Hướng dẫn đăng ký tài khoản khai vgm ở panalpina

“Tôi muốn tìm hiểu về về cách tính và khai báo VGM theo đúng quy định khi đóng hàng xuất khẩu, khách hàng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ này nhưng lần đầu làm tôi chưa rõ nghiệp vụ này. Nhờ trung tâm VinaTrain cho tôi hỏi VGM là gì có quy định cụ thể nào về mẫu VGM và cách khai báo VGM hay không? Mong được trung tâm giải đáp. Xin cảm ơn.”

Trần Hùng Lâm – Hà Nội

Cảm ơn anh Trần Hùng Lâm đã gửi câu hỏi VinaTrain – trung tâm đào tạo nghề – cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, logistics.

Bài viết về VGM được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Lý Trường An -Phó Giám Đốc – Đồng Sáng Lập Công Ty TNHH SEAAIR GLOBAL Logistics

• 13 năm kinh nghiệm
• Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu – Khai báo hải quan điện tử tại VinaTrain.
• Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn dịch vụ logistics,xuất nhập khẩu bởi GV- Nguyễn Lý Trường An vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.237.168

Khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, trước khi đưa lên tàu, người gửi hàng bắt buộc phải khai báo trọng lượng hàng hóa để hãng tàu có sự sắp xếp hàng hóa lên container một cách an toàn, tránh bị quá tải. Do những yêu cầu về an toàn kỹ thuật khi đưa hàng lên tàu, VGM ra đời.

VGM – Chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu quốc tế

Phiếu VGM là chứng từ được quy định bên trong công ước đảm bảo an toàn tính mạng con người trên biển Safety of life at sea convention (SOLAS). Đối với tổ chức hàng hải quốc tế (IMO) đã có những điều chỉnh bổ sung quy định trong SOLAS nhằm yêu cầu người gửi hàng (chủ hàng – shipper) cần phải xác định khối lượng toàn bộ container hàng hóa của mình thì khi ấy hàng mới được phép xếp lên tàu. Cụ thể là quy định này đã được cục hàng hải Việt Nam thể hiện rõ bên trong công văn số 2428/CHHVN–VTDVHH (với những nội dung đã giải thích rõ hơn về VGM là gì cùng với mẫu VGM áp dụng đối với hàng xuất nhập khẩu từ Việt Nam).

VGM (Verified Gross Mass) là phiếu xác nhận khối lượng tổng của cả container hàng hóa vận chuyển quốc tế (Gross weight) nhằm mục đích kiểm soát tình trạng quá tải của container (bao gồm cả hàng hóa bên trong) trong vận chuyển hàng hóa thông qua đường biển.

Lưu ý: VGM chỉ áp dụng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu chứ không áp dụng cho vận chuyển hàng nội địa.

Mục đích khi sử dụng VGM

• Hãng tàu biết được trọng lượng của container hàng hóa để kiểm soát tải trọng và thực hiện công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu.
• Trong trường hợp trọng lượng hàng bên trong container bị vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép thì hãng tàu hoàn toàn có quyền từ chối vận chuyển hàng hóa hoặc yêu cầu người gửi hàng rút bớt hàng trước khi được xếp lên tàu.
• Bộ phận khai thác tàu sẽ sử dụng VGM để có thể bố trí sắp xếp vị trí hợp lý cho từng container hàng trên tàu. Theo phương pháp là container nặng ở dưới – container có tải trọng nhẹ lên trên. Container hàng cần bảo quản sẽ xếp vào trong – container hàng thường xếp bên ngoài.

II. Mẫu VGM Theo Quy Định

Mẫu VGM chuẩn theo quy định

Phiếu VGM bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:

• Thông tin của người gửi hàng (Shipper) bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax nếu có.
• Các thông số của container như số container, loại container, khối lượng, kích thước, chứa được khối lượng lớn nhất là bao nhiêu,…
• Bản cam kết của người gửi hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu được viết bên trên phiếu VGM.
• Thời hạn gửi thông tin VGM tới hãng tàu.
• VGM Cut off time (hạn trình VGM cho hãng tàu hay cảng) sẽ được xác định trên booking confirmed.

Sau khi khai báo xong những nội dung cần thiết theo mẫu thì chủ hàng cần phải ký tên và đóng dấu để nộp cho hãng tàu hoặc cảng.

