Chính sách chất lượng và sổ tay chất lượng là gì

Biết được sự khác biệt giữa sổ tay chất lượng và kế hoạch chất lượng là điều cần thiết nếu bạn được giao nhiệm vụ giới thiệu Hệ thống quản lý chất lượng cho bộ phận của bạn hoặc cho tổ chức của bạn. Đó là bởi vì trong thế giới kinh doanh thay đổi nhanh chóng, duy trì chất lượng là một yêu cầu thiết yếu để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững trong ngành. Sổ tay chất lượng và kế hoạch chất lượng là hai bộ tài liệu được sử dụng để quản lý chất lượng trong các tổ chức. Sổ tay chất lượng rất hữu ích trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức và kế hoạch chất lượng là một tài liệu chỉ định các tiêu chuẩn chất lượng và thông số kỹ thuật liên quan đến một dự án cụ thể. Bài viết này phân tích sự khác biệt giữa hướng dẫn chất lượng và kế hoạch chất lượng.

Sổ tay chất lượng là gì?

Sổ tay chất lượng là một bộ tài liệu được sử dụng để xác định Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức. Những tài liệu này bao gồm,

• Tuyên bố chính sách chất lượng - Nó cho biết mức độ cam kết của tổ chức đối với việc duy trì chất lượng.

• Chính sách chất lượng - Nó cho biết thông tin về các kế hoạch của tổ chức và bao gồm tài liệu cấp cao về những điều mà tổ chức sẽ làm.

• Quy trình hoạt động tiêu chuẩn - Nó bao gồm các chi tiết liên quan đến các bên có trách nhiệm thực hiện các hoạt động khác nhau và thời gian được phân bổ.

• Hướng dẫn công việc - Chúng bao gồm các quy trình cụ thể giải thích các hoạt động khác nhau cần được thực hiện.

Tất cả các tài liệu được giải thích ở trên được bao gồm trong Hệ thống quản lý chất lượng. Hầu hết các tổ chức đã tạo ra hệ thống quản lý chất lượng của họ dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.

Kế hoạch chất lượng là gì?

Kế hoạch chất lượng là tập hợp các tài liệu được sử dụng để xác định tiêu chuẩn chất lượng, thực tiễn, tài nguyên, thông số kỹ thuật và chuỗi các hoạt động liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ, dự án cụ thể. Kế hoạch chất lượng có thể bao gồm,

• Mục tiêu tổ chức.

• Các bước liên quan đến quy trình tổ chức.

• Phân bổ nguồn lực, trách nhiệm và quyền hạn trong các giai đoạn khác nhau của quy trình hoặc dự án.

• Các tiêu chuẩn, quy trình, thực hành và hướng dẫn cụ thể.

• Các chương trình kiểm tra, kiểm tra, kiểm tra và kiểm toán phù hợp ở các giai đoạn khác nhau.

• Thủ tục tài liệu để thay đổi và sửa đổi kế hoạch chất lượng.

• Phương pháp đo lường việc đạt được các mục tiêu chất lượng.

• Các hành động khác được yêu cầu để hoàn thành các mục tiêu.

Để cạnh tranh hơn trong ngành, việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong suốt quá trình tổ chức sẽ có lợi..

Lợi ích của một kế hoạch chất lượng

Chuẩn bị kế hoạch chất lượng có nhiều lợi ích như,

• Đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

• Đảm bảo sự phù hợp với các tiêu chuẩn và quy trình bên ngoài và bên trong.

• Tạo thuận lợi cho việc truy xuất nguồn gốc.

• Cung cấp bằng chứng khách quan.

• Đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.

Sự khác biệt giữa Sổ tay chất lượng và Kế hoạch chất lượng là gì?

• Gói chất lượng có thể dành riêng cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và bao gồm các chi tiết về cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

• Sổ tay chất lượng là một bộ tài liệu xác định Hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức. Nó rất hữu ích trong việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức.

• Sổ tay chất lượng bao gồm các tuyên bố chính sách chất lượng, nhiều chính sách chất lượng khác, quy trình vận hành tiêu chuẩn và hướng dẫn công việc.

• Trong khi đó, kế hoạch chất lượng có thể bao gồm các mục tiêu của tổ chức, quy trình tổ chức, phân bổ nguồn lực, trách nhiệm và quyền hạn trong các giai đoạn khác nhau của quy trình hoặc dự án và các tiêu chuẩn, quy trình, thực tiễn và hướng dẫn cụ thể.

Nội dung chính[Ẩn]

Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi sở hữu cho mình một chính sách có chất lượng. Do đó, việc xây dựng và thiết lập hệ thống chính sách tốt sẽ đảm bảo các điều kiện cần thiết để doanh nghiệp đạt được những bước phát triển bền vững. Vậy thế nào là một chính sách chất lượng. Qua các thông tin sau, Vinacontrol CE hy vọng được hỗ trợ và đồng hành với Quý doanh nghiệp trong hoạt động đảm bảo chất lượng cho chính sách của tổ chức.

