Các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng hóa đơn giấy lẫn hóa đơn điện tử, có những nơi sử dụng song song hai loại hóa đơn. Tuy nhiên, sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lý, đúng với quy định của pháp luật? Sau đây, HDDT Vi Na sẽ liệt kê bốn lưu ý quan trọng kế toán cần biết khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho mọi người cùng tham khảo.

1. Một đơn hàng, dịch vụ không có 2 hình thức xuất hóa đơn trở lên

Đây là điều đầu tiên và cũng rất quan trọng. Để dễ dàng lưu trữ, đánh giá và truy xuất các kết quả thuế của doanh nghiệp, các doanh nghiệp không được sử dụng 2 hình thức hóa đơn trong một đơn hàng, một loại hàng hóa, một loại dịch vụ. Cụ thể là với mỗi đơn hàng, dịch vụ khi đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, đặt in và ngược lại. Đăng ký sử dụng loại hóa đơn nào thì chỉ sử dụng loại hóa đơn đó, muốn thay đổi thì phải thông báo đến Cơ quan Thuế của Nhà nước.

2. Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với đơn hàng, dịch vụ khác nhau

Trong các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh sẽ bao gồm nhiều loại mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Tổ chức, doanh nghiệp đó có thể đăng ký sử dụng loại hóa đơn cho từng loại mặt hàng, dịch vụ. Nghĩa là, với mặt hàng A có thể sử dụng hóa đơn điện tử, dịch vụ B sử dụng hóa đơn giấy đặt in, tự tin.

Lưu ý khi sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

3. Sử dụng song song 2 loại hóa đơn nhưng phải đảm bảo về mặt thời gian cho phép của Nhà nước

Nhà nước hiểu rõ việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in sang hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp phải cần thời gian để thu xếp, nâng cấp hạ tầng, nhân viên. Vì thế, trong nghị định 119/2018/NĐ-CP đã nêu rõ, thời hạn sử dụng 2 năm (từ 01/11/2018 đến ngày 01/11/2020) để các doanh nghiệp có thêm thời gian chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực để áp dụng hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp các cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018, thì vẫn được phép tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/10/2020. Với điều kiện phải tuân thủ các quy định, thủ tục về hóa đơn trong Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

Trong khoảng thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp được yêu cầu chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử đã có mã nhưng chưa đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng và muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo các hình thức đặt in, tự in, thì cần phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

4. Đừng quên nhanh chóng chuyển đổi toàn bộ hình thức hóa đơn thành hóa đơn điện tử

Mặc dù Chính phủ cho phép sử dụng 2 hình thức hóa đơn, nhưng các doanh nghiệp cũng cần phải sắp xếp, triển khai cơ sở hạ tầng nhanh chóng để có thể chuyển sang hóa đơn điện tử 100%. Chắc chắn lúc ban đầu sẽ tốn kém vì chi phí nhưng những lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại về sau sẽ rất thiết thực cho công tác kinh doanh của doanh nghiệp và thuế vụ với Nhà nước.

5. Tổng kết

Khi sử dụng song song đồng thời 2 hình thức hóa đơn điện tử và giấy (tự in, đặt in) thì sẽ có những trường hợp khó giải quyết. Vì vậy, để đảm bảo quá trình buôn bán, giao dịch hàng hóa, kê khai thuế với Nhà nước trở nên nhanh chóng và thuận lợi, các doanh nghiệp cần nắm vững các quy định, thời gian sử dụng của 2 loại hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Xin chào mọi người, Đơn vị tôi đang sử dụng song hành cả hai loại hóa đơn (HĐĐT & HĐ giấy) nhưng khi hạch toán trên Misa SME 2019 không được vì có thông báo trùng số hóa đơn, xim mọi người giúp đỡ, cảm ơn nhiều

• 2

Chào bạn! Mình chỉ có thể sử dụng 1 trong 2 loại trong 1 lúc thôi nhé. 1/ Nếu dùng hóa đơn giấy thì mình vào Hệ thống/tùy chọn/mục số 2. Tùy chọn chung/Không tick vào nút: Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu đang có tick thì bỏ tick)/ Áp dụng/Đồng ý. ->Sẽ dùng được hóa đơn giấy. 2/ Nếu dùng hóa đơn điện tử thì mình vào Hệ thống/tùy chọn/mục số 2. Tùy chọn chung/Tick vào ô Sủ dụng phần mềm để quản lý phát hành hoá đơn và tick vào nút: Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử/Áp dụng/Đồng ý. -> Sẽ dùng được hóa đơn điện tử. Trân trọng!

• 3

Thưa Qúy khách hàng Hiện tại trên cùng 1 dữ liệu vẫn dùng song song vừa hóa đơn giấy và hđ điện tử, nhưng không phải dùng đồng thời, như hướng dẫn ở trên thì khi nào cần sử dụng HĐ ĐT thì vào hệ thống tích chọn, khi nào muốn dùng hóa đơn giấy thì vào bỏ tích chọn lại trên hệ thống Trân trọng!

• 4

Cám ơn Hải Yến và Vũ Tâm, có một vấn đề nữa cũng liên quan đến Hóa đơn điện tử cần mọi người tư vấn giúp. Đó là mình cài Misa MSE 2019 cho cả PC và Lap, khi xách Lap vào Quảng Bình xuất hóa đơn thì làm cách nào PC ở nhà có được dữ liệu để hạch toán

Hiền Vương - MISA

Guest

• 5

Cám ơn Hải Yến và Vũ Tâm, có một vấn đề nữa cũng liên quan đến Hóa đơn điện tử cần mọi người tư vấn giúp. Đó là mình cài Misa MSE 2019 cho cả PC và Lap, khi xách Lap vào Quảng Bình xuất hóa đơn thì làm cách nào PC ở nhà có được dữ liệu để hạch toán