Hoàn tiền nếu như nhân viên không in hóa đơn
Trong thực tế, không ít trường hợp công ty nhận được các khoản tiền khách hàng trả thừa. Một số trường hợp khách hàng trả thừa số tiền nhỏ, có đôi khi khách hàng trả thừa số tiền lớn, kế toán bối rối không biết xử lý hạch toán như thế nào? Show
Trong bài viết này, MISA AMIS tổng hợp tới bạn đọc cách thức xử lý khoản tiền khách hàng trả thừa theo đúng các quy định hiện hành về kế toán, thuế. 1. Hướng dẫn ghi Nợ Có trong trường hợp khách hàng trả thừa1.1 Trường hợp 1: Bán hàng thu tiền sau, Công ty hạch toán khoản phải thu trên tài khoản 131.
Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331
Nợ TK 111/Nợ TK 112 Có TK 131 Như vậy, nếu khách hàng thanh toán tiền thừa thì lúc này TK 131 (chi tiết đối tượng khách hàng) có số dư Có. Tuy nhiên, việc kiểm tra chi tiết TK 131 và thấy tồn tại số dư bên Có chỉ có thể phát sinh khi doanh nghiệp kế toán thủ công. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán với các tính năng theo dõi công nợ, khoản tiền nhận thừa kế toán tạm thời theo dõi trên TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. Ví dụ 1: Ngày 21/09/2022, kế toán của công ty ABC ghi nhận doanh thu điện thoại X cho anh Nguyễn Văn A với số tiền hàng chưa thuế là: 17.000.000 đồng, thuế GTGT là 8%, tổng giá trị hàng đã bao gồm thuế GTGT là: 18.360.000 đồng. Ngày 01/10/2022, anh A (do nhầm lẫn trong thao tác chuyển khoản ngân hàng) đã chuyển vào tài khoản ngân hàng của công ty ABC số tiền là: 18.630.000 đồng. Trên sổ sách kế toán của ABC thể hiện 2 bút toán của nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 131: 18.360.000 đồng Có TK 511: 17.000.000 đồng Có TK 3331: 1.360.000 đồng
Nợ TK 112: 18.630.000 đồng Có TK 131: 18.630.000 đồng Trên sổ sách kế toán của Công ty ABC: Tài khoản 131 (Chi tiết: Anh Nguyễn Văn A): Dư Có số tiền 270.000 đồng. Trường hợp phát hiện ngay việc thanh toán thừa, kế toán ghi giảm TK 131 theo đúng số tiền phải thu khách hàng, khoản tiền thừa 270.000 theo dõi trên TK 338 Nợ TK 112: 18.630.000 Có TK 131: 18.360.000 Có TK 338(8): 270.000 1.2 Trường hợp 2: Bán hàng thu tiền ngay
Nợ TK 111/Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331
Nợ TK 111/ Nợ TK 112 Có TK 3388 Ví dụ 2: Ngày 17/06/2022, công ty ABC bán áo sơ mi trắng cho chị Nguyễn Thu Hà số tiền là: 2.652.000 đồng (Đã bao gồm VAT 8%), do không có tiền lẻ nên chị Hà đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt vào ngày 17/06/2022 cho thu ngân số tiền: 2.670.000 đồng. Trên sổ sách kế toán của ABC thể hiện 2 bút toán của nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 111: 2.652.000 đồng Có TK 511: 2.455.556 đồng Có TK 3331: 196.444 đồng
Nợ TK 112: 18.000 đồng Có TK 3388: 18.000 đồng Trên sổ sách kế toán của ABC: Tài khoản phải trả khác (Chi tiết: Chị Thu Hà: 18.000 đồng). 2. Phương pháp xử lý số tiền khách hàng trả thừaTrong tất cả các trường hợp khách hàng trả tiền thừa, không phân biệt số tiền nhỏ hay lớn, kế toán/thu ngân/người phụ trách thu tiền của công ty đều phải thông báo với khách hàng về việc thanh toán thừa này. Dưới đây là các lý do cho việc tại sao cần làm vậy?
2.1. Trường hợp Khách hàng có khả năng hoặc chắc chắn sẽ lấy lại khoản tiền thanh toán thừaTrường hợp khách hàng chưa xác nhận về việc có muốn lấy lại tiền thừa hay không, để đảm bảo tính cẩn trọng, kế toán xử lý như trường hợp khách hàng chắc chắn sẽ lấy lại tiền. Trường hợp này, để thuận tiện việc theo dõi trả lại tiền thừa cho khách hàng và phản ánh đúng bản chất của sự việc, kế toán thực hiện theo dõi trên tài khoản 338(8) – Phải trả khác. Ví dụ 3: Tiếp theo ví dụ 1 nêu trên: Trên sổ sách kế toán của ABC tài khoản 131 đang dư Có số tiền: 270.000 đồng. Kế toán thực hiện bổ sung bút toán:
Nợ TK 131: 270.000 đồng Có TK 3388: 270.000 đồng (Chi tiết: Anh Nguyễn Văn A) (Hoặc kế toán theo dõi khoản tiền thừa trên TK 338(8) ngay khi phát sinh giao dịch thanh toán)
Nợ TK 3388: 270.000 đồng Có TK 111/TK 112: 270.000 đồng 2.2. Trường hợp Khách hàng xác nhận không lấy lại tiền thừaTrong trường hợp người mua không muốn nhận lại tiền thừa (không phân biệt số tiền nhỏ hay lớn) thì khoản tiền nhận thừa được ghi nhận là Thu nhập khác của công ty. Trường hợp khách hàng đã xác nhận sẽ không nhận lại tiền thừa, kế toán của công ty hạch toán:
Nợ TK 131 Có TK 711
Nợ TK 3388 Có TK 711
Nợ TK 111/Nợ TK 112 Có TK 711 Ví dụ 4: Tiếp theo ví dụ 2 nêu trên, chị Thu Hà đã xác nhận không cần trả lại 8.000 tiền thừa. Kế toán hạch toán xử lý như sau: Nợ TK 3388: 8.000 đồng Có TK 711: 8.000 đồng. Lưu ý: Trường hợp số tiền nhỏ lẻ như trường hợp của chị Thu Hà, kế toán có thể không cần sử dụng TK 3388 khi ghi nhận tiền thừa như ở ví dụ 2 mà có thể hạch toán trực tiếp: Nợ TK 111: 8.000 đồng Có TK 711: 8.000 đồng. 3. Một số lưu ý khi xử lý tình huống khách hàng trả tiền thừa
Như vậy, trong quá trình xử lý tiền khách hàng trả thừa, kế toán cần đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong việc hạch toán. Trường hợp số tiền quá nhỏ lẻ kế toán có thể lập tức ghi nhận Thu nhập khác, các trường hợp còn lại kế toán nên căn cứ vào xác nhận của người mua về vấn đề nhận lại tiền hay không để có hướng xử lý phù hợp. Hy vọng bài viết này giúp các bạn kế toán tự tin xử lý khi gặp trường hợp khách hàng trả thừa tại doanh nghiệp mình. Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:
Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn. |