Xem lịch của người khác trên Calendar Outlook

Chia sẻ lịch Microsoft 365 hoặc Outlook.com của bạn với những người bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn

1. Từ thư mục Lịch của bạn, trên menu Trang đầu, chọn Chia sẻ Lịch.

   Nội dung chính Show

   • Chia sẻ lịch Microsoft 365 hoặc Outlook.com của bạn với những người bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn
   • Ngừng chia sẻ lịch của bạn
   • Bạn muốn làm gì?
   • Chia sẻ lịch qua email
   • Chia sẻ lịch bằng tài Microsoft Exchange Server của bạn
   • Chia sẻ lịch bằng cách phát hành lịch trực tuyến
   • Bạn muốn làm gì?
   • Chia sẻ lịch của bạn với người Exchange khác
   • Chia sẻ thư mục Lịch mặc định của bạn với những người cụ thể
   • Chia sẻ thư mục Lịch mặc định của bạn với mọi người
   • Chia sẻ thư mục lịch tùy chỉnh với những người cụ thể
   • Chia sẻ thư mục lịch tùy chỉnh với mọi người
   • Thu hồi hoặc thay đổi quyền truy nhập của người khác vào thư mục lịch của bạn
   • Chia sẻ lịch của bạn bằng cách sử dụng Truy nhập Đại diện
   • Chia sẻ lịch với bất kỳ ai
   • Lưu lịch dưới dạng tệp iCalendar
   • Phát hành lịch lên máy chủ WebDAV
   • Lưu lịch dưới dạng trang Web
   • Gửi lịch của bạn qua email
   • Phát hành lịch lên Office Online
   

2. Chọn lịch bạn muốn chia sẻ từ menu thả xuống.

3. Trong hộp thoại Thuộc tính Lịch, bấm Thêm.

4. Bạn có thể tìm kiếm những người từ sổ địa chỉ của bạn hoặc nhập địa chỉ email của họ vào hộp Thêm. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm tên trong hộp thoại Thêm Người dùng, hãy bấm OK.

5. Quay lại hộp thoại Thuộc tính Lịch, chọn tên hoặc địa chỉ email của người đó, rồi chọn mức chi tiết mà bạn muốn chia sẻ với người đó, rồi bấm OK.

6. Người được bạn chia sẻ lịch sẽ nhận được lời mời chia sẻ qua email.

7. Sau khi người nhận bấm Vào Chấp nhận, họ sẽ thấy lịch dùng chung của bạn trong danh sách lịch của họ.

Tôi thấy lỗi "Không thể chia sẻ lịch này"

Nếu bạn thấy thông báo cho biết Không thể chia sẻ lịch này, có ba lý do có thể xảy ra.

• Địa chỉ email không hợp lệ.

• Địa chỉ email là một nhóm Microsoft 365 của bạn

• Email thuộc về người dùng bên ngoài không thuộc tổ chức của bạn.

Ngừng chia sẻ lịch của bạn

Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể thu hồi quyền truy nhập vào lịch của mình. Lưu ý rằng có thể sẽ mất một lúc để Microsoft 365 người dùng có thể Outlook đồng bộ và loại bỏ dạng xem vào lịch của bạn.

1. Bấm Lịch.

2. Bấm Trang đầu > Quyền Lịch.

3. Trên tab Quyền , bấm vào tên người dùng, rồi chọn Loại bỏ.

4. Bấm OK.

Chia sẻ lịch của bạn trong email

Nếu bạn không muốn cấp cho người khác quyền chia sẻ lịch của mình và xem cập nhật, bạn có thể gửi email bản sao lịch tĩnh của mình cho một phạm vi ngày cụ thể. Người nhận sẽ có thể xem các sự kiện trên lịch của bạn tại thời điểm bạn gửi email, nhưng không thấy bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện sau khi gửi email.

Lưu ý: Tính năng này không còn sẵn dùng với Outlook để Microsoft 365.  

1. Bấm Lịch.

2. Bấm Trang đầu > Gửi Lịch qua E-mail.

3. Trong hộp Lịch và Phạm vi Ngày , chọn lịch và khoảng thời gian bạn muốn chia sẻ. Ví dụ: chọn Chỉ hôm nay hoặc trong 7 ngày Tiếp theo.

4. Đặt bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn, rồi bấm OK.

5. Trong email mới mở ra, hãy thêm người bạn muốn thư đi đến trong trường Đến, thêm thư nếu bạn muốn, rồi bấm gửi.

Người mà bạn đã gửi lịch sẽ nhìn thấy ảnh tức thời của lịch của bạn trong thư.

Thư cũng bao gồm một tệp iCalendar (.ics) đính kèm mà họ có thể mở trong Outlook chương trình lịch khác. Khi người nhận bấm vào tệp iCalendar, Outlook hiển thị tệp dưới dạng lịch mới mà họ có thể xem song song với lịch của mình. Họ có thể kéo các cuộc hẹn hoặc cuộc họp giữa hai lịch và tìm thời gian phù hợp với cả hai bạn.

