Nhiệm vụ của giám đốc tiền sảnh là gì

Duty manager là gì? Là vị trí Quản lý ca trực, nhiều khách sạn còn gọi là “Giám đốc sảnh”, đây là vị trí chịu trách nhiệm giám sát và quản lý toàn bộ các hoạt động ở khu vực tiền sảnh. Có nhiệm vụ giải quyết các phát sinh trong ca làm việc, chịu tránh nhiệm xử lý các yêu cầu, đáp ứng các nhu cầu và thắc mắc của khách hàng, ngoài ra đảm bảo cho công việc ở tiền sảnh luôn hoạt động trơn tru và đúng quy trình.

Sau đây, Lưu Sơn Hotel cùng tìm hiểu những công việc mà vị trí Duty manager trong khách sạn đảm nhiệm

Phối hợp quản lý bộ phận tiền sảnh

Ở vị trí này thì nhiệm vụ chính là đảm bảo cho bộ phận tiền sảnh của khách sạn được đảm bảo hoạt động trơn tru, không có vấn đề phát sinh.

Kiểm tra lại danh sách phòng VIP và khách đoàn đến trong ngày, cần nắm thông tin của khách và chăm sóc khách khi khách ở lại khách sạn.

Điều phối công tác chuẩn bị đón khách VIP, khách đoàn.

Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị, setup phòng cho khách VIP.

Trực tiếp chào đón khách VIP, khách đoàn đến lưu trú tại khách sạn theo nghi thức phù hợp.

Kiểm tra và đảm bảo tất cả các thư từ, bưu phẩm, tin nhắn… được chuyển đến khách nhanh nhất.

Tham khảo thêm: Công việc của Trưởng bộ phận lễ tân – Front Office Manager (FOM)

Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách

Khi có những thắc mắc, những kiếu nại của khách thì cần phải giải quyết và đáp ứng được khiến nại của khách hàng.

Nếu giải quyết không được hoặc quá hạn quyền quyết định thì thông báo lên bộ phận cấp trên để xử lý.

Lưu nội dung các yêu cầu, khiếu nại xảy ra trong ca làm việc vào sổ ghi chép.

Kiểm tra hoạt động ở khu vực tiền sảnh

Trong ca làm việc, thực hiện việc kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn: phòng họp, nhà hàng, quầy bar, bể bơi, phòng IT, hành lang… để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và có hướng xử lý nhanh chóng.

Đảm bảo các khu vực đóng/mở đúng thời gian quy định.

Hướng dẫn, đào tạo nhân viên

Chính vì phải đảm bảo công việc tiền sảnh luôn được trơn tru và hoạt động hiệu quả nên cần phải có đủ nhân lực và được đào tạo bài bản.

Tham gia trực tiếp vào việc tuyển dụng nhân sự và hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên của khách sạn.

Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên khách sạn theo lịch được phân công.

Luôn chăm sóc khách hàng, và ghi nhận những phản ánh, khiếu nại của khách hàng để có thể nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm của mình.

Trước và sau mỗi ca làm việc, họp bàn giao với quản lý ca trực khác về những vấn đề đặc biệt xảy ra trong ca làm việc.

Định kỳ phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra toàn bộ khách sạn, đặc biệt là những vấn đề liên quan đế hệ thống điện, các máy móc thiết bị…

Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ khi được khách sạn tạo điều kiện.

Làm các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp liên quan.

Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

Mức lương Duty manager

Mức lương trung bình của một Duty manager hiện nay ở vào khoảng 10 – 20 triệu/tháng. Mức lương này còn phụ thuộc vào năng lực và quy mô cũng mỗi doanh nghiệp, khách sạn khác nhau.

Đối với những khách sạn 5 sao thì mức lương này có thể cao hơn, và ngoài mức lương nhận được thì ở vị trí này, các Duty manager còn nhận được nhiều quyền lợi và chính sạch thưởng hấp dẫn từ các hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng ở vị trí này khá cao, nếu với những bạn có kinh nghiệm và năng lực thì có thể nhận được mức lương cao hơn thực tế. Và nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực hay vị trí này thì ngại ngần gì không tìm hiểu và ứng tuyển vào vị trí này.

Nếu bạn vẫn chưa có kinh nghiệm và muốn tìm hiểu về lĩnh vực nhà hàng khách sạn thì bạn có thể tham khảo khóa học quản trị nhà hàng tại Đà Nẵng để trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc.

Giám sát lễ tân khách sạn là vị trí hỗ trợ giám đốc sảnh trong việc quản lý, vận hành bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả. Nếu bạn đang có ý định tìm việc làm giám sát lễ tân, hãy cùng Hoteljob.vn tìm hiểu bản mô tả công việc cụ thể của vị trí này.

