Cơ cấu tổ chức là việc thiết kế hệ thống cấp bậc quản lý trong một công ty, cho phép thông tin được lưu chuyển thông suốt giữa các nhân viên làm việc trong công ty. Cơ cấu tổ chức của một công ty hình thành trên cơ sở các chính sách của công ty và đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng và duy trì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Vậy hôm nay hãy cùng Dịch vụ thành lập doanh nghiệp giá rẻ Quang Minh đi tìm hiểu các loại cơ cấu tổ chức phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay và tầm quan trọng của nó.
Nguyên nhân nào dẫn đến sự thay đổi tổ chức?
Lý do chính để tái cấu trúc một doanh nghiệp là để thực hiện một chiến lược mới. Một chiến lược đưa ra một kế hoạch xác định cách Thành lập doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực chính của mình một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược cần phải điều chỉnh cấu trúc kinh doanh của mình để đảm bảo rằng hai yếu tố này luôn hỗ trợ lẫn nhau. Điều này có thể xảy ra, trong trường hợp doanh nghiệp:
- Chuyển đổi từ một công ty mới thành lập thành một công ty mở rộng quy mô
- Tiếp nhận một đối tác hoặc giới thiệu sự thay đổi trong quản lý
- Chuyển sang kinh doanh các dòng sản phẩm mới
- Mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp ra nước ngoài
Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự thay đổi của tổ chức
Các yếu tố bên ngoài có thể dẫn đến thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của bạn bao gồm doanh nghiệp phải :
- Giải quyết các thị trường mới
- Phản ứng với những thay đổi về nhu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ
- Theo kịp các công nghệ hoặc sản phẩm mới từ các đối thủ cạnh tranh
Các sự kiện bên ngoài khác kích thích sự thay đổi tổ chức doanh nghiệp bạn. Chúng bao gồm :
- Sáp nhập và mua lại [Tìm hiểu thêm: Mua bán và Sáp nhập tại Việt Nam]
- Liên doanh và hợp tác kinh doanh
Các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến sự thay đổi của tổ chức
- Các nhu cầu nội bộ của doanh nghiệp cũng có thể thúc đẩy sự thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Ví dụ :
- Huy động vốn, cải thiện dòng tiền hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp
- Cải tiến quy trình và phương thức làm việc
- Loại bỏ các vị trí công việc thừa và các vai trò quản lý trùng lặp
- Tổ chức lại các chức năng nội bộ
Các bước thay đổi cơ cấu tổ chức
1. Lập kế hoạch cấu trúc
Để thay đổi cơ cấu tổ chức, trước tiên bạn cần phải hoạch định một cơ cấu cụ thể. Đối với bất kỳ thay đổi nào, người ta phải tạo cơ sở hoặc nền tảng để doanh nghiệp có thể tái tạo cấu trúc phù hợp với mục tiêu phát triển.
2. Tổ chức cuộc họp
Bạn sẽ phải lên kế hoạch cho một cuộc họp với sự tham gia của nhân viên và các thành viên khác, những người thuộc hệ thống cấp trên của công ty, để thảo luận về sự thay đổi mà doanh nghiệp muốn trong cơ cấu tổ chức . Việc thay đổi toàn bộ cấu trúc của một tổ chức có sức ảnh hưởng rất lớn đến bộ máy hoạt động nhân sự nội bộ.
Đây là một trong những quyết định quan trọng mà một tổ chức có thể thực hiện. Để thực hiện bước chuyển đổi hiệu quả cần rất nhiều nỗ lực từ các thành viên trong công ty.
3. Giải thích các chính sách mới
Bạn cần giải thích các chính sách và quy tắc mới sẽ áp dụng trong việc thay đổi cơ cấu tổ chức công ty. Không chỉ giải thích các chính sách và chuẩn mực cần thiết mà việc giải thích lợi ích của các chính sách đó cũng rất quan trọng. Nếu bạn không thảo luận về lợi ích của sự thay đổi, thì sự thay đổi mong muốn của bạn sẽ không được các thành viên còn lại trong công ty chấp nhận.
Các loại cơ cấu tổ chức khác nhau
Có ba loại cơ cấu tổ chức như cơ cấu chức năng, cơ cấu ma trận, cơ cấu phẳng
Cơ cấu chức năng
Cơ cấu tổ chức chức năng trong các công ty mà các công việc được phân chia theo chức năng của từng bộ phận thực hiện. Cấu trúc như vậy cũng có thể được áp dụng bởi các công ty quy mô nhỏ.
