10. CẤU TRÚC HỒ SƠ KỸ THUẬT
1. Hiểu khái niệm “thiết bị”

 Trong tài liệu này, thuật  ngữ “thiết bị” đề cập tới một tổng thể kỹ thuật  có một chức năng nào đó và thường có kết cấu phức tạp, tức là được thiết kế và sản xuất để thực hiện một nhiệm vụ (một hoạt động hoặc chức năng) xác định. Ví dụ: một thiết bị nghiền, một máy ép, một thiết bị sơn hoặc lò xử lý bề mặt, bơm, cầu trục, v.v...

 2. Hiểu khái niệm “hồ sơ kỹ thuật” và “hồ sơ thiết bị”

 Khái niệm “hồ sơ thiết bị” hoặc “hồ sơ kỹ thuật” của thiết bị đôi khi chứa đựng nhiều thực tế khác nhau tuỳ theo tác giả. Trong quan điểm của chúng tôi, “hồ sơ kỹ thuật” thường  coi như một hồ sơ “trước sử dụng” (nghĩa là trước khi thời gian sử dụng của thiết bị bắt đầu).
Vì thế, đối với chúng tôi “hồ sơ thiết bị” là hồ sơ “quá trình sử dụng”. Hồ sơ này sẽ do bộ phận bảo dưỡng sử dụng. Trong đó sẽ có bao gồm hồ sơ “trước sử dụng” để từ đó thêm dần các văn bản do quá trình sử dụng thiết bị tạo ra.

 I. NGUỒN  GỐC VÀ MỤC TIÊU CỦA “HỒ SƠ THIẾT BỊ”

 Hồ sơ thiết bị sẽ được xây dựng theo thời gian.

 1. Hồ sơ “trước sử dụng”
Hồ sơ này do nhà sản xuất thiết bị cung cấp và thuộc về trách nhiệm của đơn vị này. Hồ sơ phải có đủ các thông tin hữu ích về sử dụng và bảo dưỡng đúng cách đối với thiết bị. Các dữ liệu được rút ra từ các giai đoạn liên quan thiết kế và sản xuất ra thiết bị.

 2. Hồ sơ “quá trình sử dụng”
Hồ sơ này sẽ hình thành bởi người sử dụng có sự phối hợp một phần với nhà sản xuất về các vấn đề liên quan tới khâu trước sử dụng. Hồ sơ phải có toàn bộ các thông  tin hữu ích được thu thập từ thời điểm mua, lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng thiết bị. Vì thế các dữ liệu phải được xuất phát từ các giai đoạn liên quan tới việc mua, lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng. Phần “quá trình sử dụng” trong hồ sơ thiết bị thuộc trách nhiệm của duy nhất người sử dụng. Hình 2.18 dưới đây sẽ tóm tắt các nguồn thông tin của hồ sơ thiết bị.