Bạn muốn làm gì?

• Chia sẻ lịch qua email

• Chia sẻ lịch bằng tài Microsoft Exchange Server của bạn

• Chia sẻ lịch bằng cách phát hành lịch trực tuyến

Chia sẻ lịch qua email

Lịch được chia sẻ bằng email đến Hộp thư đến của người nhận dưới dạng tệp đính kèm thư email, kèm theo Ảnh tức thời Lịch trong nội dung thư. Bạn có thể sửa Ảnh tức thời Lịch trước khi gửi. Ví dụ: bạn có thể thay đổi phông chữ hoặc tô sáng ngày hoặc cuộc hẹn.

Để gửi lịch qua email:

1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Chia sẻ, bấm Gửi Lịch qua Email.

2. Trong hộp Lịch , bấm vào lịch bạn muốn gửi.

3. Trong hộp Phạm vi Ngày , bấm vào khoảng thời gian bạn muốn hiển thị lịch.

4. Nhập hoặc chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn, rồi bấm OK.

Người Outlook 2010 nhận được Lịch qua email có thể chọn mở Ảnh tức thời Lịch trong Outlook. Làm như vậy có thể hiển thị Ảnh tức thời Lịch và lịch hiện tại của người nhận ở chế độ song song hoặc chế độ lớp phủ lịch.

Chia sẻ lịch bằng tài Microsoft Exchange Server của bạn

Microsoft Exchange Server cho phép chia sẻ lịch với những người khác có Exchange khoản. Lịch của bạn chỉ có thể được xem bởi những người mà bạn đã cấp quyền. Nếu người có lịch bạn muốn mở chưa cấp cho bạn quyền xem lịch đó, Outlook sẽ nhắc bạn yêu cầu người đó cấp quyền mà bạn cần.

Sau khi bạn truy nhập lịch dùng chung lần đầu tiên, lịch sẽ được thêm vào danh sách Lịch Dùng chung trong Ngăn Dẫn hướng, nơi bạn có thể truy nhập vào lần tiếp theo bạn muốn xem lịch.

Để chia sẻ lịch của bạn với người Exchange khác:

1. Trên tab Trang đầu , trong nhóm Chia sẻ , bấm Chia sẻ Lịch.

2. Trong Lời mời Chia sẻ xuất hiện, hãy nhập người mà bạn muốn chia sẻ cùng vào hộp Đến.

3. Nhập hoặc chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn, giống như khi bạn đang gửi thư email.

Người nhận sẽ thấy thông báo qua email cho biết bạn đã chia sẻ lịch của mình. Bạn cũng có thể yêu cầu người nhận chia sẻ lịch Exchange với bạn.

Mẹo: Nếu bạn muốn chia sẻ lịch mà bạn đã tạo không phải là Lịch mặc định của mình, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào tên lịch, rồi bấm Chia sẻ tên lịch.

Chia sẻ lịch bằng cách phát hành lịch trực tuyến

Bạn có thể phát hành lịch Outlook 2010 định của mình lên Internet, cho phép nhiều người xem hơn. Phát hành Lịch Internet không yêu cầu người phát hành cũng như người dùng không sử dụng tài Exchange của mình.

• Phát hành lên Outlook.com    Bạn có thể chia sẻ lịch Outlook mình với người khác bằng cách phát hành lên Outlook.com.

Để chia sẻ lịch Outlook của bạn trên Outlook.com, trước tiên hãy lưu lịch dưới dạng iCalendar (tệp.ics), nhập lịch vào Outlook.com, sau đó chia sẻ với những người cần xem lịch.

Lưu lịch dưới dạng tệp .ics bằng cách chọn lịch trong Outlook, bấm Tệp > LưuLịch, rồi chọn loại tệp Định dạng iCalendar.

Bạn không có tài khoản Outlook.com? Tìm hiểu cách tạo tài khoản tại Outlook.com.

• Phát hành lên máy chủ WebDAV    Nếu bạn có quyền truy nhập vào máy chủ web hỗ trợ giao thức Tạo phiên bản và Lập phiên bản web toàn cầu (WebDAV), bạn có thể chọn phát hành lịch lên máy chủ đó thay vào đó.

Trong lịch mặc định của bạn, trên tab Trang đầu, trong nhóm Chia sẻ, bấm vào Phát hành Trực tuyến, rồi bấm vào Phát hành lên Máy chủ WebDAV. 

Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) của bạn có thể cung cấp các tính năng và công cụ để cho phép bạn phát hành lịch của mình dưới dạng trang web. Hãy liên hệ với ISP của bạn để xác nhận xem tính năng đó có sẵn dùng cho bạn hay không.

Xem thêm

Mở Lịch Exchange của một người khác

Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn

Tạo, xem hoặc xóa nhóm lịch

Quản lý mục lịch và thư của người khác

Bạn muốn làm gì?

