Tạo task list trong gmail
|
Theo dõi các việc bạn cần làm trên máy tính hoặc điện thoại. Mẹo:Nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, trên bảng điều khiển bên, hãy nhấp vào ứng dụng Tasks Bước 1: Mở Google TasksBạn có thể thêm việc cần làm vào bảng điều khiển bên trong một số ứng dụng của Google Workspace.
Bước 3: Sắp xếp lại hoặc ẩn việc cần làmTài nguyên liên quan
Thông tin này có hữu ích không? Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào? Bạn có thể tạo, giao, chỉnh sửa, hoàn tất và xóa các Việc cần làm theo nhóm trong Gmail. Khi là thành viên của không gian, bạn có thể tạo và quản lý các Việc cần làm theo nhóm trong không gian đó. Việc cần làm sẽ xuất hiện trong không gian nơi bạn tạo việc đó và trong danh sách Việc cần làm của riêng người được giao. Khi bạn tạo một việc cần làm cũng như thực hiện nội dung cập nhật quan trọng như giao hoặc hoàn tất việc đó, thì mọi người đều sẽ nhận được thông báo thông qua không gian. Mẹo: Mọi không gian và thành viên trong không gian đều có thể tạo và quản lý tất cả Việc cần làm. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google Workspace, tổ chức của bạn cần bật Tasks thì mới có thể sử dụng. Vui lòng liên hệ với quản trị viên Google Workspace. Thông tin này có hữu ích không? Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào? Giống như nhiều người kinh doanh, một ý tưởng trong kinh doanh có thể đến với bạn thông qua hộp thư đến của bạn. Theo dõi công việc của bạn trên email trong Gmail là phương tiện giữ cho khối lượng công việc của bạn lên hàng đầu. Thậm chí quan trọng hơn, nó là sự khác nhau giữa việc kinh doanh hoặc kinh doanh thất bại. Ngày nào cũng vậy, một chủ doanh nghiệp có thể nhận được thư điện tử từ:
Là một người kinh doanh, bằng cách nào đó bạn cần phải nắm bắt được tổng quát tất cả các công việc thông qua thư Gmail của bạn. Không có gì tuyệt vời nếu bạn có thể nắm giữ danh sách việc cần làm vào hộp thư của bạn? Với Gmail, bạn có thể tích hợp thư của bạn với một danh sách công việc và cải thiện năng suất Gmail của bạn. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích tại sao một danh sách công việc lại quan trọng. Tôi sẽ cho bạn thấy làm thế nào để tạo và chỉnh sửa tác vụ bằng cách sử dụng danh sách tác vụ của Gmail. Tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng danh sách tác vụ của Gmail trên Google Calendar. Tại sao một danh sách công việc lại quan trọngViệc duy trì một danh sách công việc có thể tạo nên một sự khác biệt lớn trong năng suất làm việc của bạn. Danh sách công việc sẽ giúp bạn thực hiện công việc như đã định. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể bằng cách sử dụng một danh sách công việc:
Những người sử dụng danh sách công việc có xu hướng dành nhiều thời gian làm việc để hướng tới mục tiêu của họ và ít lãng phí thời gian hơn. Nói chung, chúng làm tăng cao năng suất hơn. Tìm hiểu thêm về kỹ thuật tăng hiệu suất hiệu quả— để giúp bạn đưa danh sách việc cần làm lên hàng đầu: Gmail có công cụ hoàn hảo để giúp bạn tạo và duy trì để thực hiện một danh sách, đó là Gmail Task Lists - công cụ danh sách tác vụ của Gmail. Nếu bạn muốn sử dụng Gmail để quản lý công việc của bạn, Gmail Task Lists là dành cho bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cách tạo danh sách công việc trong Gmail tốt nhất, (bắt đầu xem nhanh một cách tổng quan, trước khi xem các hướng dẫn bằng văn bản). 