Thông tin tham chiếu về địa chỉ email là gì năm 2024

Email là nền tảng liên lạc điện tử cực kỳ phổ biến nhờ vào tính tiện lợi, nhanh chóng,… góp phần lớn cho việc liên lạc của nhiều người trên toàn thế giới. Chắc chắn bạn đã từng ít nhất một lần nghe thấy người khác hỏi bạn về địa chỉ email. Nếu bạn chưa biết địa chỉ email là gì, cách tìm kiếm và tạo địa chỉ này ra sao,… Hãy cùng Vietnix tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Email là gì?

Email hay E-mail là từ viết tắt của cụm từ Electronic Mail và được dịch sang tiếng Việt là hòm tư điện tử. Email giúp gửi và nhận thư qua mạng máy tính. Nhờ vậy mà chúng ta không cần phải ra bưu điện để gửi và chờ thư lâu như trước nữa. Chỉ cần internet ổn định, thư gửi qua email sẽ đến được với người nhận ở bất cứ đâu và bất cứ thời điểm nào.

Email là gì?

Địa chỉ Email là gì? Ý nghĩa và lợi ích khi dùng địa chỉ email

Địa chỉ email đơn giản là địa chỉ của thư điện tử có dạng giống như tên riêng. Mỗi cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay nhà dân cũng đều có địa chỉ cụ thể, địa chỉ email cũng vậy. Tuy nhiên khác với số nhà, bạn có thể túy ý chọn địa chỉ email cho mình (tất nhiên là không trùng lặp với một địa chỉ email khác).

Ví dụ: [email protected], [email protected],…

Địa chỉ email – tấm danh thiếp điện tử của nhiều cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp.

Có khá nhiều người băn khoăn về ý nghĩa của địa chỉ email, bởi trên thị trường hiện nay có khá nhiều địa chỉ thư điện tử được sử dụng vô cùng đa dạng. Để phân loại thì người ta thường dựa vào cấu trúc của email đi từ phải sang trái. Cụ thể như sau:

• .com thường được doanh nghiệp sử dụng.
• .org thường được tổ chức phi lợi nhuận sử dụng.
• .edu thường được tổ chức giáo dục sử dụng.
• .net thường được nhà cung cấp mạng sử dụng.
• .gov thường được cơ quan chính phủ sử dụng.

Tính từ phải sang trái, thành phần meta được sử dụng trong địa chỉ email thường là tên cụ thể của cá nhân, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp,… Có thể là google.com, download.com hoặc gamevui.vn. Việc kết hợp tên công ty + tên miền quả thực có tính liên kết – kết nối cực kỳ chặt chẽ.

Địa chỉ email là địa chỉ chuyên giúp người dùng nhận được những tấm thư điện tử, giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ thì địa chỉ email cũng có ý nghĩa tương tự như vậy. Chỉ khác một điều là việc cài đặt, thiết lập địa chỉ email sẽ thoải mái và tiện lợi hơn. Thay vì gò bó giống như địa chỉ nhà thông thường. Thông qua địa chỉ email những người khác, doanh nghiệp và đơn vị có thể gửi thư, dữ liệu, thư mục,… điện tử cho bạn được nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.

Địa chỉ email sở nhiều ý nghĩa và lợi ích vượt trội trong suốt quá trình sử dụng.

Bên cạnh đó, việc sử dụng địa chỉ email còn giúp người dùng kết nối hoặc đăng ký nhiều tài khoản cao cấp tại các ứng dụng, website như: Amazon, Facebook,… Đồng thời còn đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao khi sử dụng một cách tối ưu. Hầu hết địa chỉ email còn giúp người dùng ứng dụng những công cụ tiện ích như: File, nhóm, lọc email,… để quá trình quản lý được nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Địa chỉ email cũng nhận được đánh giá vượt trội từ người dùng bởi tính bảo mật riêng tư đa tầng, hạn chế tối đa tình trạng hack, dính virus, malware,… Hơn nữa còn giúp người dùng gửi thư điện tử, thông tin quan trọng cùng một lúc cho nhiều người cực kỳ nhanh chóng mà không hề mất bất cứ chi phí nào cả.

