Các nghiệp vụ của kế toán bán hàng năm 2024
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về kế toán, thuế và cung cấp thông tin chính xác về hoạt động bán hàng cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Vậy Kế toán bán hàng là gì? Công việc hằng ngày của kế toán bán hàng là như thế nào? Hãy cùng Fast tìm hiểu sâu hơn trong bài viết dưới đây nhé! Show
Kế toán bán hàng là một vị trí công việc có trách nhiệm quản lý và thực hiện các nghiệp vụ kế toán – tài chính liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm việc ghi nhận hóa đơn bán hàng, thuế GTGT, ghi chép sổ doanh thu, lập báo cáo về hoạt động bán hàng… Kế toán bán hàng cũng phải nắm vững các thông tin về khách hàng, giá bán, số lượng hàng hóa, chiết khấu, công nợ và các loại chứng từ liên quan có vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu và thông tin bán hàng để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình doanh số, tài chính và đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả. 2. Vai trò của kế toán bán hàng đối với doanh nghiệpKế toán bán hàng là bộ phận của kế toán, chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, cụ thể: 2.1 Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định về kế toán, thuếKế toán bán hàng có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, thuế. Điều này giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán, thuế. 2.2 Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí bán hàng, tăng lợi nhuậnKế toán bán hàng có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí bán hàng bằng cách phân tích các báo cáo bán hàng, từ đó xác định các khoản chi phí không cần thiết, hoặc các khoản chi phí có thể giảm thiểu. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. 2.3 Cung cấp thông tin chính xác về hoạt động bán hàng cho ban lãnh đạo doanh nghiệpKế toán bán hàng có trách nhiệm lập các báo cáo bán hàng, cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận từ hoạt động bán hàng. Thông tin này là cơ sở để ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn có một số vai trò trong tổ chức như:
(*)Theo quy định tại Điều 79 Thông tư 200/2014/TT-BTC: Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ là tài khoản dùng để phản ánh doanh thu thu được của doanh nghiệp trong một kế toán bao gồm bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của cả công ty mẹ và công ty con trong một tập đoàn. 3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàngKế toán bán hàng là bộ phận của kế toán, chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Công việc của kế toán bán hàng bao gồm các nhiệm vụ chính sau: Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng
Lập báo cáo bán hàng
Giải quyết các vấn đề liên quan đến bán hàng
Bên cạnh các nhiệm vụ chính trên, kế toán bán hàng còn có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:
Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng Kế toán bán hàng có thể hỗ trợ giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng bằng cách:
Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng Kế toán bán hàng có thể hỗ trợ phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng bằng cách:
Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh Kế toán bán hàng có thể tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh bằng cách:
Quản lý tiền hàng Kế toán bán hàng có thể quản lý tiền hàng bằng cách:
Tùy theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán bán hàng có thể thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Xem thêm: 7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 4. Công việc của kế toán bán hàng4.1 Công việc hàng ngày
4.2 Công việc hàng tháng
\>>> Xem thêm: Các mẫu biên bản giao nhận hay dùng và những điều cần lưu ý khi lập mẫu 4.3 Công việc cuối kỳ kế toán
\>> Xem thêm: Kế toán nội bộ là gì? Phần mềm hỗ trợ kế toán nội bộ tốt nhất 5. Quy trình của kế toán bán hàngNhận đặt hàng: Bộ phận kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, gửi báo giá và ký hợp đồng (nếu cần) cho kế toán bán hàng. Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng: Kế toán bán hàng kiểm tra xem khách hàng có còn nợ công ty hay không, có vượt quá hạn mức cho phép hay không. Kiểm tra hàng tồn kho: Kế toán bán hàng kiểm tra xem có đủ hàng để giao cho khách hàng hay không, nếu không có thì phải đặt mua từ nhà cung cấp. Lập lệnh bán hàng: Kế toán bán hàng lập lệnh bán hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng, ghi rõ loại hàng, số lượng, giá bán, thuế và tổng tiền. Chuẩn bị giao hàng: Kế toán bán hàng chuyển lệnh bán hàng cho thủ kho để chuẩn bị giao hàng cho khách hàng. Giao hàng và vận chuyển hàng: Thủ kho xuất kho và giao hàng cho khách hàng theo lệnh bán hàng, lập phiếu xuất kho và hóa đơn gửi cho người mua. Cập nhật giảm hàng tồn kho: Kế toán bán hàng cập nhật số liệu xuất kho vào sổ chi tiết kho và sổ tổng hợp kho, giảm số lượng và giá trị của hàng tồn kho. Ghi nhận doanh thu và công nợ: Kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu và công nợ phát sinh từ việc bán hàng vào sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết công nợ phải thu, định khoản vào sổ cái và sổ nhật ký chung. Lập và nộp các tờ khai thuế GTGT: Kế toán bán hàng lập và nộp các tờ khai thuế GTGT theo quy định của pháp luật, tính toán số thuế GTGT phải nộp hoặc được hoàn lại. Lập các báo cáo về hoạt động bán hàng: Kế toán bán hàng lập các báo cáo về hoạt động bán hàng theo yêu cầu của cấp trên, như báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho theo tháng, quý, năm. Xem thêm: Kế toán thuế là gì? Vai trò và công việc của kế toán thuế 6. Thời điểm xuất hoá đơn khi bán hàng hoá, dịch vụKế toán bán hàng cần lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 6.1 Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóaThời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 6.2 Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụThời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng). Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Xem thêm: Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hoá đơn GTGT không? 7. Các chứng từ mà kế toán bán hàng thường xuyên xử lý