1. Tạo và chỉnh sửa tác vụ bằng cách sử dụng công cụ Gmail Task ListsĐể bắt đầu sử dụng Gmail Task Lists, bạn cần kích hoạt chức năng tạo và chỉnh sửa tác vụ. Bước 1. Cách tạo một tác vụ mới trên GmailTừ màn hình chính của Gmail.  Nhấp vào mũi tên màu đỏ cạnh chữ Gmail. Một trình đơn thả xuống hiển thị. Nhấp chọn Tasks để mở Gmail Task Lists. Danh sách tác vụ của bạn xuất hiện phía dưới bên phải của màn hình Gmail. Để tạo tác vụ, nhập tên tác vụ bên cạnh hộp kiểm đầu tiên. Bạn vừa mới tạo tác vụ đầu tiên. Gõ tên tác vụ cạnh hộp kiểm. Để thêm tác vụ khác, nhấp chọn tác vụ đầu tiên bên dưới. Một hộp kiểm khác xuất hiện. Bạn có thể thêm một tác vụ vào hộp kiểm thứ hai bằng cách gõ tên tác vụ. (Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng dấu cộng ở bên dưới Gmail Task Lists. Lập lại tiến trình như thông thường đến khi bạn cần hoàn tấc danh sách tác vụ email của bạn. Bước 2. Cách thêm chi tiết vào một tác vụBây giờ bạn đã tạo một
tác vụ, bạn có thể thêm ghi chú hoặc những chi tiết khác vào nó. Để hiển thị hộp thoại Details, nhấp chọn mũi tên bên phải tác vụ. Hộp thoại Details hiển thị. Từ hộp thoại Details bạn có thể:
Tôi sẽ giải thích làm thế nào để thực hiện các tác vụ đầu tiên trong bước này. Chúng ta sẽ thảo luận cách để di chuyển một tác vụ trong bước cuối cùng. 1. Chỉ định một ngày hết hạnHãy bắt đầu bằng cách chỉ định một ngày hết hạn. Nhấp chọn trường Due date. Một lịch sẽ hiển thị. Để ấn định ngày hết hạn, bạn nhấp chọn ngày trên lịch. 2. Thêm một ghi chúĐể thêm một ghi chú vào tác vụ, nhấp vào trường Notes và nhập ghi chú của bạn. Bạn vừa mới thêm một ngày hết hạn và một ghi chú vào một tác vụ trên Gmail. Thông tin mà bạn thêm hiển thị bên dưới tác vụ trên danh sách kiểm của bạn. Bây giờ hãy xem tiến trình chỉnh sửa tác vụ trên Gmail. Bước 3. Cách chỉnh sửa một tác vụ GmailMột khi bạn tạo được một vài tác vụ, bạn có thể muốn chỉnh sửa tác vụ và chỉnh sửa một vài chi tiết. May mắn thay, quá trình chỉnh sửa thì đơn giản. Bằng cách mở danh sách tác vụ, mở hộp thoại Details. Có hai phương pháp để mở hộp thoại Details.
Một khi hộp thoại Details mở, bạn có thể chọn một ngày hết hạn từ lịch hoặc gõ tên tác vụ và ghi chú. Bước 4. Cách loại bỏ một tác vụ GmailSau khi bạn hoàn tất danh sách tác vụ Gmail, bạn có thể quyết định loại một tác vụ. Có thể tác vụ không cần thiết hoặc có thể nó mắc lỗi. Cho dù trường hợp nào đi nữa, không khó để loại bỏ một tác vụ. Để loại bỏ một tác vụ, đơn giản hãy xóa nó. Hoặc, bạn có thể di chuyển tác vụ đó sang danh sách tác vụ khác. Tôi sẽ chỉ bạn cả hai phương pháp. Hãy bắt đầu bằng cách xóa một tác vụ. 1. Xóa một tác vụ GmailBằng cách mở danh sách tác vụ, nhấp chọn tác vụ bạn muốn loại bỏ. Nhấp vào biểu tượng thùng rác phía dưới bên phải danh sách tác vụ của bạn. Tác vụ đã được xóa. 2. Di chuyển một tác vụ GmailGiả sử rằng tác vụ có danh sách sai. Bạn có thể di chuyển một tác vụ từ danh sách này sang danh sách tác vụ khác. Nhấp vào tác vụ bạn muốn di chuyển và nhấp vào mũi tên bên phải của tác vụ. Hộp thoại Details xuất hiện. Nhấp nút Move to list về phía dưới cùng của hộp thoại để thấy trình đơn thả xuống với các danh sách tác vụ Gmail hiện tại. Nhấp vào danh sách tác vụ, nơi bạn muốn di chuyển tác vụ. Trong trường hợp này là danh sách Groceries. Nếu danh sách bạn chọn chưa kích hoạt, bạn sẽ nhận được tin nhắn: "Danh sách Groceries không hiển thị bây giờ, vì vậy tác vụ này sẽ không sớm được hiển thị". 2. Cách sắp xếp danh sách tác vụ GmailCó một vài phương pháp bạn có thể sử dụng để cải thiện cách sắp xếp Gmail task lists. Trong phần này, tôi sẽ thảo luận.