Cấu trúc của một địa chỉ Email

Để hiểu rõ hơn, bạn hãy nắm chính xác thông tin về cấu trúc của địa chỉ Email nhằm sử dụng thật hiệu quả. Đồng thời còn giúp ích cho quá trình tạo ra địa chỉ Email miễn phí của mình được tiện lợi hơn.

Địa chỉ email có 3 phần chính là tên định dạng, tên email và tên miền.

Cụ thể một địa chỉ email thường tích hợp tổng cộng 3 phần, bao gồm:

• Tên hiển thị (Display name): Đây là mục giúp người đọc có thể xác định được ai là người gửi email.
• Tên email (Username): Tên xác định hộp thư của địa chỉ email, người dùng có thể tự tạo ra dựa trên sở thích của mình nhưng không được trùng khớp với địa chỉ email khác.
• Tên miền (Domain): Đây là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử, được bắt đầu bằng dấu @.

Hướng dẫn đăng ký Email bằng tài khoản Gmail

Tạo Email trên điện thoại

Bước 1: Vào ứng dụng Gmail, chọn biểu tượng Avatar, tại đây bấm chọn “Thêm tài khoản khác”

Bước 1 Vào ứng dụng Gmail chọn Thêm tài khoản khác

Bước 2: Chọn “Tạo tài khoản”, chọn “Tiếp theo”, chọn “Dành cho mục đích cá nhân” và nhấn “Tiếp theo” nếu muốn tạo Email cá nhân.

Bước 2 Chọn Tạo tài khoản

Bước 3: Nhập “Họ” và “Tên”, chọn “Tiếp theo”.

Bước 4: Nhập “Ngày”, “Tháng”, “Năm” và “Giới tính” sau đó chọn “Tiếp theo”.

Bước 3 – 4 Nhập thông tin

Bước 5: Chọn địa chỉ Gmail của bạn. Có thể chọn những địa chỉ được đề xuất, hoặc chọn “Tạo một địa chỉ Gmail” để tạo theo ý mình. Sau đó chọn “Tiếp theo”.

Bước 5 Chọn địa chỉ Gmail

Bước 6: Tạo mật khẩu cho tài khoản và chọn “Tiếp theo”.

Bước 6 Tạo mật khẩu

Bước 7: Nhập số điện thoại và chọn “Tôi đồng ý”.

Bước 7 Nhập số điện thoại

Bước 8: Bạn có thể đọc qua về quyền riêng tư và các điều khoản, nếu đồng ý thì chọn “Tôi đồng ý” để hoàn thành quá trình tạo tài khoản.

Bước 8 Hoàn thành

Tạo Email trên máy tính

Bước 1: Tạo tài khoản theo đường link này.

Bước 2: Nhập “Họ” và “Tên”, sau đó chọn “Tiếp theo”.

Bước 2 Nhập “Họ” và “Tên”

Bước 3: Nhập các thông tin cơ bản, sau đó chọn “Tiếp theo”

Email là gì? Cách tạo địa chỉ Email miễn phí 61

Bước 4: Tạo địa chỉ Email rồi chọn “Tiếp theo”.

Email là gì? Cách tạo địa chỉ Email miễn phí 62

Bước 5: Tạo mật khẩu cho tài khoản, chọn “Tiếp theo”.

Bước 6: nhập số điện thoại để nhận mã xác minh. Sau đó chọn “Tiếp theo”.

Bước 6: Nhập số điện thoại để nhận mã xác minh

Bước 7: Nhập mã được gửi qua số điện thoại. Chọn “Tiếp theo”.