• Chia sẻ lịch của bạn với người Exchange khác

• Chia sẻ lịch với bất kỳ ai

• Phát hành lịch lên Office Online

Chia sẻ lịch của bạn với người Exchange khác

Tính năng này yêu cầu bạn Microsoft Exchange Server khoản 2000, Exchange Server 2003 hoặc Exchange Server 2007. Hầu hết các tài khoản gia đình và cá nhân không sử dụng Microsoft Exchange.  Để biết thêm thông tin về tài khoản Microsoft Exchange và cách xác định phiên bản Exchange mà tài khoản của bạn kết nối đến, hãy xem các liên kết trong mục Xem Thêm.

Chia sẻ thư mục Lịch mặc định của bạn với những người cụ thể

Thư mục Lịch mặc định trong Outlook được tạo trong mỗi hồ Outlook của bạn. Không thể đổi tên hoặc xóa thư mục này.

• Trong Lịch, trong hộp Ngăn Dẫn hướng, bấm Chia sẻ Lịch của Tôi.

  Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm

  , bấm Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Chia sẻ Lịch của Tôi.

  1. Nhập tên của người mà bạn muốn cấp quyền truy nhập để xem lịch của mình.

  2. Nhập chủ đề cho thông điệp email của bạn.

  3. Bấm vào hộp kiểm này để cấp cho người nhận quyền xem lịch của bạn.

  4. Bấm vào hộp kiểm này để xác định rằng bạn muốn yêu cầu người nhận chia sẻ lịch của họ với bạn. Đây là tùy chọn.

• Trong hộp Đến , nhập tên người nhận cho thư mời chia sẻ.

• Trong hộp Chủ đề, nhập chủ đề cho thông điệp email.

• Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu quyền để xem thư mục Lịch mặc định của người nhận. Để làm như vậy, hãy chọn hộp kiểm Yêu cầu quyền để xem Lịch của người nhận.

  Lưu ý: Nếu bạn muốn yêu cầu quyền truy nhập vào một thư mục lịch không phải là thư mục Lịch mặc định, bạn phải gửi thông điệp email yêu cầu quyền đối với thư mục cụ thể đó. Tùy chọn này yêu cầu quyền truy nhập vào chỉ thư mục Lịch mặc định của người nhận.

• Trong nội dung thư, nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn đưa vào.

• Bấm vào Gửi.

• Xem lại hộp thoại xác nhận, sau đó, nếu đúng, hãy bấm OK.

Đầu trang

Chia sẻ thư mục Lịch mặc định của bạn với mọi người

Thư mục Lịch mặc định trong Outlook được tạo trong mỗi hồ Outlook của bạn. Không thể đổi tên hoặc xóa thư mục này.

1. Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục Lịch mặc định.

   Thông thường, phần này nằm dưới Lịch của Tôi và được hiển thị dưới dạng Lịch.

   Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm

   , bấm Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào lịch mà bạn muốn chia sẻ, rồi bấm Chia sẻ tên lịch.

   Mục này thường nằm bên dưới Lịch của Tôi và được hiển thị dưới dạng Lịch.

2. Bấm Thay đổi Quyền Chia sẻ.

3. Trên tab Quyền, trong hộp Tên , hãy bấm Mặc định.

4. Bên dưới Quyền, trong danh sách Mức Cấp phép, bấm vào một mức cấp phép.

   Với mức cấp phép này (hoặc vai trò)	Bạn có thể
   Chủ sở hữu	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. Là chủ sở hữu thư mục, bạn có thể thay đổi mức cấp phép mà người khác có cho thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Người biên tập phát hành	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Biên tập viên	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp.
   Tác giả phát hành	Tạo và đọc các mục và tệp, tạo thư mục con, sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Tác giả	Tạo và đọc các mục và tệp, cũng như sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo.
   Người đóng góp	Chỉ tạo các mục và tệp. Nội dung của thư mục không xuất hiện. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Người đánh giá	Chỉ đọc các mục và tệp.
   Tùy chỉnh	Thực hiện các hoạt động được xác định bởi chủ sở hữu thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Không có	Bạn không có sự cho phép. Bạn không thể mở thư mục.

   Bạn có thể tạo các quyền tùy chỉnh bằng cách chọn các hộp kiểm và tùy chọn thích hợp bên dưới Quyền.

Đầu trang

Chia sẻ thư mục lịch tùy chỉnh với những người cụ thể

Thư mục Lịch mặc định trong Outlook được tạo trong mỗi hồ Outlook của bạn. Không thể đổi tên hoặc xóa thư mục này. Bạn có thể tạo thư mục lịch bổ sung và có thể đổi tên hoặc xóa các thư mục này. Phần này bao gồm các hướng dẫn để chia sẻ thư mục lịch mà bạn tạo.

1. Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục lịch mà bạn muốn chia sẻ.

   Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm

   , bấm Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào lịch mà bạn muốn chia sẻ, rồi bấm Chia sẻ tên lịch.

2. Bấm Chia sẻ tên thư mục.

3. Trong hộp Tới của lời mời chia sẻ, nhập tên người nhận.

4. Hoặc bạn có thể thay đổi Chủ đề.

5. Ngoài ra, nếu bạn muốn, hãy cấp quyền cho người nhận để thay đổi các mục lịch của bạn bằng cách chọn hộp kiểm Người nhận có thể thêm, sửa và xóa các mục trong Lịch này.

6. Trong nội dung thư, nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn đưa vào.

7. Bấm vào Gửi.

8. Xem lại hộp thoại xác nhận, sau đó, nếu đúng, hãy bấm OK.

Đầu trang

Chia sẻ thư mục lịch tùy chỉnh với mọi người

Thư mục Lịch mặc định trong Outlook được tạo trong mỗi hồ Outlook của bạn. Không thể đổi tên hoặc xóa thư mục này. Bạn có thể tạo thư mục lịch bổ sung và có thể đổi tên hoặc xóa các thư mục này. Phần này bao gồm các hướng dẫn để chia sẻ thư mục lịch mà bạn tạo.

1. Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục lịch mà bạn muốn chia sẻ.

   Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm

   , bấm Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào lịch mà bạn muốn chia sẻ, rồi bấm Chia sẻ tên lịch.

2. Bấm Thay đổi Quyền Chia sẻ.

3. Trên tab Quyền, trong hộp Tên , hãy bấm Mặc định.

4. Bên dưới Quyền, trong danh sách Mức Cấp phép, bấm vào một mức cấp phép.

   Với mức cấp phép này (hoặc vai trò)	Bạn có thể
   Chủ sở hữu	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. Là chủ sở hữu thư mục, bạn có thể thay đổi mức cấp phép mà người khác có cho thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Người biên tập phát hành	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Biên tập viên	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp.
   Tác giả phát hành	Tạo và đọc các mục và tệp, tạo thư mục con, sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Tác giả	Tạo và đọc các mục và tệp, cũng như sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo.
   Người đóng góp	Chỉ tạo các mục và tệp. Nội dung của thư mục không xuất hiện. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Người đánh giá	Chỉ đọc các mục và tệp.
   Tùy chỉnh	Thực hiện các hoạt động được xác định bởi chủ sở hữu thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
   Không có	Bạn không có sự cho phép. Bạn không thể mở thư mục.

   Bạn có thể tạo các quyền tùy chỉnh bằng cách chọn các hộp kiểm và tùy chọn thích hợp bên dưới Quyền.

Đầu trang

Thu hồi hoặc thay đổi quyền truy nhập của người khác vào thư mục lịch của bạn

Bất cứ lúc nào, bạn có thể thay đổi hoặc thu hồi quyền truy nhập của người khác vào thư mục lịch của bạn.

1. Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục lịch mà bạn muốn thay đổi quyền.

   Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm

   , bấm Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào lịch mà bạn muốn thay đổi quyền, rồi bấm Thay đổi Quyền Chia sẻ.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Thu hồi hoặc thay đổi quyền truy nhập cho mọi người    

     1. Trên tab Quyền, trong hộp Tên , hãy bấm Mặc định.

     2. Bên dưới Quyền, trong danh sách Mức Cấp phép, bấm không có để thu hồi quyền hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác để thay đổi quyền.

        Với mức cấp phép này (hoặc vai trò)	Bạn có thể
        Chủ sở hữu	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. Là chủ sở hữu thư mục, bạn có thể thay đổi mức cấp phép mà người khác có cho thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Người biên tập phát hành	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Biên tập viên	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp.
        Tác giả phát hành	Tạo và đọc các mục và tệp, tạo thư mục con, sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Tác giả	Tạo và đọc các mục và tệp, cũng như sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo.
        Người đóng góp	Chỉ tạo các mục và tệp. Nội dung của thư mục không xuất hiện. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Người đánh giá	Chỉ đọc các mục và tệp.
        Tùy chỉnh	Thực hiện các hoạt động được xác định bởi chủ sở hữu thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Không có	Bạn không có sự cho phép. Bạn không thể mở thư mục.

        Bạn có thể tạo các quyền tùy chỉnh bằng cách chọn các hộp kiểm và tùy chọn thích hợp bên dưới Quyền.

   • Thu hồi hoặc thay đổi quyền cho một người    

     1. Trên tab Quyền, trong hộp Tên , bấm vào tên của người có quyền truy nhập mà bạn muốn thay đổi.

     2. Bên dưới Quyền, trong danh sách Mức Cấp phép, bấm không có để thu hồi quyền hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác để thay đổi quyền.