Bước 1. Cách di chuyển một tác vụ trong GmailBạn có thể thay đổi thứ tự của các tác vụ trong danh sách của bạn. Bắt đầu mở danh sách tác vụ trên Gmail. Nhấp chọn tác vụ bạn muốn di chuyển. Nhấp chọn tùy chọn Actions ở phía dưới bên trái của danh sách tác vụ. Trình đơn thả xuống hiển thị. Để di chuyển tác vụ trong danh sách của bạn, nhấp tùy chọn Move up. Để di chuyển tác vụ xuống trong danh sách, nhấp tùy chọn Move down. Chọn tác vụ di chuyển lên hoặc xuống trong danh sách tác vụ của bạn. Lập lại tiến trình để tiếp tục di chuyển tác vụ. Bước 2. Cách tạo một tác vụ phụBạn cũng có thể sử dụng thụt lề để tạo ra tác vụ phụ trên danh sách nhiệm vụ Gmail. Bắt đầu mở một danh sách tác vụ. Nhấp vào tác vụ mà bạn muốn đổi thành một tác vụ phụ. Nhấp vào tùy chọn Actions ở phía bên trái dưới cùng của danh sách tác vụ. Trình đơn thả xuống hiển thị. Để thụt lề tác vụ trong danh sách tác vụ Gmail của bạn, bấm vào tùy chọn Indent . Tác vụ đã chọn được thụt vào dưới tác vụ trước đó trong danh sách tác vụ của bạn. Trong trường hợp này tác vụ Run spell check. Để thụt lề tác vụ, chọn tác vụ và nhấp Actions. Sau đó nhấp tùy chọn Un-indent từ trình đơn thả xuống. Bước 3. Cách sắp xếp các tác vụ GmailPhân loại các tác vụ trên danh sách tác vụ Gmail của bạn là một cách tuyệt vời để sắp xếp lại. Gmail cho phép bạn tự động sắp xếp công việc của bạn theo ba cách:
Hãy bắt đầu bằng việc sắp xếp các tác vụ bằng ấn định ngày hết hạn. 1. Sắp xếp theo ngày hết hạnTừ màn hình chính của cửa sổ Gmail với danh sách tác vụ được mở. Nhấp vào tùy chọn Actions ở phía bên trái ở dưới của danh sách công việc để mở lên trình đơn. Nhấp vào Sort by due date để sắp xếp các tác vụ trên danh sách theo ngày hết hạn. Ngày hết hạn hiển thị từ ngày đầu tiên đến ngày mới nhất. Những tác vụ không có ngày hết hạn xuất hiện ở cuối danh sách. Để thay đổi thứ tự sắp xếp từ ngày hết hạn mới nhất sang ngày hết hạn đầu tiên, quay lại tùy chọn Actions từ trình đơn thả xuống. Nhấp tùy chọn Reverse sort order. 2. Sắp xếp theo các tác vụ hoàn chỉnhTừ màn hình chính của cửa sổ Gmail với danh sách tác vụ mở. Điều đầu tiên chúng ta cần làm là đánh dấu một số tác
vụ đã hoàn chỉnh. Để đánh dấu một tác vụ hoàn chỉnh, nhấp vào hộp kiểm bên trái tác vụ. Một dấu kiểm hiển thị bên cạnh mỗi tác vụ hoàn chỉnh. Hoàn chỉnh đã được bỏ qua nhưng vẫn có thể nhìn thấy được. Tiếp theo, nhấp chọn Actions bên trái ở dưới danh sách tác vụ để khởi động trình đơn thả xuống. Nhấp vào View completed tasks. Chỉ những tác vụ hoàn chỉnh mới được hiển thị. 3. Trở về theo thứ tự sắp xếp của bạnSau khi sắp xếp danh sách tác vụ trên Gmail của bạn theo nhiều cách khác nhau, bạn có thể quay lại cách sắp xếp bạn đầu của bạn. Để thực hiện điều này, nhấp vào tùy chọn Actions để hiển thị trình đơn thả xuống. