Sổ kế toán là một trong những tài liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Việc có một vài sai sót trong quá trình tổng hợp thông tin, lưu trữ dữ liệu và xử lý kế toán là hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, để sửa nó làm sao cho đúng và hợp pháp không phải là một chuyện đơn giản.
Dưới đây, là các hình thức ghi sổ và sửa chữa sổ kế toán phổ biến.
1. Các hình thức sổ kế toán
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức của sổ kế toán sẽ có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Trong thực tế hiện nay đa số các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Nhật ký chung.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó. Các tiêu chí bao gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán, quan hệ đối chiếu kiểm tra.
- Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Bao Gồm Những Loại Nào?
2. Các phương pháp sửa chữa
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết của số liệu, các thông tin ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:
a- Phương pháp cải chính:
Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
b- Phương pháp ghi số âm [còn gọi Phương pháp ghi đỏ]
Phương pháp này được dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách là: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng cách sử dụng mực thường để thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29, đó là “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng [hoặc phụ trách kế toán] ký xác nhận.
c- Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền đã được ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
3. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
- a – Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên các phần mềm quản lý dữ liệu;
- b – Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối cùng của sổ kế toán năm có sai sót;
- c – Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại dữ liệu trên BCTC liên quan đến số liệu đã ghi của sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại số dư của những tài khoản kế toán có liên quan và sổ kế toán.
Việc sửa chữa phải được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán hành chính, sự nghiệp của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào dòng cuối cùng của sổ kế toán năm trước có sai sót [nếu phát hiện ra sai sót BCTC đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền] để tiện đối chiếu, kiểm tra.
4. Điều chỉnh sổ kế toán
Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan.
Như vậy chúng tôi vừa chia sẻ cùng các bạn quy trình ghi sổ kế toán. Để có thể quản lý sổ kế toán một cách khoa học và hiệu quả nhất, chúc các bạn thành công.
Ghi chép sổ sách kế toán thường khó tránh gặp phải những vấn đề sai sót phát sinh, vậy khi gặp phải sai sót phải sửa thế nào ? Sau đây đào tạo kế toán thực hành thực tế BMI sẽ chia sẻ phương pháp sửa chữa sổ sách kế toán cho cho các bạn, mời các bạn cùng tham khảo.
Ghi chép sổ sách kế toán thường khó tránh gặp phải những vấn đề sai sót phát sinh, vậy khi gặp phải sai sót phải sửa thế nào? Sau đây đào tạo kế toán thực hành cấp tốc BMI sẽ chia sẻ phương pháp sửa chữa sổ sách kế toán cho cho các bạn, mời các bạn cùng tham khảo.
1.Đối với sổ sách được ghi bằng tay
* Phương pháp cải chính:
Phương pháp này dùng để sửa lạinhững sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo có thể nhìn rõ nội dung sai. Chỗ xóa bỏ sẽ được ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
* Phương pháp ghi số âm
Dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.
Áp dụng cho các trường hợp sau :
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền.
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
* Phương pháp ghi bổ sung:
Được áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
2. Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:
- Khi phát hiện sai sót nếu trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sẽ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán thuế của năm đó trên máy vi tính
- Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót
- Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản 1 điều 28 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003.
Hy vọng với những chia sẻ này của chúng tôi các bạn đã có thêm kiến thức để xử lý vấn đề sai sót khi ghi sổ kế toán. Đừng quên tham gia học kế toán thực hành của chúng tôi để tích lũy thêm kinh nghiệm cho bản thân nhé !