        Với mức cấp phép này (hoặc vai trò)	Bạn có thể
        Chủ sở hữu	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. Là chủ sở hữu thư mục, bạn có thể thay đổi mức cấp phép mà người khác có cho thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Người biên tập phát hành	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp, cũng như tạo thư mục con. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Biên tập viên	Tạo, đọc, sửa đổi và xóa tất cả các mục và tệp.
        Tác giả phát hành	Tạo và đọc các mục và tệp, tạo thư mục con, sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Tác giả	Tạo và đọc các mục và tệp, cũng như sửa đổi và xóa các mục và tệp mà bạn tạo.
        Người đóng góp	Chỉ tạo các mục và tệp. Nội dung của thư mục không xuất hiện. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Người đánh giá	Chỉ đọc các mục và tệp.
        Tùy chỉnh	Thực hiện các hoạt động được xác định bởi chủ sở hữu thư mục. (Không áp dụng cho đại diện.)
        Không có	Bạn không có sự cho phép. Bạn không thể mở thư mục.

        Bạn có thể tạo các quyền tùy chỉnh bằng cách chọn các hộp kiểm và tùy chọn thích hợp bên dưới Quyền.

     3. Lặp lại bước 2 cho mỗi người có quyền truy nhập mà bạn muốn sửa đổi.

Đầu trang

Chia sẻ lịch của bạn bằng cách sử dụng Truy nhập Đại diện

Tương tự như khi có trợ lý giúp bạn quản lý thư giấy đến, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để cho phép người khác, được gọi là đại diện, nhận và trả lời các yêu cầu họp hoặc phúc đáp và gửi thư email thay mặt bạn. Bạn cũng có thể cấp thêm quyền cho phép người đại diện của mình đọc, tạo hoặc có toàn quyền kiểm soát các mục trong tài liệu Exchange hộp thư.

Truy nhập Đại diện là một tính năng nâng cao hơn là chỉ chia sẻ thư mục Outlook của bạn. Nếu bạn muốn cấp thêm quyền, chẳng hạn như cho phép người đại diện có thể thay mặt bạn tạo thư email hoặc trả lời yêu cầu cuộc họp, bạn phải sử dụng Truy nhập Đại diện.

Lưu ý: 

• Là người quản lý, thư của bạn phải được chuyển phát đến hộp thư của bạn trên máy chủ Exchange, chứ không phải đến máy Tệp Thư mục Riêng (.pst) trên máy tính của bạn.

• Bạn và người đại diện phải sử dụng cùng một phiên bản Office Outlook.

1. Trên menu Công cụ, bấm vào Tùy chọn, rồi bấm vào tab Đại diện.

2. Bấm vào Thêm.

3. Trong hộp Nhập tên hoặc chọn từ danh sách, hãy nhập tên của người đại diện mà bạn muốn cấp quyền.

   Để thêm nhiều đại diện đồng thời, nhấn giữ CTRL và bấm vào tên của họ trong danh sách Tên. Các quyền mà bạn chọn sẽ áp dụng cho tất cả các đại diện.

4. Bấm Thêm, bấm OK, rồi bấm vào một loại quyền cho mỗi Outlook mục mà bạn muốn người đại diện có quyền truy nhập.

5. Nếu bạn muốn người đại diện của mình nhìn thấy các mục mà bạn đã đánh dấu riêng tư, hãy chọn hộp kiểm Người đại diện có thể xem các mục riêng tư của tôi.

Lưu ý: Để biết thêm thông tin về Truy nhập Đại diện, hãy xem phần Xem Thêm.

Đầu trang

Chia sẻ lịch với bất kỳ ai

Cho dù sử dụng tài khoản Microsoft Exchange, POP3, IMAP hoặc Windows Live Mail, bạn đều có thể chia sẻ thông tin lịch với bất kỳ ai có quyền truy nhập vào email hoặc Internet. Trong phần này:

Lưu lịch dưới dạng tệp iCalendar

Phát hành lịch lên máy chủ Web

Lưu lịch dưới dạng trang Web

Gửi lịch của bạn qua email

Lưu lịch dưới dạng tệp iCalendar

1. Trong Lịch, chọn lịch để biến lịch thành lịch hiện hoạt trong dạng xem.

2. Trên menu Tệp, bấm vào Lưu Như.

3. Nhập tên cho tệp iCalendar trong hộp văn bản Tên tệp. Đây sẽ là một tên dễ nhận dạng và có ý nghĩa cho bạn và người nhận của bạn.

   Bản tóm tắt tên lịch, phạm vi ngày và mức chi tiết xuất hiện bên cạnh Xem thêm Tùy chọn. Nếu bạn hài lòng với bản tóm tắt này, hãy tiếp tục đến bước 8, nếu không hãy tiếp tục với bước 4.

4. Bấm vào Xem thêm Tùy chọn.

5. Từ danh sách Phạm vi Ngày, hãy chọn lượng dữ liệu lịch cần đưa vào tệp iCalendar hoặc bấm Xác định ngày để nhập phạm vi ngày tùy chỉnh.

