Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, bao gồm nghị quyết, quyết định cá biệt, thông báo, hợp đồng, công văn, công điện...có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước. Văn bản do một cơ quan ban hành chỉ có giá trị pháp lý khi được ký ban hành bởi người có thẩm quyền và được đóng dấu của đơn vị đó. Tuy nhiên, thực tế trong công tác tham mưu, khi ban hành văn bản không phải loại văn bản nào cũng được Thủ trưởng đơn vị trực tiếp ký, mà có thể thực hiện ký thừa lệnh và ký thừa ủy quyền từ cấp phó của đơn vị.
Ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong đó có quy định về thẩm quyền ký văn bản.
Ngày 05/3/2020 Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, quy định cụ thể hơn về thẩm quyền ký ban hành văn bản cũng như cách trình bày chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, cụ thể như sau:
1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản:
Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định một nguyên tắc chung là ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Bên cạnh đó Nghị định cũng quy định thêm những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản như sau:
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Như vậy, so với khoản 4, Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư [hết hiệu lực từ ngày 05/3/2020], Nghị định mới đã sửa đổi quy định “giao quyền ký thừa lệnh cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc trưởng một số đơn vị” thành “giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản”.
2. Trách nhiệm khi ký văn bản:
Khoản 5, Điều 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm khi ký văn bản như sau: người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
3. Cách ghi quyền hạn, chức vụ, chức danh và họ tên của người ký:
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm [nếu có] và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
4. Hình thức chữ ký: Đối với chữ trên văn bản giấy: khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký văn bản. Đối với chữ ký trên văn bản điện tử: người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí, hình ảnh chữ ký số theo Quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics [.png] nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
5. Quy định về chữ ký nháy văn bản:
Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt là chữ ký mà người ký không ký đầy đủ chữ ký của mình như ký thông thường mà chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy. Chữ ký nháy thường nằm ở cuối nội dung văn bản [sau dấu ./.] hoặc ở vị trí cuối cùng của “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Đối với chữ ký nháy nằm ở cuối nội dung văn bản [sau dấu ./.], đây là chữ ký của người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản nhằm xác định đã kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký chính thức ban hành văn bản.
Đối với chữ ký nháy nằm ở vị trí cuối cùng của “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản, đây là chữ ký của Chánh văn phòng ký xác nhận đã kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức.
6. Quy định của pháp luật đối với hành vi giả mạo chữ ký:
Hành vi giả mạo chữ ký của người khác là trái quy định của pháp luật và tùy vào hậu quả xảy ra có thể bị xử lý vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực cụ thể. Nếu đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy vào động cơ, mục đích phạm tội. Dưới đây là những hậu quả pháp lý mà người giả mạo chữ ký phải gánh chịu:
[Ảnh minh họa: sưu tầm từ internet]
- Xử phạt vi phạm hành chính: người thực hiện hành vi vi phạm pháp luật giả mạo chữ ký người khác có thể bị xử lý hành chính, bao gồm hình phạt chính là phạt tiền [mức xử phạt tiền phụ thuộc vào từng lĩnh vực mà người đó giả mạo chữ ký] và các hình phạt bổ sung, các biện pháp khắc phục hậu quả [nếu có].
+ Trong lĩnh vực về quyền tác giả: tại khoản 1, Điều 19 của Nghị định số 131/2013/NĐ-CP ngày 16/10/2013 của Chính phủ quy định phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo chữ ký của tác giả trên tác phẩm đồng thời buộc tiêu hủy tang vật phi phạm.
+ Trong lĩnh vực tư pháp: điểm a, khoản 3, Điều 45 của Nghị định 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối hành vi giả chữ ký của người có quyền yêu cầu đăng ký trong đơn yêu cầu đăng ký hoặc văn bản thông báo đối với đăng ký giao dịch bảo đảm đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là hủy bỏ giấy tờ giả.
+ Điều 24 của Nghị định 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực.
+ Đặc biệt, trong Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán như sau: phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với việc chứng từ chi tiền không ký theo từng liên; phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000đ đối với các hành vi: ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký, ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm , chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký, chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000đ đối với hành vi chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán đồng thời buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo; phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi lập sổ kế toán thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy; phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi lập báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đối với việc tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu [nếu có] của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định; phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi báo cáo kết quả kiểm kê tài sản không có đầy đủ chữ ký theo quy định.
+ Trong lĩnh vực kiểm toán: Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kiểm toán viên ký báo cáo kiểm toán không đúng thẩm quyền theo quy định, ký báo cáo kiểm toán trước ngày ký báo cáo tài chính được kiểm toán; phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi kiểm toán viên ký báo cáo kiểm toán khi không phải là kiểm toán viên hành nghề, ký báo cáo kiểm toán quá ba năm liên tục cho một đơn vị được kiểm toán; phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với doanh nghiệp kiểm toán lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định; phạt cảnh cáo đối với hành vi doanh nghiệp kiểm toán thực hiện bản báo cáo minh bạch khi công bố không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được ủy quyền.
[Ảnh minh họa: sưu tầm từ internet]
- Truy cứu trách nhiệm hình sự: hành vi giả mạo chữ ký khi được đánh giá là gây nguy hiểm cho xã hội và đủ yếu tố cấu thành tội phạm thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự đối với các tội danh tương ứng sau đây:
Điểm c, khoản 1, Điều 359 Bộ luật Hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017 quy định người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện hành vi giả mạo chữ ký của người có chức vụ, quyền hạn thì bị phạt tù từ 01 năm đến 05 năm. Người phạm tội còn bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm, có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.
Như vậy, mọi người nên có ý thức cảnh giác khi được người khác nhờ ký hộ giấy tờ, không nên giả mạo chữ ký bởi hành vi này là vi phạm pháp luật.