Bước 7 Nhập mã xác minh

Bước 8: Bạn có thể thêm một địa chỉ Email khác để khôi phục tài khoản này khi tài khoản có hoạt động bất thường. Hoặc bạn cũng có thể chọn qua. Nếu sau này bạn muốn thêm vào thì có thể vào phần cài đặt để thêm.

Email là gì? Cách tạo địa chỉ Email miễn phí 63

Bước 9: Thêm số điện thoại cho tài khoản, hoặc bạn có thể chọn bỏ qua

Email là gì? Cách tạo địa chỉ Email miễn phí 64

Bước 10: Xem lại thông tin tài khoản, nếu đã đúng hết chọn “Tiếp theo”.

Email là gì? Cách tạo địa chỉ Email miễn phí 65

Bước 11: Bạn xem qua các quyền riêng tư và điều khoản, nếu đồng ý chọn “Tôi đồng ý” để hoàn thành việc tạo tài khoản.

Bước 11 Xem qua các quyền riêng tư và điều khoản

Hướng dẫn cách đăng nhập Email

Đăng nhập Email trên điện thoại

Bước 1: Vào ứng dụng Gmail, chọn biểu tượng Avatar.

Bước 2: Chọn “Thêm tài khoản khác”.

Bước 3: Nhập Email, mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.

Đăng nhập Email trên máy tính

Bước 1: Đăng nhập vào Email theo đường link

Bước 2: Nhập địa chỉ Email hoặc số điện thoại bạn đã đăng ký và chọn “Tiếp theo”

Email là gì? Cách tạo địa chỉ Email miễn phí 66

Bước 3: Nhập mật khẩu của tài khoản và chọn “Tiếp theo”.

Bước 3 Nhập mật khẩu của tài khoản

Cách để có một địa chỉ email uy tín

Ai cũng muốn tạo ra một địa chỉ email uy tín để phục vụ, hỗ trợ cho công việc thường ngày của mình tốt hơn. Bởi lẽ có khá nhiều doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức,… dựa theo địa chỉ email để xác định tính uy tín, chuyên nghiệp của người dùng trước khi hợp tác – làm việc.

Có khá nhiều tips để tạo ra một địa chỉ email uy tín, chuyên nghiệp.

Do đó, bạn hãy áp dụng những tips như sau để tạo ra một địa chỉ email đầy uy tín nhé:

Sử dụng tên miền riêng

Đăng ký Email Doanh Nghiệp sử dụng tên miền riêng cho email sẽ giúp bạn tạo ra một địa chỉ thư điện tử khi sử dụng, giao lưu, trao đổi thông tin đối với nhiều tổ chức, doanh nghiệp và công ty mà mình hợp tác. Ví dụ một cách dễ hiểu, đó chính là: [email protected] thay vì @gmail.com.

Hạn chế nickname và số

Ngoài tên miền, bạn cũng nên tránh sử dụng những nickname và số thứ tự trong địa chỉ email của mình. Bởi lẽ việc dùng tên thật một cách đơn giản sẽ khiến địa chỉ cá nhân thư điện trông gọn gàng hơn hẳn. Đồng thời khi đối tác tìm kiếm email của bạn để trả lời cũng trở nên thật tiện lợi và nhanh chóng.

Tạo địa chỉ đặc biệt

Việc tạo địa chỉ đặc biệt cũng giúp ích không nhỏ cho việc tìm ra lời giải đáp chính xác đối với những băn khoăn như: Tìm địa chỉ email là gì, nhập địa chỉ email là gì,… Tốt nhất hãy sử dụng một địa chỉ email đặc biệt để khách hàng, đối tác có thể liên hệ với bạn thông qua website chính. Nhờ đó việc check thư điện tử của công ty cũng từ đó mà linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Những nội dung chính có trong email

Một email thông thường thường sẽ bao gồm các nội dung sau:

