So sánh thư ký văn phòng và thư ký riêng.

vũ THỊ• PHỤNG
9

NGHIÊPVU

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
Ket-noi.com kho sách miễn phí


TS

vu THỊ

PHỤNG

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
■

■

VÂN PHÒNG
[Iri lẩn thứ 4]

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUÔC GIA HÀ NỘI
•

•

Ket-noi.com kho sách miễn phí

■

NHÀ XUẤT IÌỎN ĐỌI HỌC QUỐC Gìn HÀ NỘI
•

•

#

16 Hàng Chuối - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Điện thoại: [04] 9714896; [04] 9724770. Fax: [04] 9714899
E-mail: nxb@ vnu.edu.vn

Chiu tr á c h n h iệm x u ất bản :
•

•

Giám đốc:

PHÙNG Quốc BẢO

Tổng biên tập:

PHẠM THÀNH HƯNG

B iên tậ p :

ĐOÀN THỊ NGA


Sửa b à i tá i b ả n :

BÙI THƯ TRANG

T rinh bày b ia :

NGUYÊN n g ọ c a n h

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG_____________________________

Mã số: 2K-10ĐH2006
In 1000 cuốn, khổ 14.5 X20.5 cm tại Xưởng in Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng .
Sô' xuất bản: 105 - 2006/CXB/183 - O8/0HQGHN, ngày 10/02/2006
Quyết định xuất bản số: 301 KH/XB
In xong và nộp lưu chiểu quý III năm 2006.


MỤC LỤC
■

m

T rang

PHẦN THỨ NHẤT
NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG L ự c , PHAM c h ấ t c ủ a

NGƯỜI THƯ KÝ VÃN PHÒNG
C hư ơng L N h iệm vụ và vị tr í c ủ a người th ư ký
v ă n p h ò n g .................................................................................... õ

I. Khái niệm thư ký văn phòng...............................................õ
II. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.......................... 9
III. Vị trí của người thư ký văn phòng.............................. 14
C h ư ơ n g II. N hữ ng n ă n g lự c và p h ẩ m c h ấ t củ a người
th ư k ý v ăn p h ò n g .................................................................. 19
I. Những năng lực cần thiết...................................................19
II. Những phẩm chất cần thiết của người thư ký
văn phòng.............................................................................. 28

PHẦN THỨ HAI
NHỪNG NGHIỆP VỤ c ơ BẢN CỦA

NGƯỜI THƯ KÝ VÁN PHÒNG
C hương ỈIL N ghiêp vụ c h u ẩ n bị và cu n g cấp th ô n g
tin ch o h o ạ t động q u ản lý và lã n h đ ạ o ..................... 40
I. Nhu cầu cung cấp thông tin ......................... .................. 41
II. Nghiệp vụ chuẩn bị thông t i n ........................................ 42
III. Cung cấp thông t i n .......................................................... 48

Ket-noi.com kho sách miễn phí

3


Chương /V. Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt đông

của cơ quan và người lãnh đ ạo....................................55
I. Xây dựng chương trình, kê hoạẹh và lịch làm việc
cho cơ quan và cho ngưòi lãnh đạo.................................... 55
II. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội...................... 63

III. Tổ chức các chuyên đi công tác của cán bộ
trong cơ quan và của người lãnh đ ạo ........................... 79
Chương V. Nghiêp vụ giao tiếp hành chính............................92
I. Các hình thức giao tiếp....................................................... 92
II. Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính.................. 95
III. Các kỹ năng giao tiế p ....................................................106
IV. Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể trong hoạt động
của ngưòi thư ký văn p h òn g ...................................... 122
Chương VI. Nghiêp vụ biên tập văn bản và lưu trữ

hồ sơ tài liệ u ..................................................................... 145
I. Biên tập và soạn thảo văn b ả n ..................................... 145
II. Qúản lý và lưu trữ tài liệu, văn b ả n ......................... 150
PHẦN THỨ BA

QUAN HỆ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG VỚI
LÃNH ĐẠO VÀ ĐỒNG NGHIỆP
I. .Quan hệ của người thư ký văn phòng với
ngưòi lãnh đ ạo................................................................... 161
II. Quan hệ của ngưồi thư ký văn phòng vối đồng
nghiệp....................................................................................168

Kết Luận ........................................................................................... 173

4


PHẦN THỬ NHẤT

NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG Lực, PHAM

CHẤT CỦA NGƯỜI THƯ KỶ VĂN PHÒNG
■

I

7

m

■

*

C hương I

NHIỆM vụ VÀ vị TRÍ CỦA NGƯÒI
•

*

■

THU KỸ VĂN PHÒNG
I. KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG
*

1. K h ái n iệm th ư k ý
Thư ký [tiếng Anh là Secretary] là một từ được dùng khá
phổ biến trên thê giới cũng như ở Việt Nam. Tuy nhiên trong
thực tế, từ thư ký được dùng và được hiểu với nhiều nghĩa khác

nhau:
•

Thứ n h ấ t Thư ký là người được giao,làm các công việc
liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín và thủ tục hành
chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức.

