Cách làm bài thuyết trình powerpoint

Trước khi bắt đầu làm PowerPoint bạn cần phải dự kiến được thời gian bản trình chiếu sẽ thực hiện, nội dung trình chiếu và hình ảnh sử dụng.

• Độ dài: Bản trình chiếu có thể dài hoặc ngắn tùy ý. Nhưng độ dài của bản trình chiếu phải phù hợp với chủ đề và đối tượng khán giả.
• Lập dàn ý: Sẽ hiệu quả hơn và nhanh hơn rất nhiều khi muốn tạo một bản trình chiếu đó là lập một dàn ý, điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng hình dung được toàn bộ nội dung của bản trình chiếu. Một dàn ý có thể đơn giản như danh sách các chủ đề bạn muốn đề cập.
• Hình ảnh: Lựa chọn những bức ảnh rõ ràng để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

Cách làm PowerPoint đẹp, chuyên nghiệp

Bước 1: Khởi chạy chương trình PowerPoint

Khi khởi chạy chương trình PowerPoint, bạn có thể được nhắc chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Chọn Blank Presentation để tạo một bản trình chiếu trống mới. Nếu không thấy lựa chọn này xuất hiện thì một bản trình chiếu trống sẽ tự động khởi chạy.

Bước 2: Chọn thiết kế

Điều tiếp theo bạn cần làm là chọn định thiết kế muốn sử dụng cho bản trình chiếu. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến thẻ Design trên thanh công cụ ribbon. Từ đây bạn hãy duyệt qua tất cả các tùy chọn và lựa chọn mẫu thiết kế phù hợp nhất cho bản trình chiếu bạn muốn tạo. 

Để xem trước thiết kế sẽ trông như thế nào trước khi áp dụng nó vào bản trình chiếu, bạn chỉ cần di chuột qua thiết kế muốn xem trước. Một bản trình chiếu thường sẽ có nhiều trang slide khác nhau, nhưng theo mặc định, khi một thiết kế được chọn sẽ được áp dụng cho tất cả các slide sẵn có trong bản trình chiếu đó. Điều này nhằm giúp tạo sự đồng nhất cho bản trình chiếu.

Tuy nhiên nếu muốn bạn có thể chọn kiểu thiết kế khác cho slide cụ thể bằng cách, kích chọn slide muốn thay đổi thiết kế. Sau đó từ thẻ Design, bạn kích chuột phải vào thiết kế muốn sử dụng cho slide hiện tại và chọn Apply to Selected Slide. Ngay lập tức thay đổi sẽ được áp dụng. 

Bước 3: Tạo trang tiêu đề

Tiếp theo bạn kích chuột vào khung trống đầu tiên có nội dung Click to add title và nhập tiêu đề cho bản trình chiếu. Kích vào hộp văn bản dưới cùng để thêm tên của bạn hoặc bất kỳ phụ đề nào khác mà bạn chọn. 

Sau khi đã nhập nội dung văn bản vào các hộp trống tương ứng, bạn có thể thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc… của nội dung bằng các tùy chọn thông qua thanh công cụ ở trên cùng. Bạn có thể thay đổi kích thước của hộp văn bản bằng cách kích chọn, sau đó kéo các góc của hộp văn bản, tương tự như bạn thay đổi kích thước ảnh được chèn vào. 

Để di chuyển các hộp văn bản, hãy kích chọn hộp và di chuyển mũi tên của trỏ chuột qua đường viền của hộp. Biểu tượng bốn mũi tên sẽ xuất hiện và kích chuột vào biểu tượng này để di chuyển hộp văn bản đến bất cứ vị trí nào bạn muốn.

Bước 4: Chèn thêm các slide khác

Trong quá trình làm PowerPoint, có thể bạn sẽ cần nhiều hơn một slide. Có một số cách khác nhau mà bạn có thể chọn để chèn thêm các trang slide khác vào bản trình chiếu hiện tại. 

Cách đầu tiên để thêm slide mới là kích chuột phải vào vị trí slide hiện tại mà bạn muốn chèn thêm slide ở khung preview bên trái, sau đó chọn tùy chọn New Slide. Ngay lập tức một slide mới sẽ xuất hiện và chèn vào vị trí bạn chỉ định. 

Cách thứ hai để thêm một slide khác là truy cập menu Home và bấm nút New Slide trên thanh công cụ ribbon phía trên. Sau đó chọn kiểu slide mới muốn sử dụng, bạn có thể chọn một trang slide có hai hộp văn bản và tiêu đề, một hộp văn bản, chỉ có tiêu đề… và nhiều tùy chọn khác. 

Ngay sau khi chọn, slide mới sẽ xuất hiện ngay dưới slide vừa chọn và điều quan trọng là kiểu thiết kế của slide mà bạn chọn trước đó cũng sẽ được áp dụng cho slide mới tạo ra. Thiết kế này sẽ được sử dụng cho phần còn lại của các slide mà bạn tạo ra mới sau này, trừ khi bạn muốn thay đổi vì một lý do nào đó. 

Bước 5: Thêm biểu đồ, hình ảnh, đồ thị, bảng biểu…

Nếu bạn muốn chèn biểu đồ, hình ảnh, đồ thị, bảng biểu hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác vào các slide trong bản trình chiếu. Hãy chọn thẻ Insert trên thanh công cụ ribbon.

Tại đây, bạn sẽ thấy các nút của tất cả các tùy chọn về những gì có thể chèn vào slide của mình như: Chèn bảng (Table), chèn ảnh (Picture), chụp ảnh màn hình (Screenshot), chèn Video, âm thanh (Audio), Quay video màn hình (Screen Recording), chèn các hình khối (Shapes), biểu tượng (Icons)… Bây giờ chỉ cần kích vào các nút tương ứng để chèn đối tượng vào slide của bạn. 