Cơ cấu ma trận
Cơ cấu này được triển khai theo hình thức đa chiều, mô hình này cực kỳ lý tưởng cho các doanh nghiệp đòi hỏi luồng xử lý công việc nhanh chóng. Phù hợp với các doanh nghiệp đang chạy nhiều dự án hoặc đang sản xuất nhiều sản phẩm cùng thời điểm.
Cơ cấu phẳng
Đây là một trong những cơ cấu rất đặc biệt, không có trình tự rõ ràng. Nhân sự trong doanh nghiệp không phân biệt vị trí, chức vụ, mọi người đều có trách nhiệm, nghĩa vụ đối với hoạt động kinh doanh trong công ty. Mô hình này phù hợp với các công ty có ít nhân sự.
Tầm quan trọng của việc thay đổi cơ cấu tổ chức
1. Giúp giao tiếp hiệu quả
Lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp làm cho hệ thống thông tin liên lạc trong công ty tốt. Mọi nhân viên trong công ty từ cấp trên đến cấp dưới đều nắm rõ được tình hình hoạt động của công ty, các chiến lược sự kiện mà công ty sẽ triển khai, hoặc quảng bá sản phẩm mới,...
2. Giúp đánh giá hiệu suất
Thông qua các loại cơ cấu tổ chức riêng biệt và khác nhau, người ta có thể đánh giá toàn bộ hoạt động của nhân viên . Ví dụ, trong cơ cấu chức năng, nhân viên có thể thể hiện sự chuyên môn hóa của mình trong một lĩnh vực nào đó, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng, hoạch định chiến lược.
3. Năng suất hoạt động hiệu quả
Năng suất hoạt động hiệu quả trong nội bộ công ty cũng tăng lên ở mức độ lớn hơn. Khi tất cả mọi người đều làm công việc theo chuyên môn của mình, họ sẽ biết cách tận dụng khả năng cá nhân triệt để, giúp doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng doanh số mạnh.
4. Giảm bớt gánh nặng cho nhân viên
Vì tất cả các nhiệm vụ được ủy quyền và phân phối theo chuyên môn của một người, do đó nó giúp giảm bớt gánh nặng cho các nhân viên trong tổ chức. Khi mọi người thực hiện mỗi nhiệm vụ, công việc cũng được hoàn thành đúng giờ và năng lượng cũng được tiết kiệm. Ưu điểm này sẽ tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức khác nhau.
5. Ra quyết định nhanh hơn
Quá trình ra quyết định cũng trở nên nhanh chóng hơn, vì không có sự phụ thuộc của nhân viên này vào nhân viên khác, các quyết định trong tổ chức được đưa ra nhanh chóng mà không gây ra bất kỳ sự chậm trễ nào. Bằng cách này, toàn bộ quá trình đưa ra quyết định cho kế hoạch nào đó sẽ không bị chậm trễ và không gặp bất kỳ trở ngại nào.
6. Tạo mối quan hệ mật thiết
Tất cả các mối quan hệ trong một tổ chức được làm rõ một cách dễ dàng vì nó đơn giản hóa quy trình thẩm quyền, trách nhiệm giải trình. Mọi nhiệm vụ đều được giao phó và công việc diễn ra liên tiếp nhanh chóng. Bầu không khí trong tổ chức cũng duy trì tích cực, điều này giúp thúc đẩy quá trình chặt chẽ hơn nữa trong công ty.
7. Đưa ra giải pháp cho các vấn đề nhanh hơn
Các giải pháp cho các vấn đề cũng được đưa ra nhanh chóng nếu áp dụng thay đổi cơ cấu tổ chức theo ba cơ cấu nêu trên. Các vấn đề được thảo luận một cách chuyên nghiệp, các giải pháp được đưa ra sau khi nhận được lời khuyên và sự đồng ý từ tất cả các nhân viên là chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Mọi bộ phận sẽ tự giải quyết các vấn đề mà không cần lan truyền trong toàn công ty.
8. Môi trường làm việc tích cực
Môi trường trong công ty sẽ hoạt động tích cực khi mọi nhân viên làm việc theo ý mình và điều này nhờ vào việc tuân theo thiết kế cấu trúc trong tổ chức. Việc tổ chức cơ cấu theo mô hình nhất định sẽ giúp nhân viên biết cách xử lý vấn đề khi gặp phải, cũng như các vấn đề đó không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác đang triển khai.
Công ty tư vấn Quang Minh chuyên hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực làm thủ tục thành lập công ty, dịch vụ khai báo thuế, dịch vụ kế toán,...Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ hotline 0932 068 886 để nhận được sự tư vấn miễn phí từ đội ngũ nhân viên công ty.