Quy định tiếp khách này áp dụng cho toàn bộ Tổng công ty/ Công ty với mục đích
- Xác định các mức chi phí tiếp khách cho các bộ phận.
- Xác định quy trình đón tiếp khách của công ty.
I. Nguyên tắc đón tiếp khách
1. Tuân thủ nguyên tắc về ngoại giao, tiếp và đón khách theo quy định của Công ty, trong đó đặc biệt chú trọng nguyên tắc tôn trọng, bình đẳng, nhiệt tình và hình thức phù hợp.
2. Đảm bảo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc,Giám đốc Công ty thành viên. Phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các đơn vị, cá nhân trong quá trình triển khai nhiệm vụ. day ke toan tong hop
3. Thực hiện tốt việc phối kết hợp giữa các đơn vị, bộ phận có liên quan, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình đón tiếp khách.
4. Các khâu đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủ động và hiệu quả cao.
5. Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật sự tiết kiệm và đúng chế độ quy định của Công ty
II. Trình tự đón, tiếp khách
1. Trình tự tiếp khách bình thường:
1.1 Quy định chung
- Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác và làm việc với Công ty
- Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho cán bộ tổ chức biết trước để tiếp khách chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.
1.2. Trình tự tiếp khách:
- Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận tổ chức để làm việc.
- Sau khi nghe yêu cầu từ khách, cán bộ tổ chức xử lý như sau:
a] Khách đã có hẹn trước
- Khi gặp khách cán bộ tổ chức chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách.
- Sau đó kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, rót nước mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại.
- Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì cán bộ tổ chức phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết.
b] Khách không hẹn trước:
- Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, cán bộ tổ chức hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách.
- Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì cán bộ tổ chức trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau. Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý.
2. Trình tự tiếp khách quan trọng
2.1. Đề xuất yêu cầu
- Khách quan trọng được hiểu là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự án với Công ty,là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên.
- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành chỉ đạo.
- Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu cần phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Sau khi Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt, người đề nghị cùng với Phòng TC-HC lập kế hoạch tổ chức tiếp đón.
2.2. Lập kế hoạch
- Phòng Tổ chức –Hành chính lên kế hoạch tiếp khách bao gồm các nội dung sau:
+ Số lượng, thành phần khách cần tiếp đón, thông tin cá nhân của khách hàng [họ tên, chức vụ, đơn vị công tác..]
+ Nội dung, thời gian, chương trình làm việc của khách.
+ Dự kiến chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách [nếu khách có đề nghị hỗ trợ];
+ Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi làm việc;
+ Và một số nội dung khác theo yêu cầu.
- Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Phòng TC-HC phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách và người được phân công tiếp khách để cùng trao đổi, thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt.
2.3. Chuẩn bị đón tiếp khách.
- Trưởng phòng TC-HC chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra.
- Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có thể phối hợp với các bộ phận đó để thực hiện tốt kế hoạch đã được phê duyệt.
2.4. Yêu cầu khi đón tiếp khách.
- Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời nói chuẩn mực.
- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằm đáp ứng yêu cầu của khách và quy định của công ty.
- Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành về những việc vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh.
3. Chi phí tiếp khách:
3.1 Quy định chung:
- Quy định đối tượng thành phần trong quan hệ được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty.
- Các thành viên HĐQT, BKS, GĐ khối, KTT, GĐ nhà máy, Trưởng Văn phòng đại diện chi nhánh và những người khác theo sự phân công của GĐ điều hành hoặc người được GĐ điều hành uỷ quyền mới có thẩm quyền quyết định việc chi tiêu chiêu đãi, tiếp khách và thanh toán các chi phí liên quan đến chiêu đãi, tiếp khách.