Bước 6: Chèn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide

Sau khi đã thêm đầy đủ nội dung cho các slide, việc tiếp theo bạn cần làm là thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các các slide hoặc hoạt ảnh xảy ra khi bạn chuyển từ slide này sang slide tiếp theo.

Khi nói tới hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide trong PowerPoint, chúng ta thấy có hai công cụ được cung cấp sẵn là Animations và Transitions. Trong đó nhiều người dùng cho rằng hai công cụ này là tương tự nhau, tuy nhiên chúng không giống nhau.

Transitions là hiệu ứng chuyển tiếp được áp dụng cho các slide. Theo đó bạn có thể chọn nhiều hiệu ứng chuyển tiếp khác nhau cho nhiều slide khác nhau, có nghĩa là mỗi slide có thể chọn một hiệu ứng. 

Ngược lại, Animations là hiệu ứng được áp dụng cho các đối tượng được chèn vào một slide. Đó có thể là hình ảnh, văn bản, đồ thị, hình dạng… Điều thú vị là bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng Animations khác nhau cho nhiều đối tượng trong cùng một slide nếu muốn. 

Bây giờ để thêm hiệu ứng chuyển tiếp cho slide nào, bạn kích chọn slide đó (1), sau đó chọn thẻ Transitions (2) trên thanh công cụ ribbon. Tiếp theo bấm vào nút More (nút có biểu tượng hình mũi tên xổ xuống – 3 như hình dưới đây), trong menu xổ xuống bạn sẽ thấy các hiệu ứng chuyển tiếp slide sẽ được chia làm ba nhóm gồm: Subtle, Exciting và Dynamic Content.

Bây giờ, tùy vào nhu cầu sử dụng bạn chỉ cần rê chuột vào hiệu ứng bất kỳ và cửa sổ xem trước Preview sẽ hiển thị cách hiệu ứng đó sẽ được áp dụng cho slide đó trong thực tế. Khi đã ưng ý, chỉ cần kích chọn hiệu ứng đó là xong. 

Hoàn toàn tương tự, để thêm hiệu ứng cho các đối tượng trong slide trên thanh ribbon bạn thực hiện như sau. Kích chọn slide có các đối tượng cần thêm hiệu ứng, sau đó kích chọn đối tượng (văn bản, đồ thị, hình ảnh, hình dạng…) muốn thêm hiệu ứng và chọn thẻ Animations.

Bấm nút More (nút có biểu tượng hình mũi tên xổ xuống), trong menu xổ xuống bạn sẽ thấy các hiệu ứng cho các đối tượng cũng được chia làm các nhóm với 4 nhóm có sẵn gồm: Entrance (hiệu ứng xuất hiện), Emphasis (hiệu ứng nhấn mạnh), Exit (hiệu ứng thoát) và Motion Paths (hiệu ứng chuyển động theo một quỹ đạo). 

Bây giờ bạn chỉ cần kích chọn hiệu ứng mình muốn sử dụng cho đối tượng đó. Khi một đối tượng được áp dụng hiệu ứng Animations, sẽ có một con số xuất hiện bên cạnh đối tượng hiển thị thứ tự mà hiệu ứng đó sẽ được hiển thị.

Lưu ý: Mặc dù việc thêm hiệu ứng Animations cho các đối tượng trong các slide là cần thiết, nhưng không được lạm dụng điều này bởi nó có thể khiến bản trình chiếu của bạn trở nên rối mắt vì quá nhiều hiệu ứng được áp dụng trong một slide, nhất là khi slide đó có nhiều đối tượng được chèn vào.

Bước 7: Thay đổi thứ tự

Khi bạn đã hoàn tất công việc tạo hiệu ứng cho các slide cũng như các đối tượng trong các slide, tiếp theo nếu muốn bạn có thể thay đổi thứ tự trình chiếu của các slide trong khi trình chiếu. Để thực hiện, từ khung bên trái bạn chỉ cần kích giữ chuột trái vào slide cần thay đổi vị trí rồi kéo thả đến vị trí bạn muốn. 

Một cách khác để thay đổi thứ tự trình chiếu của các slide nhanh hơn, đó là chọn thẻ View trên thanh công cụ ribbon, sau đó bấm nút Outline View thuộc nhóm tính năng Presentation Views ở góc ngoài cùng bên phải. Ngay lập tức thứ tự trình chiếu của các slide sẽ được hiển thị, như hình dưới đây.

Bây giờ bạn chỉ cần kéo thả cột thứ tự để thay đổi vị trí của các slide trong bản trình chiếu. Mỗi một số thứ tự sẽ tương ứng với một slide hiện có trong bảng trình chiếu của bạn. Nên việc sắp xếp lại chúng sẽ tương đối đơn giản và dễ dàng.

Bước 8: Trình chiếu

Khi đã hoàn thành tất cả các thao tác ở trên, bước cuối cùng chính là xem bản trình chiếu của mình sẽ như thế nào khi trình chiếu trong thực tế.

Bằng cách truy cập thẻ Slide Show trên thanh công cụ ribbon, sau đó bấm nút From Beginning ở góc trên cùng bên trái, sau đó có thể xem qua toàn bộ bản trình chiếu của mình và để chuyển đổi giữa các slide, chỉ cần bấm nút mũi tên phải trên bàn phím hoặc kích chuột trái. Ngoài ra PowerPoint còn cung cấp một phím tắt cho chức năng trình chiếu nhanh đó là phím F5. 

Như vậy chỉ với 8 bước cơ bản trên đây, FPTShop vừa hướng dẫn các bạn cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng, bạn có thể sử dụng cho công việc hoặc riêng tư. Chúc bạn thành công.