1. Chính sách chất lượng là gì?

Chính sách chất lượng là một tuyên bố ngắn gọn phù hợp với mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức doanh nghiệp, nó cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng và bao gồm sự cam kết đáp ứng các yêu cầu hiện hành (ISO 9001, khách hàng, luật định hoặc quy định) cũng như cải tiến liên tục cho tổ chức.

Chính sách Chất lượng là một yêu cầu được xác định trong Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. tại Phần 5.2. Thông thường, chính sách chất lượng sẽ được kết hợp với  tầm nhìn hoặc tuyên bố sứ mệnh của tổ chức và các giá trị cốt lõi. Standard Stores đã tạo ra một biểu mẫu để giúp bạn trả lời “Cách viết Chính sách Chất lượng ISO 9001”.

Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi sở hữu cho mình một chính sách có chất lượng

2. Ai chịu trách nhiệm chính sách chất lượng trong doanh nghiệp?

Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm thiết lập, lập thành văn bản và truyền đạt chính sách chất lượng cũng như cung cấp cho các bên liên quan. Nhiều tổ chức sẽ thực hiện các yêu cầu này bằng cách ghi lại chính sách chất lượng trong sổ tay chất lượng của họ, thông báo cho nhân viên về chính sách chất lượng trong một buổi đào tạo và đăng các bản in về chính sách chất lượng trong toàn bộ tòa nhà.

Việc thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng có nghĩa là:

- Thực hiện tức là làm theo những gì đã tuyên bố, hoạch định và cam kết trong chính sách.

- Sau khi thiết lập thì phải đảm bảo nó luôn luôn hoạt động và phù hợp theo những gì đã hoạch định để đảm bảo chính sách chất lượng luôn luôn có hiệu lực và đạt hiệu quả, đó được gọi là duy trì chính sách. 

Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về chính sách chất lượng

✍ Xem thêm: 

3. Những lưu ý khi thiết lập là gì?

Trên cơ sở các yêu cầu cần có khi thiết lập chính sách chất lượng thì để thiết lập hiệu quả và phù hợp với mục tiêu, chiến lược hoạt động của tổ chức cần lưu ý: 

• Nhất quán với chính sách chung của tổ chức và cung cấp cơ sở cho việc thiết lập mục tiêu chất lượng; 
• Nhu cầu mong đợi của tổ chức và các bên liên quan; 
• Nguồn lực cần thiết để thực hiện chính sách chất lượng;
• Xác định mức độ cải tiến cần thiết để thực hiện chính sách chất lượng thành công; 
• Mức độ thỏa mãn của khách hàng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty; 
• Mức độ phát triển của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong tổ chức khi có chính sách chất lượng.

ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng 

✍ Xem thêm : ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng 

4. Thiết lập chính sách chất lượng theo ISO 9001:2015

Sau đây là các tiêu chí mà doanh nghiệp cần biết để có thể dựa vào đó thiết lập bộ chính sách chất lượng đạt chuẩn ISO:

4.1. Phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức nhằm hỗ trợ định hướng chiến lược phát triển của tổ chức

Nhu cầu của con người luôn thay đổi, đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều cùng với xu thế hội nhập ngày càng “mở” thì kéo đó chính sách chất lượng cũng cần phải điều chỉnh sao cho phù hợp và thích ứng với xu hướng phát triển.

Các tổ chức cần thường xuyên xem xét bối cảnh để xác định ảnh hưởng của nó lên chính sách chất lượng như thế nào?. Trên cơ sở đánh giá để xác định mức độ phù hợp và có sự điều chỉnh tương ứng. Bối cảnh ở đây thường là tổ chức phải xác định được 02 yếu tố sau:

• Khách hàng mục tiêu của mình là ai? Tìm kiếm họ ở đâu trên thị trường? Họ mong muốn nhận được giá trị gì? Bằng cách nào để mang lại giá trị cho họ?
• Đối thủ cạnh tranh của mình gồm những ai?

Tóm lại, trên cơ sở sứ mệnh hoạt động đưa ra ban đầu thì chính sách chất lượng phải gắn liền với những mục đích và hoạt động cốt lõi của tổ chức. Đồng thời, ngoài việc viết thật chi tiết các định hướng thì làm sao cho nó linh động khi cần thay đổi cũng là điều nên cân nhắc, và khi đã thay đổi định hướng thì cũng nên cập nhật lại cho phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.