   Lưu ý: Nếu bạn chọn một phạm vi ngày lớn hoặc chọn Toàn bộ lịch, bạn có thể tạo một tệp iCalendar lớn.

6. Từ danh sách Chi tiết, chọn số lượng chi tiết để hiển thị người nhận. Theo mặc định, tùy chọn Chỉ khả dụng được chọn. Không có tùy chọn nào bao gồm các mục của bạn được đánh dấu riêng tư trừ khi bạn thay đổi tùy chọn quyền riêng tư trong Tùy chọn nâng cao.

7. Hoặc bạn có thể bấm vào Hiển thị để xem Tùy chọn nâng cao.

   • Đưa vào chi tiết các mục được đánh dấu riêng tư     Tùy chọn này yêu cầu đặt Chi tiết thành Chi tiết Có giới hạn hoặc Chi tiết Đầy đủ. Sự tồn tại của các mục riêng tư sẽ được bao gồm, nhưng không có thêm thông tin nào được chia sẻ.

   • Bao gồm phần đính kèm trong các mục lịch     Tùy chọn này yêu cầu đặt Chi tiết thành Chi tiết Đầy đủ. Tất cả phần đính kèm trên các mục lịch, chẳng hạn như bảng tính, đều được bao gồm.

     Lưu ý: Điều này có thể làm tăng đáng kể kích cỡ tệp iCalendar.

8. Bấm OK và sau đó bấm Lưu.

   Nếu lịch của bạn không chứa mục nào, một hộp thoại sẽ xuất hiện để cho bạn cơ hội hủy lưu tệp iCalendar.

Đầu trang

Phát hành lịch lên máy chủ WebDAV

Bạn có thể phát hành và chia sẻ lịch của mình với người khác bằng cách phát hành lịch lên máy chủ WebDAV. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn chia sẻ lịch và thông tin về trạng thái sẵn sàng với người khác nhưng không sử dụng ứng dụng phần mềm chẳng hạn như lịch Exchange.

Máy chủ mà bạn phát hành lịch phải hỗ trợ giao thức Biên soạn và Lập phiên bản (WebDAV) được Phân phối trên Web Toàn cầu. Không phải tất cả các máy chủ Web đều hỗ trợ WebDAV. Ngay cả khi bạn có thể sử dụng Giao thức Truyền Tệp (FTP) hoặc lưu trực tiếp vào đường dẫn quy ước đặt tên chung (UNC), chẳng hạn như \\server\teamdocuments , điều này không chỉ báo rằng WebDAV khả dụng.

WebDAV là một phần mở rộng của HTTP cho phép bạn tạo và sửa đổi tài liệu trên một máy chủ Web. Người quản trị máy chủ hoặc nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) có thể cho bạn biết nếu WebDAV được hỗ trợ trên máy chủ mà bạn muốn sử dụng.

1. Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào lịch bạn muốn chia sẻ.

2. Trên menu lối tắt, trỏ đến Phát hành lên Internet, rồi bấm vào Phát hành lên Máy chủ WebDAV.

3. Trong hộp Vị trí, nhập vị trí của máy chủ và thư mục WebDAV.

4. Bên cạnh Khoảng thời gian, chọn số ngày mà bạn muốn chia sẻ lịch của mình.

5. Bên cạnh Chi tiết, bấm vào mũi tên và chọn lượng chi tiết cần chia sẻ. Nếu bạn muốn, hãy chọn hộp kiểm Chỉ hiển thị thời gian trong giờ làm việc của tôi để hạn chế chia sẻ chi tiết về giờ làm việc của bạn được chỉ định Outlook.

   Theo mặc định, lịch này sẽ được cập nhật định kỳ. Những thay đổi đối với lịch được xuất bản cho máy chủ WebDAV trong hướng dẫn sử dụng tiếp theo hoặc tự động gửi/nhận. Theo mặc định, mỗi nhóm Gửi/Nhận có khoảng thời gian 30 phút. Nếu bạn thay đổi khoảng gửi/nhận tự động ít hơn 20 phút, lịch cập nhật máy chủ WebDAV được gửi tại một khoảng thời gian tối thiểu 20 phút.

   Để tải lên lịch này và sau đó không bao giờ cung cấp cập nhật, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Cài đặt Tải lên: Bản cập nhật sẽ không được tải lên.

6. Bấm OK.

Sau khi chia sẻ lịch, biểu tượng lịch trong Ngăn Dẫn hướng sẽ thay đổi như minh họa dưới đây.

Đầu trang

Lưu lịch dưới dạng trang Web

Bạn có thể lưu lịch dưới dạng trang Web, rồi chia sẻ lịch đó với người khác. Ví dụ, bạn có thể đăng lịch có ngày dự án quan trọng dưới dạng một trang trên mạng nội bộ của công ty bạn hoặc lịch thi đấu của đội bóng đá dưới dạng một trang trên Website cá nhân của bạn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng chuyển người khác đến lịch bằng cách phân phối URL của lịch.

