Bất cứ hoạt động mua bán, kinh doanh nào cũng cần có hóa đơn. Hóa đơn bán lẻ dùng cho những sản phẩm có giá trị thấp hoặc số lượng ít, thường dùng cho cá nhân mua sắm các vật dụng nhỏ lẻ. Khi kinh doanh tạp hóa bạn cũng cần chú ý làm hóa đơn bán lẻ sao cho hợp lệ để tránh những phát sinh không đáng có.
1. Hóa đơn bán lẻ là gì? Cửa hàng tạp hóa có cần phải dùng loại hóa đơn này?
Hoá đơn bán lẻ được hiểu là một công cụ thương mại do người bán thiết lập để tổng kết các chi tiêu của người mua. Thông thường, hóa đơn này sẽ được lập 2 bản, 1 bản cho người mua và 1 bản cho người bán giữ để đối chiếu nếu khách hàng có bất cứ thắc mắc nào.
Hóa đơn bán lẻ sẽ giúp chứng minh được sự mua bán giữa hai bên. Nếu xảy ra tranh chấp thì nó chính là bằng chứng khẳng định chắc chắn đã diễn ra hoạt động mua bán. Đây cũng là cách quản lý cửa hàng tạp hóa giảm thất thoát.
Mục đích chủ yếu của hóa đơn bán lẻ là thể hiện nội dung của việc mua bán như: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền phải trả, ngày mua bán,…
Khi kinh doanh tạp hóa với khách hàng mua lẻ, cũng sẽ có khách yêu cầu hóa đơn, có khách hàng không. Ví dụ như những người dân chỉ đi mua sắm thông thường hàng ngày như: gia vị, thực phẩm, nước uống,… thì họ thường không yêu cầu hóa đơn, mua càng nhanh càng tốt. Còn nếu mua sắm cho một công ty, trường học hay hoạt động nào đó cần có hóa đơn để quyết toán nên dù mua số lượng nhỏ lẻ thì khách cũng yêu cầu hóa đơn.
Dù khách có yêu cầu hóa đơn hay không thì để chuyên nghiệp cũng như quản lý bán hàng thuận tiện hơn thì cửa hàng tạp hóa cần sử dụng hóa đơn bán lẻ. Đây cũng là kinh nghiệm kinh doanh hàng tạp hóa một vốn bốn lời mà chủ tiệm không thể bỏ qua.
2. Hóa đơn bán lẻ hợp lệ là như thế nào?
Hóa đơn hợp lệ phải được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn. Trong đó, nội dung trên hóa đơn phải đúng tên, chủng loại các mặt hàng mà tạp hóa kinh doanh. Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa. Hóa đơn phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ. Đồng thời, hóa đơn phải được lập đúng thời điểm.
Nếu bạn viết sai hóa đơn giao cho khách, rất có thể đối thủ sẽ lợi dụng, vin vào đó để gây ảnh hưởng đến cửa hàng của bạn. Đây cũng là một khó khăn khi quản lý cửa hàng tạp hóa bạn nên biết.
Nội dung của hóa đơn bán lẻ bao gồm:
– Số hóa đơn
– Ngày phát hành hóa đơn
– Chi tiết về người mua
– Chi tiết của người bán
– Số lượng, lượng
– Đơn giá
– Tổng cộng
– Giảm giá [nếu có]
– Chữ ký của người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình
3. Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí hay không?
Hóa đơn dùng khi bán lẻ và hóa đơn không thuế là hai loại hóa đơn hoàn toàn khác nhau. Vì thế, hóa đơn bán lẻ không được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, còn hóa đơn không thuế là hóa đơn bán hàng thông thường [hóa đơn trực tiếp].
Nó cũng giống như hóa đơn đỏ nhưng không có VAT. Theo quy định mới thì hóa đơn này không cần kê khai thuế nhưng vẫn thể hiện ở trong sổ sách kế toán và vẫn được coi là chi phí hợp lý hợp lệ khi xác định doanh thu. Nội dung này sẽ có trong mục bán hàng tạp hóa có phải đóng thuế không? Các loại thuế và cách tính thuế phải đóng.