1. To (Đến): Đây là nơi bạn nhập địa chỉ email của người nhận thư.
2. From (Từ): Phần này chứa địa chỉ email của người gửi.
3. Subject (Chủ đề): Thường chứa một vài từ mô tả ngắn gọn về nội dung chính của thư (có thể để trống).
4. CC (Carbon Copy): Cho phép bạn gửi bản sao thư cho một số người mà không phải là người nhận chính (không bắt buộc). Tất cả các người nhận đều có thể thấy địa chỉ email của nhau.
5. BCC (Blind Carbon Copy): Tương tự như CC, nhưng người nhận ở phần này được giữ hoàn toàn bí mật (không bắt buộc).
6. Nội dung thư: Đây là nơi bạn nhập nội dung chính muốn truyền đạt. Một số người cũng thêm chữ ký ở cuối thư, trong khi một số khác thì không.

Một số nhà cung cấp địa chỉ Email uy tín

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp địa chỉ Email uy tín được người dùng đánh giá cao trong quá trình tạo một địa chỉ thư điện tử cho mình hoặc tổ chức, đơn vị, công ty, doanh nghiệp. Cụ thể gồm có: Gmail, Outlook.com, iCloud mail, Yahoo! Mail và AOL Mail. Do đó, khi muốn tạo ra một địa chỉ email uy tín, bạn hãy truy cập vào 1 trong 5 nhà cung cấp trên là được. Đảm bảo bạn sẽ cảm thấy hài lòng trong quá trình sử dụng, làm việc thông qua những nhà cung cấp này!

Ưu – nhược điểm riêng biệt của địa chỉ email

Nhằm giúp bạn đọc có cái nhìn thực sự khách quan trước khi tạo ra một địa chỉ email dành cho riêng mình để sử dụng. Chúng tôi đã xét trên nhiều khía cạnh và tổng hợp ra những ưu – nhược điểm của email như sau:

Địa chỉ email tồn tại khá nhiều ưu – nhược điểm riêng biệt.

Ưu điểm

Quả thực địa chỉ email đã tạo ra một bước ngoặt vượt trội trong lĩnh vực thông tin liên lạc trên toàn thế giới. Nhờ vào hàng loạt ưu điểm nổi bật trong quá trình sử dụng. Cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian: Một lá thư viết tay khi gửi đi thường mất khá nhiều thời gian mới chuyển đến tay người nhận (tuỳ vào khoảng cách địa lý). Thế nhưng với địa chỉ email thì chỉ vài giây hoặc vài phút là quá trình trao đổi thông tin đã thành công rồi.
• Tiết kiệm chi phí: Thông qua địa chỉ email việc trao đổi thông tin, gửi dữ liệu đã giảm thiểu chi phí sử dụng xuống mức tối đa. Hầu hết là không mất bất cứ chi phí gì hết.
• Gửi được nhiều dạng thông tin: Khác với thư tay, địa chỉ email giúp người dùng gửi đi nhiều thông tin hữu ích đa dạng dành cho đối tác như hình ảnh, âm thanh, video,…
• Tính bảo mật cao: Trên hết, mỗi một địa chỉ email đều sở hữu một mật khẩu cá nhân riêng biệt do đó bạn có thể hoàn toàn an tâm về tính bảo mật vượt trội khi sử dụng.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, địa chỉ email vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định. Chính vì thế, bạn hãy nắm rõ để quá trình sử dụng được mượt mà – trơn tru và an toàn hơn nhé:

• Chứa virus: Có khá nhiều thư điện tử chứa virus được gửi vào email, người dùng cần thực sự cẩn trọng mỗi khi xem email từ những người lạ mặt, không quen biết,… để tránh virus.
• Nhiều quảng cáo: Đây là vấn nạn vẫn khá khó sửa chữa khi nói về email, việc hộp thư nhận được nhiều tin nhắn spam, quảng cáo dày đặc,… che mất những thư điện tử công việc quan trọng.
• Gây hiểu lầm: Khi sử dụng email để trao đổi thông tin, bạn hãy chú ý sử dụng câu từ thật chỉn chu để tránh xảy ra hiểu lầm. Bởi lẽ email không thể phát ra lời nói hoặc bộc lộ cảm xúc do đó dễ xảy ra việc hiểu sai không đáng có.
• Giới hạn lưu trữ: Đa phần những địa chỉ email đều có giới hạn dung lượng lưu trữ nhất định, do đó khi bảo quản thư quan trọng bạn vẫn phải xoá bớt đi nếu hộp thư đầy ắp.