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào View in my order. Danh sách tác vụ được sắp xếp lại theo sắp xếp của bạn từ đầu. Chú ý: Bất kỳ tác vụ nào mà bạn đánh dấu hoàn chỉnh lúc đầu vẫn hiển thị là đã hoàn thành. Bước 4. Cách in hoặc gửi mail một danh sách tác vụBạn có thể chia sẻ tác vụ của bạn trên Gmail bằng cách in nó ra hoặc gửi email đến người khác. 1. In danh sách tác vụ của bạn trên GmailIn danh sách công việc của bạn, từ màn hình chính của Gmail với danh sách tác vụ mở. Nhấp vào tùy chọn Actions để hiển thị tùy chọn Actions từ trình đơn thả xuống. Nhấp vào tùy chọn Print task list. Danh sách tác vụ xuất hiện trong một cửa sổ riêng biệt cùng với hộp thoại Print. Kiểm tra kỹ cài đặt máy in của bạn là chính xác. Nhấp vào OK để in danh sách công việc của bạn. 2. Gửi email danh sách công việc của bạn trên GmailĐể gửi email danh sách công việc của bạn, từ màn hình chính của Gmail với danh sách tác vụ mở. Nhấp vào tùy chọn Actions để hiển thị tùy chọn Actions từ trình đơn thả xuống. Nhấp vào Email task list. Một cửa sổ thư mới mở ra bên cạnh danh sách công việc. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn gửi email danh sách công việc của bạn ở trên cùng thư mới. Nhấp vào nút Send ở dưới góc bên trái của cửa sổ thư mới. 3. Cách làm việc với danh sách nhiều tác vụBạn hoàn toàn có thể thực hiện một danh sách công việc trên Gmail, nhưng có lẽ một danh sách là không đủ. Bạn có thể tạo những danh sách công việc riêng biệt cho nhiều lý do khác nhau, ví dụ: bạn có thể muốn một danh sách công việc riêng biệt cho từng dự án. Bạn có thể muốn có một danh sách công việc cá nhân. May mắn thay, trong Gmail, bạn có thể tạo nhiều danh sách công việc hơn. Chúng tôi đã đã giải thích làm thế nào để di chuyển một tác vụ sang một danh sách tác vụ khác. Trong bước này, tôi sẽ chỉ bạn cách thực hiện:
Bước 1. Cách tạo một danh sách tác vụ mới trên GmailTừ cửa sổ chính của Gmail với danh sách tác vụ mở. Nhấp vào biểu tượng List ở góc dưới bên phải của danh sách tác vụ. Một trình đơn popup sẽ hiển thị. Nhấp vào tùy chọn New list. Xuất hiện hộp thoại New List. Nhập tên danh sách mới của bạn trong trường Create a new list named. Nhấp vào nút OK. Danh sách tác vụ mới được tạo ra. Danh sách mới của bạn bây giờ là danh sách email đang hoạt động. Danh sách Gmail khác thì không nhìn thấy được. Bước 2. Chuyển đổi qua lại giữa các danh sách tác vụNếu bạn có nhiều hơn một tác vụ, bạn cần biết cách chuyển đổi qua lại giữa chúng. Từ danh sách tác vụ mở của bạn trong cửa sổ chính của Gmail. Nhấp vào biểu tượng list ở phía dưới bên phải của danh sách tác vụ. Một trình đơn popup hiển thị. Ở dưới cùng của trình đơn popup, bạn sẽ thấy một danh sách email các tác vụ. Trong trường hợp này là L Spencer's list and Personal Tasks. Để hiển thị một danh sách tác vụ, nhấp vào nó. Danh sách tác vụ mà bạn chọn sẽ được kích hoạt. Bạn sẽ thấy nó trong danh sách tác vụ. Danh sách không kích hoạt (danh sách mà bạn không chọn) không nhìn thấy được. Bước 3. Cách xóa một danh sách tác vụ GmailĐôi khi một danh sách công việc có thể