Khi bạn lưu lịch dưới dạng trang Web, bạn có thể xác định ngày bắt đầu và kết thúc cho lịch, cũng như có bao gồm chi tiết cuộc hẹn đã được nhập trong phần văn bản của cuộc hẹn hay không. Bạn cũng có thể thêm nền.

Nếu nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) cung cấp cho bạn website hoặc nơi để chia sẻ tệp với công chúng, bạn có thể chia sẻ lịch của mình dưới dạng trang Web.

1. Trong Lịch, chọn lịch để biến lịch thành lịch hiện hoạt trong dạng xem.

2. Trên menu Tệp , bấm Vào Lưu Dưới dạng Trang Web.

3. Bên dưới Thời lượng, hãy nhập ngày vào hộp Ngày bắt đầuvà Ngày kết thúc. Bấm vào mũi tên xuống cho lịch.

   Mặc định là tháng hiện tại và tháng sau.

4. Bên dưới Tùy chọn, bạn có thể chọn bao gồm chi tiết các cuộc hẹn của mình hoặc chọn đồ họa nền cho trang Web mà bạn đang tạo.

5. Bên dưới Lưu Dưới dạng, trong hộp văn bản Tiêu đề lịch, hãy nhập tên mà bạn muốn xuất hiện làm tiêu đề của trang Web.

6. Đối với Tên tệp, duyệt đến vị trí bạn muốn lưu trang Web, rồi nhập tên tệp.

7. Theo mặc định, trang Web sẽ mở trong trình duyệt Web của bạn sau khi bạn bấm Lưu. Nếu bạn không muốn xem trang Web, hãy bỏ chọn hộp kiểm Mở trang Web đã lưu trong trình duyệt .

8. Bấm Lưu.

   Lưu ý: Trong một số trình duyệt Web, chẳng hạn như Microsoft Windows Internet Explorer, trang có thể không xuất hiện như ý vì nội dung động bị chặn. Nếu bạn thấy Một Thanh Thông tin ở trên cùng, hãy bấm vào văn bản đó, bấm Cho phép Nội dung Bị chặn, rồi bấm Có.

Đầu trang

Gửi lịch của bạn qua email

Một bản sao lịch của bạn có thể được gửi cho bất kỳ ai trong email. Lịch được bao gồm dưới dạng phần đính kèm và cũng xuất hiện trong nội dung thư. Bạn quyết định bao gồm những ngày nào và lượng chi tiết.

• Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm Gửi Lịch qua Email.

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm

• Trong danh sách Lịch, chọn lịch để gửi. Theo mặc định, Lịch mặc định được chọn. Đây là lịch Outlook được dùng để hiển thị thông tin rỗi/bận của bạn cho người khác và nơi chấp nhận yêu cầu họp.

• Trong danh sách Phạm vi Ngày, hãy chọn lượng dữ liệu lịch cần đưa vào thư của bạn hoặc bấm Xác định ngày để nhập phạm vi ngày tùy chỉnh.

Lưu ý: Nếu bạn chọn một phạm vi ngày lớn hoặc chọn Toàn bộ lịch, bạn có thể tạo một thư lớn.

• Trong danh sách Chi tiết, chọn số lượng chi tiết để hiển thị người nhận. Theo mặc định, tùy chọn Chỉ khả dụng được chọn. Không có tùy chọn nào bao gồm các mục của bạn được đánh dấu riêng tư trừ khi bạn thay đổi tùy chọn quyền riêng tư trong Tùy chọn nâng cao.

  1. Hoặc bạn có thể giới hạn thông tin được bao gồm trong thư theo giờ làm việc của mình bằng cách chọn hộp kiểm Chỉ hiển thị thời gian trong giờ làm việc của tôi. Để thay đổi giờ làm việc của bạn, hãy bấm Đặt giờ làm việc.

  2. Hoặc để xem tùy chọn nâng cao, hãy bấm Hiển thị.

     • Đưa vào chi tiết các mục được đánh dấu riêng tư    Tùy chọn này yêu cầu đặt Chi tiết thành Chi tiết Có giới hạn hoặc Chi tiết Đầy đủ. Sự tồn tại của các mục riêng tư được bao gồm, nhưng không có thêm thông tin nào được chia sẻ.

     • Bao gồm phần đính kèm trong các mục lịch    Tùy chọn này yêu cầu đặt Chi tiết thành Chi tiết Đầy đủ. Tất cả phần đính kèm trên các mục lịch, chẳng hạn như bảng tính, đều được bao gồm.

     • Bố trí Email    Bạn có thể bao gồm lịch biểu Hàng ngày hoặc Danh sách sự kiện.

  3. Bấm OK.

  4. Trong hộp Đến , nhập tên của người mà bạn muốn gửi thông tin đăng ký.

  5. Trong phần nội dung thư, nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn đưa vào.

  6. Bấm vào Gửi.

Lịch sẽ xuất hiện với người nhận trong nội dung thư. Tệp iCalendar đính kèm với phần mở rộng tệp .ics cũng có thể được mở trong nhiều chương trình lịch, bao gồm Outlook.