- Những trường hợp đột xuất, bận công tác không thể trực tiếp mời chiêu đãi, tiếp khách được thì người có thẩm quyền quy định trên đây có thể phân công cho người khác [có quan hệ làm việc trực tiếp với đối tượng được mời chiêu đãi tiếp khách] thay mặt mình mời chiêu đãi, tiếp khách. Trường hợp này người phân công vẫn phải làm thủ tục thanh toán chi phí chiêu đãi, tiếp khách và chịu mọi trách nhiệm về các khoản chiêu đãi, tiếp khách đó. Người được phân công thay thế không làm thủ tục thanh toán chiêu đãi, tiếp khách.
- Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của Công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty.
- Các mức khoán quy định dưới đây là mức tối đa, nếu chi phí chiêu đãi, tiếp khách vượt quá định mức đã quy định, người mời chiêu đãi, tiếp khách phải tự thanh toán số tiền vượt trội.
3.2 Định mức thanh toán, chiêu đãi, tiếp khách.
3.2.1. Đối với khách đến làm việc tại cơ quan, đơn vị:
- Trường hợp khách thông thường: chi bằng nước trà, thuốc lá.
- Trường hợp khách là lãnh đạo cơ quan đối tác, khách nước ngoài có thể bằng nước khoáng, cafe, hoa quả ….mức chi không quá 30.000 đồng/người/lần.
3.2.2. Các đối tác làm việc tại công ty trường hợp xét thấy cần thiết thì tổ chức mời cơm khách theo các mức sau:
a. Tiếp khách giải quyết công việc bình thường, quan hệ đối ngoại, ngoại giao… ở mức thông thường được thanh toán mức tối đa: 120.000 đồng/người/lần.
b. Chiêu đãi, tiếp khách giải quyết công việc sản xuất, kinh doanh, tư vấn kỹ thuật công nghệ, đón tiếp khách hàng, quan hệ đối ngoại, tiếp khách nước ngoài, giải quyết những vấn đề quan trọng, … được thanh toán mức tối đa từ 150.000đ/người/lần.
c. Chiêu đãi, tiếp khách là các khách hàng đối tác lớn của công ty, lãnh đạo cấp cao ở các cơ quan chính quyền nhà nước [trường hợp đặc biệt]mức tiếp khách sẽ do Tổng Giám đốc quyết định trên cơ sở phát sinh.
Chú ý:
- Các định mức tiếp khách trên đã bao gồm cả đồ uống [rượu, bia hoặc các nước uống khác]
- Không thanh toán những khoản chi không được duyệt, những khoản chi mang tính cá nhân.
Tiếp khách là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác hành chính.
Lễ tân là một vị trí quan trọng trong bộ phận hành chính bởi đây không chỉ là đại diện cho bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, một tổ chức, tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác, người có nhu cầu tìm hiểu mà còn giúp quá trình làm việc và hợp tác trở nên thuận lợi hơn, suôn sẻ hơn.
Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ hành chính, nhân sự, quản lý văn bản, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học hành chính nhân sự tại trung tâm Lê Ánh HR.
Chúc bạn thành công!
Chỉ cần đến phòng kinh doanh hoặc phòng hành chính nhân sự của một công ty bất kì và hỏi về điều này, chắc hẳn nhân viên nào cũng sẽ biết đến biểu mẫu mang tên xây dựng kế hoạch tiếp khách.
Đúng như tên gọi của nó, biểu mẫu được một nhân viên chịu trách nhiệm xây dựng và lập nên để tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh nhất cho buổi tiếp khách của công ty, phòng hành chính nhân sự sẽ nắm rõ được quy trình buổi gặp gỡ khách hàng, những khoản chi cần phải chuẩn bị để từ đó phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân. Buổi tiếp khách có hoàn thành tốt đẹp hay không đều phải phụ thuộc vào việc xây dựng biểu mẫu kế hoạch này.