không hữu dụng. Khi đó, bạn cần xóa nó đi. Để xóa một danh sách tác vụ của Gmail, bắt đầu với danh sách tác vụ bạn muốn xóa, mở trong cửa sổ chính của Gmail. Nhấp vào biểu tượng danh sách ở phía dưới bên phải của danh sách tác vụ. Một trình đơn popup xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn Delete list trên trình đơn popup. Một hệ thống nhắc nhở sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn muốn xoá vĩnh viễn kích hoạt danh sách tác vụ Gmail. Nhấp OK. Danh sách kích hoạt đã được xóa đi. Lưu ý: Danh sách mặc định của bạn (danh sách đầu tiên hiển thị khi bạn mở công cụ tác vụ của Gmail) không thể xóa được. Tuy nhiên, bạn có thể xóa
tất cả các danh sách công việc. 4. Cách sử dụng tác vụ Gmail với Google CalendarCông cụ danh sách tác vụ của Gmail cũng được kết hợp với công cụ Google calendar. Bước 1. Sử dụng Gmail Task List với Google CalendarMở Google Calendar bằng cách sử dụng cùng một tài khoản Google, giống như tài khoản bạn sử dụng để tạo ra Gmail Task List. Cửa sổ chính của Google Calendar sẽ xuất hiện. Bên trái của Google Calendar, ở giữa, bạn sẽ thấy My calendars. Lịch mới nhất được thống kê dưới My calendars là Reminders. Đây là vị trí bạn sẽ tìm thấy Gmail Task List của bạn. Nhấp vào Reminders và nhấp chọn mũi tên bên phải để mở một cửa sổ popup. Nhấp vào tùy chọn Switch to Tasks để mở Gmail Task List kích hoạt danh sách tác vụ Gmail bên phải trong cửa sổ Google Calender. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng tác vụ hộp kiểm xuất hiện ở đầu danh sách các sự kiện Google Calendar của bạn. Ngay khi danh sách tác vụ email của bạn hiển thị trong Google Calendar, bạn có thể làm việc với nó theo cùng một cách trong Gmail. Bạn có thể sử dụng hộp kiểm ở đầu lịch để đánh dấu tác vụ hoàn thành. Khi bạn quay lại Gmail, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện danh sách tác vụ của bạn trong Google Calendar sẽ xuất hiện trong danh sách tác vụ của bạn trong Gmail. Để tìm hiểu thêm về cách làm việc với các tính năng của Gmail, khám phá hướng dẫn của chúng tôi, Hướng dẫn cơ bản cho người mới bắt đầu sử dụng Gmail. Nó bao gồm các bài hướng dẫn về cách làm việc với tìm kiếm Gmail, mật khẩu, tùy biến giao diện và nhiều thứ khác. Hoặc bắt đầu nghiên cứu nhiều hơn với hướng dẫn về sử dụng phím tắt trên Gmail. Tóm lạiNhững tác vụ của Gmail có thể giúp bạn làm việc với hiệu suất nhiều hơn với những email quan trọng. Tạo một Gmail task lists dựa trên một tác vụ trên hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ có thể đặt lên hàng đầu khối lượng công việc của bạn. Hơn hết, bạn sẽ trả lời tin nhắn đến khách hàng và khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng. Nâng cao hiệu suất sử dụng email không phải là khó khăn, một khi bạn biết cách sử dụng các tác vụ Gmail một cách hiệu quả. Bạn muốn tìm hiểu nhiều hơn về hiệu suất? Hãy xem loạt bài của chúng tôi về Những nguyên tắc cơ bản về hiệu suất. |