III. Cách Tính VGM Như Thế Nào?

VGM sẽ thể hiện container đã đóng hàng nặng bao nhiêu, khối lượng bao gồm: Vỏ container và hàng hóa bên trong. Theo quy định tại Công ước Solas thì có 2 cách tính VGM như sau:

Cách thứ 1 Cách thứ 2 Cân toàn bộ lượng hàng hóa bằng các loại cân điện tử ngay trước khi đóng hàng vào bên trong container, sau khi cân hàng xong thì cộng thêm với khối lượng vỏ container rỗng. Cân trực tiếp toàn bộ hàng hóa bằng cân điện tử trước khi đóng vào container.

Sau đó, cộng thêm trọng lượng của vỏ container rỗng là biết được khối lượng tổng thể của container chứa hàng đặt trên tàu. Từ đó, chúng ta sẽ có được kết quả chính xác trên VGM.

Phương thức này được áp dụng cho những cảng tàu có cân điện tử với trọng tải không quá lớn. Ngoài ra, những hàng hóa chưa được đóng container ở cảng có thể cân trực tiếp trước khi đóng vào container.

Tiến hành cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa. Tiếp theo, tiến hành cân trọng lượng xe không có chứa container. Hiệu số giữa hai chỉ số vừa đo lường được chính là kết quả cần điền trong VGM.

Phương thức này được áp dụng chủ yếu khi đơn vị đã đóng sẵn hàng hóa vào container và vận chuyển đến cảng. Theo đó, để thuận tiện nhất là thực hiện phương pháp cân tất cả xe.

Tùy theo mỗi cảng khác nhau sẽ có cách áp dụng khác nhau. Điều này phụ thuộc vào trang thiết bị và cách thức áp dụng ở cảng đó.

Ví dụ minh họa về 2 cách tính VGM. Tuy nhiên, hãng tàu sẽ áp dụng cách tính VGM thứ 2 nhiều hơn. Nhưng khi đóng hàng chủ hàng cần biết cách tính thứ 1 để cân đối lượng hàng đóng vào cont.

Cách tính VGM trong xuất nhập khẩu mà bạn cần biết

IV. Quy Trình Xác Nhận VGM

1. Đối với hàng FCL

a) Đối với hàng container đóng tại kho

• Bước 1: Đăng ký cân hàng tại kho
• Bước 2: Chủ hàng hoặc công ty FWD/Logistics phối hợp cùng bộ phận cân hàng ở khi giám sát việc cân VGM.
• Bước 3: Kho hàng cấp 2 bản VGM gồm: 1 bản VGM do chủ hàng giữ và 1 bản lưu giữ tại kho.
• Ở bước này, nếu VGM cân được vượt quá trọng lượng tối đa (Max Gross Weight) thì chủ hàng phải bỏ bớt hàng và khi cân đạt trọng lượng tiêu chuẩn VGM, hàng mới được bốc xếp lên tàu.
• Bước 4: Chủ hàng sẽ đưa phiếu cân (Phiếu VGM) cho hãng tàu.

b) Đối với hàng container đóng tại bãi

• Bước 1: Đóng tiền phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ TCT, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi.
• Bước 2: Chủ hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên để tiến hành cân container.
• Bước 3 và bước 4 tương tự như trên.

2. Đối với hàng LCL

• Bước 1: Chủ hàng đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập khẩu (nhận hàng và cân hàng).
• Bước 2: Chủ hàng nộp phiếu xuất nhập kho cho để cân hàng. Sau khi cân và xác định được VGM thì nộp phiếu đó cho đơn vụ vận chuyển.

Lưu ý: Điều luật quy định rõ container không có số VGM tại cảng xuất phát sẽ không được đưa lên tàu cho đến khi số VGM được khai. Chủ hàng sẽ chịu trách nhiệm cho bất kì các chi phí phát sinh (chi phí cân container, đóng gọi lại, lưu kho, lưu container, quản lý,…).

Xử lý khi khai trọng lượng VGM khác với thực tế: Một số hãng tàu bạn bạn có thể email với hãng để sửa trên hệ thống trước khi bốc hàng lên tàu, việc này có thể miễn phí. Tuy nhiên một số hãng như Mearsk quy định mức khai chênh giữa VGM và khối lượng thực tế không quá 5 tấn, chủ hàng vẫn bị tính phí phạt 100usd. Như vậy việc khai đúng số lượng VGM với hàng xuất là thực sự cần thiết.

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp anh Lâm và độc giả hiểu rõ về cách tính và khai báo VGM theo đúng quy định.

• Xem thêm kiến thức mới về: shipping marks là gì

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “VGM là gì? Cách tính và khai báo VGM”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.