1.2. Khi nào cần xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách?
Một câu hỏi được rất nhiều người thắc mắc, đó là biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách sẽ được lập trong trường hợp nào, phần này sẽ giúp giải đáp những thắc mắc đó. Lên kế hoạch đón tiếp khách hay xây dựng biểu mẫu lên kế hoạch là một việc làm khá phổ biến trong môi trường các công ty/doanh nghiệp hay các tập đoàn. Đối tượng khách hướng đến là các khách hàng quen thuộc – khách hàng tiềm năng – khách hàng vip. Việc xây dựng một kế hoạch tiếp khách tốt sẽ đem đến một nguồn lợi rất lớn về cả mặt hình tượng lẫn vật chất, doanh số cho doanh nghiệp.
- Khi nhân viên đề nghị tiếp khách vì mục đích chung của cả công ty, ví dụ như tiếp khách để đàm phán – kí kết hợp đồng, tiếp khách để giải quyết đơn hàng với số lượng lớn, tiếp khách từ các công ty khác đến tham quan và làm việc…thì sẽ xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách.
- Khi nhân viên đề nghị tiếp khách nộp phiếu đề nghị tiếp khách lên giám đốc.
- Sau khi có kế hoạch tiếp khách của công ty, phòng ban chịu trách nhiệm các hoạt động tiếp khách sẽ là phòng hành chính nhân sự hoặc phòng kế toán.
Xem thêm: Nghề tiếp tân và những điều cần biết, liệu có nhàn nhã
1.3. Tại sao phải xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách?
Với những lý do sau đây, bạn sẽ hiểu tại sao mỗi doanh nghiệp hoặc công ty phải xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách.
- Các phòng ban, bộ phận ở mỗi công ty, doanh nghiệp là những nơi có nhiệm vụ tách biệt, riêng rẽ với nhau, nếu như không có những chứng từ, biểu mẫu cụ thể phân công, sắp xếp công việc cho từng người thì việc đánh giá, cho điểm cũng như xét mức thưởng phạt sẽ không được minh bạch, công minh, thậm chí có thể gây nên thù ghét và hiềm khích trong công ty.
- Đối với những doanh nghiệp/công ty có số lượng nhân viên lớn và thường xuyên phải tiếp khách thì phòng kế toán phải nhờ có biểu mẫu xây dựng kế hoạch cụ thể để kiểm soát được khoản chi cũng như có những văn bản và chứng từ kiểm soát thông tin để tiện đối chiếu, theo dõi.
- Nếu công ty hoặc doanh nghiệp có số lượng đối tác, khách hàng lớn, khi không xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách thì sẽ không thể liệt kê, sắp xếp rõ ràng từng nhiệm vụ, công việc và chuẩn bị công tác tiếp khách cho thật tốt.
2. Các bước tiến hành xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách
2.1. Đề nghị lập biểu mẫu
Nhân viên công ty/doanh nghiệp chính là những người thuộc diện được đề nghị lập và xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách. Nhiệm vụ và mục đích hàng đầu của họ chính là mang lợi ích nhiều nhất có thể về cho công ty, đồng thời phải đạt được yêu cầu, mục đích của buổi gặp khách hàng. Quy trình đề nghị tạo lập biểu mẫu tiếp khách là trình đơn lên cấp trên – xin ý kiến xét duyệt – được sự đồng thuận của cấp trên thì mới được bắt tay vào xây dựng biểu mẫu.
2.2. Xét duyệt biểu mẫu
Cấp trên có chức danh – những người xét duyêt biểu mẫu – là những người trưởng phòng, quản lý cấp cao, hoặc giám đốc. Trách nhiệm của họ là đánh giá xem phiếu đề nghị tiếp khách này đã phù hợp chưa, người lập phiếu này có khả năng triển khai đến đâu, kế hoạch tiếp khách này có thực thi hay không..
Đây là bước rất quan trọng vì nếu nhìn nhận và đánh giá nhầm thì rất có thể sẽ chỉ mất chi phí, công sức, thời gian chuẩn bị mà không đem lại lợi ích gì. Tiếp sau đó, dựa trên sự phù hợp của phiếu đề nghị này, giám đốc sẽ trực tiếp đóng dấu xét duyệt để kế hoạch tiếp khách được triển khai. Phòng hành chính nhân sự sẽ nhận được thông báo cụ thể để từ đó tạo lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách.
