Thẻ kho là chứng từ gì

Thẻ kho là gì? Tại sao thẻ kho hàng lại được xem là yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp? Ở bài viết ngày hôm nay, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu về khái niệm, cách làm thẻ kho cũng như tham khảo các mẫu thẻ kho theo chuẩn quy định ở bài viết này nhé!

Khái niệm thẻ kho là gì?

Trong doanh nghiệp, thẻ kho là một loại chứng từ rời, có tác dụng giúp người quản lý theo dõi các hoạt động, số lượng sản phẩm xuất/nhập/tồn ở trong kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ được dùng một thẻ kho khác nhau, người quản lý sẽ là người thực hiện lập các thẻ kho đó. 

Mỗi một tháng, các thẻ kho của các tháng sẽ được tổng hợp và đóng lại thành quyển, và  gọi chung là sổ kho. Trong sổ kho sẽ cần chữ ký của Giám đốc và những người có liên quan tới các hoạt động quản lý kho (thủ kho, kế toán…).

Thẻ kho là gì?

Vai trò của thẻ kho đối với doanh nghiệp

Từ quyển sổ kho, kế toán doanh nghiệp sẽ có thể tính chi phí, khoản tiền có liên quan. Những số liệu được ghi chép trong thẻ kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Tính được cụ thể về doanh thu, lãi lỗ của doanh nghiệp trong từng thời điểm kinh doanh.
• Đánh giá thực trạng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả sản xuất và lượng hàng bán ra.
• Tính toán giá trị tài sản và nguồn vốn của đơn vị doanh nghiệp.
• Các số liệu trong thẻ kho sẽ được kế toán kho dùng để đối chiếu với số lượng hàng hóa hay nguyên liệu thực tế theo hoạt động xuất/nhập.

Về cơ bản, thẻ kho được xem như là một loại chứng từ quan trọng giúp kế toán có thế nâng cao hiệu suất công việc. Do đó, việc thường xuyên cập nhật các thẻ kho và quản lý kho chặt chẽ là điều cực kỳ quan trọng.

Tuy có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng theo pháp luật thì thẻ kho không phải là biểu mẫu bắt buộc. Bởi trên thực tế, không phải quy mô của bất cứ kho hàng nào cũng lớn, phức tạp hay số lượng sản phẩm nhiều đến mức cần phải dùng đến thẻ kho.

Vai trò của thẻ kho là gì?

>> Xem thêm: CÁC BƯỚC THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO HIỆU QUẢ NHẤT

Hướng dẫn lập thẻ kho cho doanh nghiệp

Việc lập các mẫu thẻ kho sẽ do phòng kế toán của doanh nghiệp phụ trách và in sẵn, sau đó sẽ chuyển đến cho người quản lý kho. Dựa vào các mẫu thẻ kho này, quản lý kho sẽ ghi chép lại việc xuất/nhập kho hàng ngày một cách chính xác và đầy đủ.

Một mẫu thẻ kho đầy đủ sẽ bao gồm các nội dung như sau:

• Thông tin về số kho, thông tin của người lập thẻ và số tờ in thẻ kho.
• Tên loại hàng hóa, vật liệu, sản phẩm, nhãn hiệu.
• Thông tin về việc tiêu thụ sản phẩm và yêu cầu về chất lượng của sản phẩm.
• Mã số của thẻ kho.

Các thông tin này của thẻ kho sẽ được trình bày dưới dạng bảng, với một cột trong bảng sẽ tương ứng với một nội dung như sau:

• Cốt A: Số thứ tự.
• Cột B: Thông tin về thời gian sử dụng phiếu.
• Cột C, D: Số hiệu được in trên phiếu xuất/nhập kho.
• Cột E: Các hoạt động kinh tế phát sinh tại kho.
• Cột F: Thời gian hoạt động xuất/nhập được thực hiện.

Các cột số là khu vực để ghi thông tin của hàng hóa:

• Cột 1: Số lượng hàng được nhập khi lập phiếu.
• Cột 2: Số lượng hàng được xuất khi lập phiếu.
• Cột 3: Lượng hàng hóa còn lại sau các hoạt động xuất/nhập (đây là phần sẽ được tổng hợp vào cuối ngày).

Phía cuối bảng sẽ là tổng hợp số liệu của cuối kỳ. Phần dưới của bảng khi sẽ là phần chữ ký (yêu cầu ghi rõ họ tên) của những người/bộ phận có liên quan như: quản kho, kế toán, giám đốc..

Cách lập thẻ kho

Mẫu thẻ kho theo quy định của Nhà nước

Theo quy định của Nhà nước thì sẽ có 2 mẫu thẻ kho được sử dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC. Các mẫu sẽ được thực hiện như sau: 

• Thẻ kho lập theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Thẻ kho lập theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Download mẫu thẻ kho Excel: Tại đây

>> Xem thêm: 5 PHÚT CÙNG BEPOS BIẾN HÀNG TỒN KHO THÀNH CHUYỆN NHỎ VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

• Thẻ kho lập theo thông tư 133/2016/TT-BTC (Mẫu mới nhất 2022)

Thẻ kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC

Download mẫu thẻ kho Excel: Tại đây

Như vậy, bePOS đã mang tới bạn những thông tin chi tiết để giải đáp câu hỏi “Thẻ kho là gì?” cũng như cách làm thẻ kho cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng với bài chia sẻ này, bạn đã hiểu thêm về các vấn đề xoay quanh thẻ kho cũng như các bộ phận liên quan như kế toán, thủ kho, từ đó sẽ cẩn thận hơn trong các công việc theo dõi và cập nhật số liệu về sản phẩm hàng hóa, giúp doanh nghiệp sẽ phát triển hơn trong tương lai.

FAQ

Ai sẽ là người lập thẻ kho? 

Theo như quy định chung thì kế toán tại các doanh nghiệp sẽ là người lập thẻ kho với những đề mục và tiêu chí cụ thể và sau đó là chuyển tới thủ kho. Thủ kho sẽ là người trực tiếp thực hiện các ghi chép những thông tin liên quan đến sản phẩm, nguyên vật liệu trong kho. Ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, thủ kho cũng có thể sẽ là người lập thẻ kho và quản lý các số liệu luôn sau đó chuyển về kế toán để thực hiện các hoạt động về tính toán công nợ, xuất/nhập.

Bộ phận kế toán cần lưu ý gì khi làm việc với thẻ kho?

Sau khi nhận lại thẻ kho từ quản lý kho, kế toán vào cuối ngày sẽ cần phải kiểm tra lại một lần nữa về độ chính xác của các số liệu được ghi chép và số lượng thực tế ở trong kho. Nếu số liệu trùng khớp, kế toán xác nhận thông tin lại một lần nữa với quản kho và ký vào thẻ kho. 

Số liệu trong thẻ kho phải được đảm bảo về mặt chính xác và được làm hàng ngày và khớp với lượng tồn. Như vậy mới tránh được những thất thoát trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.