4. Cách viết và xuất hóa đơn bán lẻ theo mẫu mới 2020
Nguyên tắc đơn giản là bạn phải đảm bảo đầy đủ các mục của một hóa đơn hợp lệ. Trong đó, cách viết các mục cụ thể như sau:
- Phải thể hiện được các thông tin của đơn vị bán hàng/cung cấp dịch vụ [có thể có logo hoặc không].
- Ghi rõ ràng, chính xác họ và tên, địa chỉ của người mua hàng để tiện theo dõi.
- Về tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi đầy đủ tên mặt hàng. Nếu không viết hết các dòng hóa đơn, cần gạch chéo các dòng còn trống.
- Đơn vị tính: ghi đơn vị thực tế như cái, chiếc, kg… Trường hợp kinh doanh về dịch vụ thì không cần đơn vị tính trên hóa đơn.
- Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa bán ra thực tế;
- Đơn giá: Viết giá bán thực tế [không có thuế GTGT];
- Thành tiền: Ghi tổng giá trị số lượng x đơn giá;
- Cộng: Ghi tổng giá trị hàng hóa bên trên. Ghi cả bằng số và bằng chữ;
- Phải ghi ngày, tháng, năm bán hàng hóa/dịch vụ;
Sau khi tính toán xong, người bán và người mua cùng ký tên vào hóa đơn. Sau đó người bán xé 1 liên giao cho người mua hàng. Nếu sử dụng hóa đơn in thì in thành 2 bản, cả 2 cùng ký tên vào 2 bản. 1 bản giao người mua và 1 bản người bán giữ lại để lưu.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn giải đáp được tất tần tật kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hóa liên quan đến hóa đơn bán lẻ. Mặc dù không có nhiều giá trị về pháp lý hay thuế, nhưng hóa đơn bán lẻ cũng có vai trò nhất định giữa người bán với người mua. Vì thế, chủ tiệm tạp hóa cũng cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề này khi có ý định kinh doanh.
Xem thêm bài viết liên quan:
Hộ kinh doanh cá thể là gì? Tổng hợp thông tin quan trọng bạn cần biết trước khi đăng ký kinh doanh
Có mặt bằng nên kinh doanh gì lợi nhuận tốt ít vốn
I. Đối với hóa đơn đầu ra:
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn. Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng [GTGT] theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tuy nhiên khi doah nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.
Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra:
- Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa [Hợp đồng mua bán hàng hoá], trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra];
- Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;
Một số lưu ý đặc biệt:
- Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;
- Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.
- Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư [ www.hapi.gov.vn] và vào website của Tổng cục thuế [www.gdt.gov.vn] để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.
Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không
Doanh nghiệp hàng tháng phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế;
II. Đối với hóa đơn đầu vào:
Để hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng tăng đầu vào của doanh nghiệp.
1. Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên:
Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý cụ thể:
- Hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần: Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.
- Đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày: Trường hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày cần rà soát tránh trường hợp số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.
- Chuyển tiền qua ngân hàng: Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tài khoản chuyển khoản thanh toán phải được đăng ký theo mẫu 08 với cơ quan thuế theo qui định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013.
- Thời điểm thanh toán: Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.
2. Lưu ý khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định:
Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống [trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn] có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.
3. Đối với hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở:
Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đối với loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.
4. Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán:
Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.
5. Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào:
Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy vậy, phần thuế giá trị gia tăng của hóa đơn bị mất này sẽ không được khấu trừ.
6. Tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác:
Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng, doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Trong mọi trường hợp doanh nghiệp không được mua bán hoá đơn, nếu vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Với những lưu ý nhỏ nhưng rất cần thiết sẽ giúp ích rất nhiều trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp kinh doanh. Luật Việt An luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và giải đáp các thắc mắc từ phía doanh nghiệp.
Luât sư: Đỗ Thị Thu Hà – CÔNG TY LUẬT VIỆT AN