8. Các kiến thức chuyên môn quan trọng đối với kế toán bán hàng8.1 Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàngQuy tắc ghi nhận kế toán bán hàng là các nguyên tắc, quy định được áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng vào sổ sách kế toán. Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng bao gồm các nội dung sau:
8.2 Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàngQuy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng là nguyên tắc cơ bản nhất trong kế toán bán hàng. Quy tắc này quy định thời điểm doanh thu bán hàng được ghi nhận vào sổ sách kế toán. Theo quy định của pháp luật về kế toán, doanh thu bán hàng được ghi nhận khi doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Ví dụ:
8.3 Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụngCác chứng từ kế toán thường được sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:
Các chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về kế toán. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:
8.4 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàngTrình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng là quy trình chuyển giao chứng từ kế toán từ người lập chứng từ đến người có trách nhiệm phê duyệt, kế toán và lưu trữ. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thường bao gồm các bước sau:
9. Kỹ năng cần thiết đối với nhân viên kế toán bán hàngNhân viên kế toán bán hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng. Để thực hiện tốt công việc của mình, nhân viên kế toán bán hàng cần có các kỹ năng sau:
Kiến thức chuyên môn là yếu tố quan trọng nhất đối với nhân viên kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán bán hàng cần nắm vững các kiến thức về kế toán, thuế, thương mại, marketing,… để thực hiện các nghiệp vụ kế toán bán hàng một cách chính xác, hiệu quả.
Kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là kỹ năng sử dụng các phần mềm kế toán, là một kỹ năng cần thiết đối với nhân viên kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán bán hàng cần sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kế toán bán hàng một cách nhanh chóng, chính xác.
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng giúp nhân viên kế toán bán hàng có thể làm việc hiệu quả với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, cũng như với khách hàng. Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề là kỹ năng cần thiết giúp nhân viên kế toán bán hàng có thể xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc một cách hiệu quả. Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng phân tích thông tin, xác định vấn đề và đề xuất giải pháp phù hợp.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết giúp nhân viên kế toán bán hàng có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng thời hạn. Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng lập kế hoạch, phân bổ thời gian và thực hiện công việc một cách khoa học.
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng quan trọng giúp nhân viên kế toán bán hàng có thể phối hợp làm việc hiệu quả với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng lắng nghe, chia sẻ, hợp tác và hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm.
Tính tỉ mỉ và cẩn thận là những đức tính cần thiết giúp nhân viên kế toán bán hàng có thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách chính xác, tránh sai sót. Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng kiểm tra, đối chiếu thông tin một cách kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác của các nghiệp vụ kế toán. 10. Các câu hỏi thường gặp về kế toán bán hàng10.1 Phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng có mấy loại?Phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng có hai loại:
10.2 Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng là gì?Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng bao gồm:
10.3 Các phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiện nayPhần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nghiệp vụ bán hàng, từ việc lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng đến quản lý hợp đồng với khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, đồng thời giảm thiểu khả năng sai sót so với việc thực hiện thủ tục thủ công. Trên thị trường hiện nay, có nhiều loại phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng phổ biến, trong đó có: Phần mềm bảng tính Excel Phần mềm này là sự lựa chọn phù hợp cho các cửa hàng nhỏ với hoạt động bán hàng đơn giản. Tính năng nổi bật của nó bao gồm quản lý xuất nhập tồn kho với báo cáo tự động, cập nhật chi phí bán hàng và quản lý, báo cáo doanh thu hàng bán, và xác định lợi nhuận gộp từng mặt hàng. Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán giúp tự động hóa các thao tác nhập liệu, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Nó hỗ trợ kế toán bán hàng trong việc ghi chép, tính toán, tổng hợp dữ liệu dựa trên thông tin nhập liệu từ nhân viên kế toán. Hóa đơn điện tử Fast là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Cổ phần Phần mềm FAST phát triển. Phần mềm được Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước thẩm định chất lượng hàng đầu & có lượng doanh nghiệp sử dụng đông đảo nhất hiện nay. Các tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử Fast:
Ưu điểm của hóa đơn điện tử Fast:
11. Kết luậnTùy vào lĩnh vực và sản phẩm mà các công việc của kế toán bán hàng có sự khác nhau. Tuy nhiên, chung quy lại, công việc của kế toán bán hàng đều liên quan đến việc quản lý và thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng của doanh nghiệp. Để giảm tải khối lượng lớn công việc, hạn chế các tác vụ thủ công và tăng tính chính xác thì phần mềm kế toán là công cụ đắc lực mà mỗi doanh nghiệp, mỗi kế toán cần phải có. Đối với phần mềm kế toán Fast Accounting, ngoài việc hỗ trợ tốt các nghiệp vụ kế toán với 15 phân hệ, đáp ứng mọi nghiệp vụ cho mọi doanh nghiệp thuộc lĩnh vực Sản xuất, Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp thì tốc độ cũng là một điểm mạnh. Fast Accounting có thể xử lý các tác vụ với tốc độ cao và tối ưu nhất. |