Hàng tồn kho luôn là mối bận tâm đối với nhiều doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn ngắn hạn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho gây tốn kém chi phí kho bãi, quản lý, giảm chất lượng sản phẩm… nếu không được kiểm soát và đánh giá hiệu quả. Do đó, vấn đề của doanh nghiệp là cần phải có một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hợp lý, tính logic và chính xác cao, tiết kiệm thời gian, chi phí. Dưới đây là một quy trình kiểm kê hàng tồn kho mẫu dành cho các bạn tham khảo và vận dụng trong mô hình doanh nghiệp của mình.
MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. Kiểm kê là gì? Ý nghĩa của kiểm kê
Theo Luật kế toán thì kiểm kê là việc cân đo, đong, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán.
Ý nghĩa của kiểm kê hàng tồn kho
- Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, nhanh chóng xác định được các sản phẩm hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có vấn đề, hàng có lượng tồn vượt định mức… để có cách xử lý thích hợp.
- Giải phóng hàng tồn kho đúng lúc, góp phần hạn chế sự lãng phí không đáng có khi phải vứt bỏ sản phẩm hết hạn; giảm chi phí kho bãi, nhân công…
- Góp phần thu hồi và sử dụng hiệu quả vốn lưu động cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác cần thiết hơn.
- Kịp thời phát hiện các vấn đề trong báo cáo tồn kho như sự yếu kém trong năng lực quản lý kho; gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài… để có phương án xử lý kịp thời.
Sử dụng máy kiểm kho để kiểm kê hàng hóa
2. Phương pháp kiểm kê hàng hóa
Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng 2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho sau đây:
- Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Mức độ kiểm kho thường xuyên theo ngày, tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…
Ưu điểm: xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng.
Hạn chế: tốn nhân sự lẫn thời gian, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn.
- Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…
Ưu điểm: công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên. Giảm áp lực cho nhân viên kế toán về dài hạn.
Hạn chế: thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.
Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp.
\>>> Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch
3. Quy trình kiểm kê kho
- Trước khi kiểm kê hàng tồn kho
Đối với kiểm kê hàng định kỳ, công việc như sau:
– Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng [nếu có] để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.
– Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng [thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…].
– Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…
Trước ngày tiến hành kiểm kho, cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi,… Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.
- Các bước kiểm kê hàng hóa
Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất [Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định]. Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…
Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.
Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê [cột số lượng thực tế] xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.
Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp [như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…] phải giải trình cụ thể.
Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế
Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.
Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:
Chênh lệch thừa [số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo] có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…
Chênh lệch thiếu [hàng ít hơn trong báo cáo] là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp, gian lận,…
4. Kinh nghiệm kiểm kê kho hiệu quả
Để hoạt động kiểm kê kho đạt hiệu quả cao, dưới đây là một số kinh nghiệm cho doanh nghiệp và thủ kho:
Tiến hành kiểm hàng hóa tồn kho định kỳ thường xuyên, không để quá lâu sẽ dễ nhầm lẫn hoặc khó rà soát khi có sai sót.
Cách sắp xếp kho hàng khoa học đóng vai trò rất quan trọng giúp hỗ trợ quy trình kiểm kê tài sản được diễn ra để thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
Bản thân người thủ kho và các nhân viên kho phải làm việc khoa học theo đúng quy trình quản lý kho hàng được hoạch định trước
Để không phải mất thời gian công sức cho việc tự kiểm kê, báo cáo quản lý kho hàng, doanh nghiệp của bạn có thể thuê bên dịch vụ thứ 3 chuyên lưu trữ hàng hóa và chịu trách nhiệm bảo quản, báo cáo hàng tháng. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng nhằm tiết kiệm ngân sách, nhân sự nhưng vẫn mang lại hiệu quả rõ rệt.
5. Phần mềm quản lý kho
Công việc kiểm kê kho luôn đòi hỏi tính tỷ mỷ và chính xác cao. Tuy nhiên, nếu quản lý bằng sổ sách theo phương pháp truyền thống thì không tránh khỏi những sai sót. Do đó, bạn nên tìm hiểu một só phần mềm quản lý kho chuyên dụng phù hợp với mô hình quản lý của mình để hỗ trợ công việc hiệu quả nhất.
Một số phần mềm quản lý kho bạn nên tham khảo dưới đây:
Phần mềm Sapo: //www.sapo.vn/quan-ly-kho-linh-hoat.html
Phần mềm Suno: //suno.vn/
Phần mềm Kiot Việt: //www.kiotviet.vn/
Trên đây là một quy trình kiểm kê kho hàng hóa minh họa. Các bạn có thể xem xét và vận dụng và kết hợp với quy trình kiểm kho các bạn đang sử dụng để có được sự phù hợp và hiệu quả cao nhất.