4.2. Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập mục tiêu chất lượng

Chính sách chất lượng giúp định hướng thiết lập mục tiêu chất lượng. Điều này có thể thỏa mãn bằng những câu khẩu hiệu đơn thuần như “Chúng tôi cam kết sẽ thiết lập và xem mục tiêu chất lượng là văn hóa nỗ lực cải tiến không ngừng nghĩ” hoặc cũng có thể đưa ra những mục tiêu có thể đo lường được. 

Khuôn khổ cho việc thiết lập mục tiêu chính sách chất lượng

 

4.3. Cam kết đáp ứng yêu cầu và thường xuyên cải tiến, xem xét để đảm bảo hiệu lực cũng như sự phù hợp của chính sách chất lượng

Hiệu lực của chính sách chất lượng được đánh giá, đo lường dựa trên mức độ đáp ứng mục tiêu đã đưa ra. Do đó những thay đổi và cải tiến chính sách chất lượng sẽ giúp cải thiện kết quả đầu ra đáp ứng các bên liên quan.

Để làm được điều này cần sử dụng những từ ngữ chính xác trong chính sách của tổ chức, mỗi tổ chức sẽ có những cách diễn giải các cam kết theo cách riêng của mình. Đồng thời lãnh đạo phải chứng minh được sự cải thiện tối ưu trên hệ thống quản lý mà công ty đang áp dụng.

Tổ chức có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu này bằng cách nhấn mạnh cam kết của các hoạt động cải tiến bằng những từ ngữ cụ thể trong chính sách chất lượng như “cam kết cải tiến để luôn thỏa mãn khách hàng” “cam kết hành động khắc phục với những vấn đề xảy ra”….

Các cam kết là bộ phận quan trọng của một chính sách chất lượng

 

4.4. Truyền đạt và được thấu hiểu trong toàn bộ tổ chức

Dù nỗ lực xây dựng, có hô hào khẩu hiệu hay đến đâu thì người thực hiện và thực hiện như thế nào cho đúng mới là vấn đề quyết định. Và đó là những người tiếp xúc gần sản phẩm, công nhân, nhân viên kỹ thuật,….

Chính sách chất lượng cần được truyền thông rộng rãi đến tất cả mọi người và bằng cách nào đó để cho mọi người hiểu và làm theo.

• Thứ nhất, chính sách chất lượng phải được truyền đạt, tức là làm cách nào đó cho toàn bộ mọi người trong tổ chức biết về chính sách chất lượng
• Thứ hai, chính sách chất lượng cần được thấy hiểu, nghĩa là phải giải thích ý nghĩa của nó và tại sao phải có nó.
• Và cuối cùng là tổ chức phải triển khai áp dụng thành công các hoạt động đã nêu ra trong chính sách để đảm bảo chính sách luôn tồn tại và làm được những gì đã ban hành ra.

Mục đích của yêu cầu này là nhằm hướng hành động của toàn bộ nhân viên phù hợp với chính sách chất lượng. Khi tất cả mọi người đặc biệt là những người tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hiểu, nắm bắt được chính sách chất lượng một cách rõ ràng, rành mạch và chấp nhận nó thì hành động của họ luôn căn cứ vào đó để đạt được hiệu quả cao. 

Chính sách chỉ được áp dụng hiệu quả khi được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức

Vinacontrol CE là một trong số ít các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn chứng nhận ISO đi đầu về uy tín và chất lượng. Là Tổ chức được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn, đánh giá cao và để lại nhiều phản hồi tích cực bởi:

• Nhận tư vấn trực tiếp bởi đội ngũ chuyên gia đầu ngành với kiến thức chuyên môn và dày dạn kinh nghiệm trong hoạt động tư vấn chứng nhận cho nhiều doanh nghiệp với các quy mô, loại hình, lĩnh vực kinh doanh khác nhau;
• Được hỗ trợ bởi một đội ngũ chăm sóc khách hàng thân thiện, săn sóc, nhiệt tình giải đáp mọi thắc mắc, băn khoăn của khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ tại Viện Đào Tạo Vinacontrol;
• Dịch vụ chuyên nghiệp với chi phí cạnh tranh và hợp lý - Đảm bảo công khai, minh bạch rõ ràng, khách hàng chỉ cần thanh toán một lần duy nhất.
• Cam kết hỗ trợ tối đa để 100% khách hàng khi sử dụng dịch vụ tư vấn của Vinacontrol có thể đạt được chứng nhận ISO
• Mạng lưới văn phòng đại diện trải rộng khắp mọi miền nhằm hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và thuận lợi nhất, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức đi lại.

Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu về ISO và các dịch vụ tư vấn, chứng nhận khác vui lòng liên hệ Vinacontrol  CE qua Hotline: 1800.6083  Email:  hoặc để lại thông tin cùng yêu cầu để nhận tư vấn và báo giá chi tiết