Ảnh nguồn Internet

► Bản mô tả công việc giám sát lễ tân khách sạn

Nhiệm vụ chính Công việc cụ thể Tổ chức, vận hành và giám sát hoạt động bộ phận lễ tân

• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân khách sạn.
• Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bộ phận.
• Giám sát khu vực tiền sảnh hàng ngày, đảm bảo các nhân viên trong bộ phận làm việc theo đúng các tiêu chuẩn yêu cầu.
• Giám sát việc thực hiện các thủ tục check-in, check-out và quản lý doanh thu.
• Kiểm tra và đảm bảo mọi dịch vụ từ lúc khách đặt phòng đến lúc khách rời khỏi khách sạn được thực hiện theo đúng quy trình.
• Nhận bàn giao từ ca trước: chìa khóa vạn năng, chìa khóa quỹ, bộ mở khóa phòng, sổ nhật ký lễ tân để tiếp tục thực hiện các công việc dang dở.
• Bố trí đủ nhân viên trực trong thời gian ăn giữa ca để không ảnh hưởng đến hoạt động đón tiếp và phục vụ khách. Chịu trách nhiệm đón tiếp khách đoàn, khách VIP
• Cập nhật danh sách khách VIP, khách đoàn hàng ngày để xếp phòng phù hợp với những yêu cầu của khách.
• Kiểm tra kỹ hồ sơ khách VIP, khách đoàn để triển khai thực hiện các yêu cầu đặc biệt: xe đưa đón, chuẩn bị đón tiếp, trang trí hoa – trái cây trong phòng,…
• Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị phòng cho khách VIP, đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng một cách hoàn hảo nhất.
• Hỗ trợ nhân viên lễ tân check – in cho khách đoàn, làm việc với trưởng đoàn để lấy thông tin về những yêu cầu đặc biệt: báo thức, ăn sáng, xe đưa đón… và thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện.

  Xem thêm: Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân khách sạn

Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận

• Triển khai tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận.
• Giám sát và đảm bảo hoạt động đào tạo, bồi dưỡng được triển khai có hiệu quả.
• Trực tiếp đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới theo những tiêu chuẩn của khách sạn. Giải quyết các sự cố, yêu cầu, phàn nàn của khách hàng
• Tiếp nhận thông tin về các yêu cầu đặc biệt, phản hồi của khách và phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng, giải quyết thỏa đáng cho khách hàng.
• Chủ động giải quyết các sự cố xảy ra trong khách sạn theo đúng nghiệp vụ tiêu chuẩn của khách sạn.
• Lưu lại nội dung các phàn nàn và cách giải quyết vào sổ nhật ký giám sát để tránh lặp lại những lỗi tương tự trong tương lai. Các công việc khác
• Chủ động tìm kiếm đối tác và tích cực bán các dịch vụ du lịch để tăng doanh thu cho khách sạn.
• Lập form mẫu cần thiết cho quá trình hoạt động của bộ phận lễ tân.
• Khuyến khích khách hàng điền vào mẫu nhận xét về chất lượng dịch cụ của khách sạn, ghi chép lại những ý kiến phản hồi hữu ích và báo cáo các bộ phận liên quan kịp thời khắc phục để nâng cao chất lượng phục vụ.
• Thường xuyên kiểm tra thư báo, fax; đảm bảo thư, bưu kiện của khách được chuyển đến khách sớm nhất có thể.
• Thường xuyên kiểm tra các khu vực công cộng, khu văn phòng, phòng thay đồ nhân viên…
• Báo ngay cho tổng giám đốc khách sạn trong các trường hợp khẩn cấp như: báo cháy, đe dọa đánh bom,… Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và tinh thần làm việc nhóm với các bộ phận khác.

Nhiệm vụ của bộ phận tiền sảnh là gì?

Vai trò chung của bộ phận tiền sảnh (Front Office) là tiếp đón khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng ký và trả phòng. Ngoài ra, các điện thoại viên của khách sạn và các chức năng thông tin liên lạc phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office.

Giám đốc bộ phận tiền sảnh là gì?

Chúng ta có thể hiểu là trưởng bộ phận lễ tân, trưởng bộ phận tiền sảnh hoặc giám đốc bộ phận tiền sảnh. FOM đảm nhiệm công việc điều hành, phân phối và giám sát toàn bộ hoạt động diễn ra tại khu vực tiền sảnh nhằm đem đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất tại khách sạn, khu resort.

Giám đốc khách sạn có nhiệm vụ gì?

Tổng Giám đốc khách sạn (General Director – GD) là người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động trong khách sạn; đưa ra những định hướng, chiến lược phát triển chung cho khách sạn; đảm bảo các bộ phận, phòng ban trong khách sạn luôn hoạt động hiệu quả, đúng mục tiêu chiến lược, tiêu chuẩn ...

Giám sát lễ tân có nhiệm vụ gì?

Giám sát lễ tân – Giám sát việc thực hiện các thủ tục check-in, check-out và quản lý doanh thu. – Kiểm tra và đảm bảo mọi dịch vụ được thực hiện theo đúng quy trình. – Nhận bàn giao từ ca trước: chìa khóa vạn năng, chìa khóa quỹ, bộ mở khóa phòng, sổ nhật ký lễ tân để tiếp tục thực hiện các công việc dang dở.