2.3. Lập kế hoạch – quản lý
Phòng hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách. 3 mục bắt buộc phải có trong biểu mẫu đó là quy trình đón tiếp khách hàng – xác định các chi phí có liên quan và phân công chuẩn bị công việc cho từng phòng ban cụ thể.
2.4. Thực hiện kế hoạch tiếp khách
Sau bước tạo lập và xây dựng kế hoạch tiếp khách rồi thì các bộ phận, phòng ban có liên quan đến kế hoạch tiếp khách sẽ được phân công rõ ràng và từng bộ phận có sự kết hợp với nhau để thực hiện kế hoạch tiếp khách một cách hoàn thiện nhất có thể.
Bất cứ ý kiến nào được các phòng ban thống nhất rõ ràng với nhau phải được trình lên ban giám đốc để được xác nhận và xét duyệt rồi mới được phép thực hiện. Việc tiếp khách hàng này là công việc chung của cả công ty, nên ngoài cá nhân lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách ra thì tất cả các nhân viên có liên quan đều phải chịu trách nhiệm lên kế hoạch và triển khai kế hoạch.
Xem Thêm : Đề xuất tăng lương và hướng dẫn cách đề xuất tăng lương nhanh nhất3. Những lợi ích mà biểu mẫu kế hoạch mang lại
3.1. Xây dựng cho công ty hình ảnh tốt đẹp, gắn kết
Khi một cá nhân, hoặc một tổ chức quyết định trở thành khách hàng hoặc đối tác của công ty bạn sau khi dự buổi gặp mặt tiếp khách thì điều đó chứng tỏ họ thấy ở công ty bạn một hình ảnh rất văn minh, lịch sự trong kinh doanh. Hình tượng công ty trong mắt khách hàng và đối tác cũng sẽ trở nên rất chuyên nghiệp
Việc phân bổ công việc cho từng cá nhân hoặc phòng ban sẽ giúp cho các phòng ban tăng thêm tình đồng nghiệp, tình bạn, gắn kết với nhau hơn trong công việc. Có thể không chỉ là những người đồng nghiệp bình thường mà còn là những người bạn hiểu rõ quy cách làm việc của nhau.
3.2. Đảm bảo buổi gặp gỡ khách hàng được thành công
Khi sử dụng biểu mẫu xây dựng tiếp đón khách hàng, công ty hoặc doanh nghiệp sẽ đảm bảo được cuộc gặp gỡ khách hàng sẽ diễn ra thành công, tránh khỏi mọi sơ sảy, sai sót dù là nhỏ nhất. Công cuộc phân công, chuẩn bị công việc kĩ lưỡng sẽ giúp việc tiếp đón khách được diễn ra một cách suôn sẻ nhất.
Thêm vào đó, khi có bản kế hoạch xây dựng một chương trình tiếp khách rõ ràng, riêng rẽ, mọi việc sẽ được thực hiện như kế hoạch đã được giao. Sẽ không có các hiện tượng như cắt xét quy trình, hoặc đổi hướng theo ý thích cá nhân.
3.3. Theo dõi, kiểm kê được khoản chi
Nhờ có biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách hàng này mà bộ phận kế toán nói riêng có thể xem xét về các khoản chi của công ty, cũng như công ty nói chung có thể dự trù được kinh phí để thực hiện buổi gặp mặt tiếp khách, các khoản chi cần bỏ ra khi tiếp khách. Các việc như sai sót hay gian lận cũng sẽ được thể hiện rõ ràng, hoàn toàn minh bạch về tài chính.