Để giải quyết được các nhược điểm của email bạn có thể tạo email tên miền riêng với Hotmail để giải quyết các nhược điểm trên.

Một số thuật ngữ phổ biến trong email

CC và BBC

CC (Carbon Copy) trong Email cho phép gửi bản sao email đến người nhận, đồng thời họ cũng có thể nhìn thấy các địa chỉ Email nhận khác.

BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC, nhưng tất cả các địa chỉ Email nhận khác sẽ được ẩn đi.

Resend Email

Là việc gửi lại một Email trong trường hợp đường truyền Internet gặp sự cố hoặc bị gián đoạn.

Subject

Subject là chủ đề của Email, thường là một dòng tóm tắt ngắn gọn về nội dung bên trong thư.

Spam mail

Spam mail thường là thư điện tử quảng cáo, chủ yếu xoay quanh các chương trình tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thông tin lừa đảo, phần mềm độc hại, hoặc các liên kết độc hại.

Push Email

Push Email là phương pháp nhận thư tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình.

Mail server

Mail Server là một hệ thống máy chủ được cấu hình để gửi và nhận thư trên Internet. Đó là trung tâm dữ liệu giống như bưu cục, lưu trữ và truy xuất thông tin trước khi thư đến hộp thư email của người nhận.

Là phương pháp nhận thư tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình.

FYI (For Your Information)

FYI là thông điệp xuất hiện khi chuyển tiếp Email, cung cấp thông tin cần thiết cho người nhận.

Fwd

Viết tắt của Forward, xuất hiện khi chuyển tiếp Email đến người nhận thứ ba.

Btw

Viết tắt của By the way, thường được sử dụng để thêm thông tin vào cuối thư.

Re

Re là từ viết tắt của “reply,” có nghĩa là hồi âm khi trả lời một email đã được gửi trước đó

Snoozed

Nghĩa là đã tạm ẩn, tính năng này giúp người dùng không muốn thấy Email trong Hộp thư đến nhưng cũng không muốn xoá đi.

Scheduled

Scheduled là mục chứa các Email đã được lên lịch sẵn, sẽ được gửi đi vào một thời điểm nhất định, giúp tránh quên hoặc gửi thư sai thời điểm.

Địa chỉ email dùng một lần là gì?

Chắc hẳn bạn đã từng ít nhất một lần nghe thấy người khác thắc mắc địa chỉ email dùng một lần là gì rồi. Thực tế đây là cách thức sử dụng tương đối phổ biến trên mạng xã hội, internet hiện nay nhằm giúp người dùng có thể giao tiếp thuận lợi với nhiều người mà bạn muốn liên hệ.

Email dùng một lần là dịch vụ cho phép người dùng có thể nhận email ở địa chỉ tạm thời rồi tự xóa sau một thời gian nhất định trôi qua. Loại email này được gọi khá nhiều với cái tên: 10minutemail, tempmail, throwaway email,…

Địa chỉ email dùng một lần sẽ tự xóa sau một thời gian nhất định.

Thông qua email dùng một lần, bạn sẽ tránh được những loại thư rác một cách tối ưu. Đồng thời còn đảm bảo được tính an toàn cho thiết bị điện tử của mình. Ngoài ra còn hạn chế tối ưu tình trạng hack thông tin cá nhân thông qua email bởi lỗ hổng bảo mật.