•

Thứ h a i : Thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc
soạn thảo những văn bản, giấy tờ quan trọng trong một
cuộc họp hay hội nghị [thư ký hội nghị, thư ký hội đồng
khoa học].

Ket-noi.com kho sách miễn phí

5


.

T hứ ba: Thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm
vụ điều hành công việc hàng ngày của một sô tổ chức và
đoàn thể [Tổng Thư ký Hội nhà văn].

•

T hứ tư: Thư ký là ngưòi giúp việc cho người lănh đạo
cao nhâ't của một cơ quan hoặc một nhân vật cao cấp
nào đó trong các công việc vê giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp

và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày. Cách hiểu
này tương đương vối từ thư ký riêng hay trợ lý [Vi' dụ:
Thư ký riêng cho Bộ trưỏng, Thư ký riêng cho Giám đốc.
Trợ lý của Viện trưởng...].

Như vậy, thư ký có thể là ngưòi trợ lý, giúp việc, đồng thòi
cũng có thể là người đảm nhận các công việc có tính chất tổ
chức, điều hành. Mặc dù có nhiều cách địiih nghĩa khác nhau,
nhưng dù ở vị trí nào thì công việc của người thư ký cũng luôn
luôn gắn liền với giấy to. văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói cách
khác là những công việc mang tính chất hành chính [theo nghĩa
hẹp].

2. Thư ký văn phòng
B ất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn
duy trì hoạt động của mình đều phải có một văn phòng hoặc
một bộ phận để thực hiện chức năng của một văn phòng. Văn
phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính,
giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể
như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo Cd sỏ
vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản
lý v.v...
Để thực hiện tôt những nhiệm vụ nói trên, công việc của
văn phòng có thể giao cho nhiều người [nêu là cơ quan lớn] hoặc

6


co thể ịi'à0 cho một. liai tigưòi [nêu là cơ quan nhỏ]. Những
agiítỉ] Um việc trong văn phòng có thể được giao đảm nhận tất

cả các công việc hoặc được phân công thực hiện một hoặc một
phán ccng việc thuộc các lĩnh vực chuyên môn của văn phòng.
Trẻn thực tế, những người làm việc trong các văn phòng đă thực
hiện công việc của một người thư ký [theo cách hiểu thứ nhất].
Troiiịí ihời kỳ hiện đại. khái niệm thư ký văn phòng đã trở
thành phổ biên đặc biệt là ở các nưốc có nền kinh tê phát triển.
Troig khoảng chục năm trở lại đây, ở Việt Nam xuất hiện
rất nhiẻu sách dưới dạng giáo trình hoặc cẩm nang, sổ tay về
nghê thư ký văn phòng. Tuy nhiên, hầu hêt các sách dịch từ
L11ÍỚC ngoài hoặc viết ỏ Việt Nam đều chưa đưa ra một định
nghĩa ciính thức vê khái niệm thư ký văn phòng. Vì vậy, cách
hiểu vế thư ký văn phòng cho đến nay vẫn chưa hoàn toàn
thông mất. Trong CUỐ11 N ghiệp vụ thư kỷ văn phòn g [Nhà xuất
bản ChiLih trị Quôc gia. 1997], mặc dù không đưa ra định nghĩa
về thư Lý văn phòng, nhưng qua việc trình bày có thể thấy các
tác giả Ịuan niệm rằng, thư ký văn phòng là người giúp việc
trực tiê? cho một thủ trưởng [hoặc lãnh đạo] của cơ quan[1\
Cách him này dễ làm cho người ta hiểu rằng, thư ký văn phòng
là thư ký riêng của người lănh đạo. Các giáo trình của Trường
Trung fcọc Văn thư lưu trữ hoặc một sô" sách biên dịch từ nước
ngoài cìng có cùng một cách hiểu tương tự như trên.
Troig khi đó, giáo trình N ghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn

bản vá cuản lý h ố sơ tài liệu của Trường Hành chính Thành phô'
Hồ Chí Minh [1994], mặc dù cũng chưa đưa ra định nghĩa chính

DươHị. Van Khâm, Ngu vồn Hữu Thời, Trân Hoàng: N ghiệp vụ th ư ký văn
phò'ig. N