Khi nhận được tệp đính kèm .ics Outlook, người nhận sẽ được nhắc mở lịch. Tệp lịch .ics sẽ mở ra dưới dạng lịch mới trong Outlook. Khi mở dưới dạng Outlook lịch, người nhận có thể xem lịch đã nhận ở dạng xem song song hoặc xếp chồng. Người nhận cũng có thể kéo các mục lịch từ lịch đã nhận sang lịch Outlook lịch khác.

Đầu trang

Phát hành lịch lên Office Online

Bạn có thể chia sẻ lịch Outlook của mình bằng cách phát hành lịch lên Microsoft Office Online. Office Online cung cấp một cách chia sẻ lịch miễn phí và cho phép bạn kiểm soát những người có quyền truy nhập vào lịch. Hơn nữa, bạn có thể phát hành hoặc xem lịch trên Office Online ngay cả khi bạn không sử dụng tài khoản Exchange lịch. Sử Office Online là một cách tuyệt vời để chia sẻ thông tin lịch nếu bạn sử dụng tài khoản email POP3 hoặc IMAP, các loại tài khoản email cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ phổ biến nhất.

1. Trong Lịch, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào lịch bạn muốn phát hành.

   Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Ngăn Dẫn hướng trong dạng xem Thu nhỏ cực tiểu, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào nút Lịch

   , bấm Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm chuột phải vào lịch bạn muốn phát hành.

   Mẹo: Nếu bạn muốn phát hành lịch mặc định của mình, hãy bấm Phát hành Lịch của Tôi trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục với bước 3.

2. Trên menu lối tắt, trỏ đến Phát hành lên Internet, rồi bấm vào Phát hành Office Online.

3. Nếu đây là lần đầu tiên bạn phát hành lịch lên Office Online, bạn phải đăng ký Office Online bằng cách sử dụng tài khoản Windows Live ID của mình. Nếu bạn không có tài khoản Live ID Windows, bạn có thể tạo một tài khoản. Làm theo các hướng dẫn trên màn hình.

4. Bên cạnh Khoảng thời gian, chọn số ngày mà bạn muốn chia sẻ lịch của mình.

5. Bên cạnh Chi tiết, bấm vào mũi tên và chọn lượng chi tiết cần chia sẻ. Nếu bạn muốn, hãy chọn hộp kiểm Chỉ hiển thị thời gian trong giờ làm việc của tôi để hạn chế chia sẻ chi tiết về giờ làm việc của bạn được chỉ định Outlook.

6. Bên cạnh Quyền, chọn chỉ những người được chỉ định mới có thể xem thông tin lịch của bạn hoặc chỉ người dùng dịch vụ Office Online mới có thể xem thông tin lịch của bạn.

   • Chỉ người dùng được mời mới có thể xem lịch này     Nếu bạn bấm vào tùy chọn này, một Outlook email chia sẻ sẽ mở ra sau khi lịch được phát hành Office Online. Bạn có thể gửi thư email chia sẻ cho từng người mà bạn muốn cấp quyền truy nhập vào lịch của mình. Thông báo chia sẻ sẽ tự động bao gồm một nối kết đến lịch và bạn có thể nhập thông điệp nếu muốn.

   • Bất kỳ ai cũng có thể xem và tìm kiếm lịch này trên Office Online     Nếu bạn bấm vào tùy chọn này, bất kỳ ai biết nối kết đến lịch của bạn đều có thể xem được. Mọi người không cần có Windows khoản Live ID để đăng nhập hoặc đăng nhập vào dịch vụ. Ngoài ra, Office Online có thể tìm thấy lịch này khi tìm kiếm lịch.

7. Nếu bạn đang phát hành lịch mà bất kỳ ai cũng có thể xem và tìm kiếm, hãy nhập mô tả lịch của bạn vào hộp Mô tả. Thông tin này giúp người dùng Office Online khác tìm thấy lịch của bạn.

   Theo mặc định, lịch này sẽ được cập nhật định kỳ. Các thay đổi đối với lịch được phát hành Office Online trong lần gửi/nhận tự động tiếp theo. Theo mặc định, mỗi nhóm Gửi / Nhận có khoảng thời gian 30 phút. Nếu bạn thay đổi khoảng gửi/nhận tự động thành dưới 20 phút, các cập nhật lịch thành Office Online được gửi ở khoảng thời gian tối thiểu là 20 phút.

   Để tải lên lịch này và sau đó không bao giờ cung cấp cập nhật, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Cài đặt Tải lên: Bản cập nhật sẽ không được tải lên.

8. Bấm OK.

Sau khi chia sẻ lịch, biểu tượng lịch trong Ngăn Dẫn hướng sẽ thay đổi như minh họa dưới đây.