Xem thêm một số bài viết liên quan có thể bạn quan tâm:

Các loại email phổ biến hiện nay

Email cá nhân

Là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, có đuôi email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ như @yahoo.vn, @gmail.com,… Trong lĩnh vực kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để thực hiện công việc, dữ liệu và thông tin của công ty sẽ nằm trong email này, và công ty sẽ không có khả năng quản lý. Đặc biệt, khi nhân viên nghỉ việc, có thể dẫn đến việc mất mát thông tin và các dữ liệu này.

Email doanh nghiệp

Là tài khoản có đuôi email liên quan đến tên miền của doanh nghiệp. Công ty cung cấp email này cho mỗi nhân viên để sử dụng trong các giao tiếp công việc, như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu nhân viên nghỉ việc, công ty có khả năng thu hồi email và đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin vẫn được lưu trữ an toàn.

Email Marketing

Là một công cụ trong lĩnh vực tiếp thị, được sử dụng để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ qua email. Phương tiện này rất hiệu quả trong các chiến dịch quảng bá, chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng có cơ hội tiếp cận gần hơn với thương hiệu.

Một số dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay

Gmail

Gmail là dịch vụ thư điện tử miễn phí do Google cung cấp, đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin của cả cá nhân và doanh nghiệp. Gmail không chỉ sở hữu nhiều tính năng hữu ích như đính kèm tệp đa phương tiện, xác minh 2 bước, và khả năng hoàn tác khi gửi thư, mà còn tích hợp một loạt công cụ tiện ích như Google Calendar, Google Keep, Google Task, mang lại trải nghiệm toàn diện cho người dùng.

Xem thêm: Cách tạo tài khoản gmail nhanh chóng, đơn giản

Outlook

Outlook là phiên bản Email được Microsoft cung cấp, đem đến nhiều tính năng và tiện ích như khả năng phục hồi thư, xác thực 2 yếu tố. Hiện nay, Outlook có một lượng người dùng đông đảo trên toàn cầu.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng Outlook

Yahoo Mail

Yahoo Mail có giao diện thân thiện, khả năng gửi thư với dung lượng lớn, là dịch vụ Email miễn phí phổ biến trên toàn thế giới. Người dùng cũng đánh giá cao tính năng bộ lọc thư rác của nó.

iCloud Mail

iCloud Mail là dịch vụ Email miễn phí do Apple cung cấp. Ngoài các tính năng cơ bản như gửi thư, lọc thư rác, và đính kèm tệp, iCloud Mail còn cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây với mức độ bảo mật cao.

Email trả phí khác gì email miễn phí?

Các yếu tố so sánhEmail trả phíEmail miễn phí⭐Chi phíCó phí (tùy vào gói đăng ký)Miễn phí⭐Đối tượng sử dụngDoanh nghiệpCá nhân⭐Tên miềnTên miền riêngMặc định⭐Tốc độ gửiNhanhChậm⭐Số lượng Email/ngàyNhiều hơn phiên bản miễn phí hoặc không giới hạnGiới hạn⭐Khả năng bảo mậtCaoThấp⭐Dung lượng tệp đính kèmCao hơnThấp hơn⭐Quảng cáo và spamKhôngCó⭐Hỗ trợ 24/7Có Không

Mẹo sử dụng email hiệu quả

Kiểm tra lại Email trước khi gửi

Trước khi bấm nút gửi, hãy kiểm tra cẩn thận các thông tin quan trọng như địa chỉ người nhận, nội dung thư, chính tả, và tệp đính kèm. Điều này giúp tạo sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tích cực.

Sắp xếp Email theo tag và màu sắc

Sắp xếp Email giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng thất lạc. Thêm các tag và sắp xếp theo màu sắc cho từng nội dung và mục đích của Email.

Không nhấn vào các đường link lạ

Khi nhận Email từ người không quen, đặc biệt chứa các đường link lạ, hãy cảnh báo và tránh nhấn vào. Điều này giúp ngăn chặn các rủi ro liên quan đến virus hoặc lừa đảo.