Xem Thêm : Đơn xin chuyển công tác là gì? Cách viết đơn xin chuyển công tác hiệu quảXem thêm: Việc làm hành chính - văn phong
4. Cách điền biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách
Dưới đây là hướng dẫn ghi biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách, ở phía dưới sẽ có ảnh minh họa một biểu mẫu cụ thể cho bạn quan tâm.
Phần mở đầu:
Logo công ty: góc trái trên đầu biểu mẫu
Tên công ty: chữ đậm, in hoa
Ngày tháng năm, nơi viết
Tiêu đề: chữ đậm, in hoa
“KẾ HOẠCH TIẾP KHÁCH
V/v tiếp đoàn khách……………”
Phần nội dung:
Quy trình đón tiếp
Chi phí liên quan
Phân công chuẩn bị
Phần kết: chữ ký của bộ phận đề nghị [người đại diện] và Giám đốc [Ký và ghi rõ họ tên]
Xem Thêm : Giới thiệu bản thân một cách gây ấn tượng nhấtXem thêm: Việc làm thư ký - trợ lý
5. Lưu ý khi lập kế hoạch tiếp khách cho công ty hoặc doanh nghiệp
5.1. Xác định đối tượng, mục tiêu, những thứ cần thực hiện
Đây là lưu ý đầu tiên, và cũng là lưu ý quan trọng nhất, vì bạn phải xác định rõ ràng mục tiêu của kế hoạch tiếp khách là gì, đối tượng khách hàng của cuộc gặp là ai, khách hàng tiềm năng, khách hàng thân quen, hay khách hàng VIP…Tùy vào từng đối tượng mà những việc cần chuẩn bị sẽ khác nhau, bạn sẽ biết mức độ quan trọng của khách hàng đó đến đâu và quy mô buổi tiếp khách như thế nào
5.2. Các lịch tiếp khách không được trùng lặp
Hãy thử tưởng tượng, bạn hẹn 2 khách hàng tiềm năng A và khách hàng VIP B cùng một ngày, ở trong hai khung giờ cách nhau chỉ có ba mươi phút. Không một nhân viên nào có thể tiếp đón tử tế và thành công cả hai đối tượng khách này dù cho họ có là những người giỏi giang, chuyên nghiệp nhất. Việc bị trùng lịch, hoặc sát lịch hẹn của các khách hàng là những việc rất cấm kị trong giao tiếp kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý không nên hẹn tiếp khách vào những ngày gần sát ngày nghỉ lễ hoặc ngày mà bạn có ý định đi nghỉ, vì khoảng thời gian đó khối lượng công việc có thể nhiều hơn, biết đâu bạn sẽ lỡ quên mất việc tiếp khách. Khi ấy, hậu quả sẽ rất thiệt thòi nặng nề về cả phía bạn lẫn công ty của bạn.
5.3. Chiến lược là cái nôi khởi nguồn kế hoạch
Đầu tiên, hãy có chiến lược tiếp khách của riêng mình. Sau đó mới đến kế hoạch tiếp khách. Cuộc gặp gỡ tiếp khách như đã nói ở trên là thứ quyết định và giúp sức cho rất nhiều điều, qua cuộc gặp mặt đó, khách hàng và đối tác có thể quyết định có kí kết hợp đồng với bạn không, liệu công ty của bạn có đủ chuyên nghiệp và uy tín để đàm phán không. Hãy nhớ rằng nên bắt đầu từ việc xây dựng chiến lược vừa tầm với đối tượng khách hàng bạn hướng đến.
Như vậy, trong bài viết vừa rồi, vieclam24h.net.vn đã hướng dẫn cho bạn Cách xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách chuẩn nhất, cũng như làm rõ ý nghĩa của việc xây dựng biểu mẫu và đưa ra một số lưu ý nhỏ khi tổ chức một buổi tiếp khách của công ty hoặc doanh nghiệp. Bạn có thể tải tờ mẫu bằng cách click vào DOWNLOAD ở bên dưới nhé. Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết này, hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho công việc của bạn!
Tải xuống ngay