mức phạt từ 500 USD. 00 và 1.000 USD. 00. Ngoài ra còn có một khoản phạt dân sự lên tới 2.500 đô la đối với “mỗi hành vi vi phạm riêng biệt” [mà IDOL gần đây đã làm rõ có nghĩa là từng lần xảy ra riêng lẻ liên quan đến một hành vi đang diễn ra], số tiền này sẽ được trả vào quỹ đặc biệt “Nghỉ phép có trả lương cho tất cả nhân viên”, . ”
hướng dẫn
Không có quy định thực hiện tại thời điểm này, đặt ra câu hỏi về việc luật này sẽ được thực thi và thực thi như thế nào. Ví dụ, vẫn còn phải xem người sử dụng lao động làm thế nào để xác định liệu lý do nghỉ việc có thể đoán trước được hay không nếu người sử dụng lao động không hỏi lý do nghỉ việc. Không cần phải bổ sung vào các chính sách nghỉ phép có lương hiện tại hoặc cung cấp thêm thời gian nghỉ có lương khi các chính sách đã cung cấp đủ thời gian nghỉ phép “vì bất kỳ lý do gì”. ” Liệu “Nghỉ phép” hay các chính sách nghỉ phép khác do người sử dụng lao động chỉ định có đáp ứng tiêu chuẩn không xác định này hay không vẫn còn phải xem cho đến khi IDOL cung cấp hướng dẫn quy định
Bước tiếp theo
Người sử dụng lao động nên tiếp tục theo dõi sự phát triển của quy định trước ngày. 1, 2024, ngày có hiệu lực và xem xét cách kết hợp khái niệm “vì bất kỳ lý do gì” vào chính sách nghỉ phép hiện tại của họ. Hơn nữa, người sử dụng lao động sẽ phải đăng thông báo và cung cấp thông báo bằng văn bản về các quyền theo luật định này. Để đảm bảo tuân thủ luật mới này, cũng như nhiều yêu cầu khác về tiền lương và giờ làm, người sử dụng lao động ở Illinois cũng phải đảm bảo tất cả thời gian nghỉ phép của nhân viên đều được tích lũy và theo dõi hợp lý, đồng thời phải lưu giữ những hồ sơ đó trong ít nhất ba năm.