Thường xuyên dọn dẹp mail rác

Dọn dẹp thư rác giúp giải phóng không gian lưu trữ và giữ cho hòm thư trông gọn gàng, chuyên nghiệp.

Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox

Kiểm tra thường xuyên mục thư rác để đảm bảo không bỏ lỡ những thư quan trọng bị tự động chuyển vào đó.

Cách viết một Email chuyên nghiệp

Sau đây là 5 bước để tạo ra một email chuẩn và chuyên nghiệp:

Cách viết một Email chuyên nghiệp

1. Đặt tiêu đề cho Email

Phần tiêu đề là cực kỳ quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy sử dụng từ ngữ chính xác và bắt mắt. Tránh để trống phần tiêu đề và lưu ý sử dụng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh lỗi font chữ.

2. Gửi lời chào và nêu lý do viết Email

Lời chào mở đầu phụ thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận. Sử dụng các biểu thức như “Chào bạn,” hoặc “Hi Ana,” tùy thuộc vào mối quan hệ. Đối với trường hợp lịch sự, hãy sử dụng “Kính gửi” kèm theo danh xưng. Nêu rõ lý do bạn viết email để người nhận hiểu ngay từ đầu.

3. Viết nội dung Email

Tùy thuộc vào mục đích của email, hãy trình bày nội dung một cách rõ ràng và cụ thể. Sử dụng cấu trúc 3 phần: mở đầu, thân thư, và kết thúc. Mở đầu nên tóm gọn vấn đề, thân thư trình bày chi tiết, và kết thúc nên đề cập đến yêu cầu hoặc đề nghị phản hồi từ người nhận.

4. Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm

Nếu có tệp đính kèm, đặt chúng ở cuối email và đảm bảo đặt tên file sao cho dễ hiểu và tương ứng với tiêu đề của email. Điều này giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm và xem nội dung.

5. Tạo chữ ký Email

Chữ ký email thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký với thông tin như lời cảm ơn, họ và tên đầy đủ, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email, và các phương thức liên hệ khác như: Facebook, Zalo, Skype…

Những lưu ý giúp tạo một Email chuyên nghiệp

Đặt tên địa chỉ Email: Người dùng nên sử dụng tên thật khi đặt địa chỉ Email. Đối với Email doanh nghiệp, việc sử dụng tên miền riêng là quan trọng.

Đặt tiêu đề Email: Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng, súc tích, và tránh để trống phần này. Việc hạn chế viết tắt (ngoại trừ các thuật ngữ chuyên ngành) và sử dụng chữ hoa, đặt dấu câu đúng chỗ là quan trọng.

Thống nhất ngôn ngữ: Sử dụng một ngôn ngữ xuyên suốt nội dung Email để đảm bảo sự thống nhất, trừ khi có các trường hợp đặc biệt.Lời chào lịch sự: Mỗi Email gửi đi đều nên kèm theo lời chào lịch sự và tôn trọng.

Câu hỏi thường gặp

Viết email là gì?

Viết email liên quan đến việc soạn, gửi, lưu trữ và nhận thông điệp qua một hệ thống liên lạc điện tử. Viết email được ưa thích hơn các hình thức liên lạc khác vì nó rẻ hơn và nhanh hơn.

Một email tốt là như thế nào?

Email tốt sẽ bao gồm họ và tên của bạn. Email phải ngắn gọn, dễ nhớ. Ngoài ra, không được chứa số ngẫu nhiên và ký tự đặc biệt (trừ dấu chấm, gạch dưới và gạch nối).

Lời kết

Trên đây là những thông tin liên quan tới địa chỉ email là gì, thư điện tử là gì. Hy vọng sau khi tham khảo xong bạn sẽ có cái nhìn chính xác hơn khi sử dụng. Đồng thời chúng tôi còn bật mí đến bạn cách để tạo ra một địa chỉ email uy tín từ A-Z, chúc bạn sẽ áp dụng thành công!