Làm thế nào để xây dựng ngân sách thành công

Mọi người ghét công việc ghi chép ngân sách, nhưng nó là một việc tuyệt đối là cần thiết. Tôi đã cố gắng lập một chiến lược để đơn giản hóa quá trình này và đưa kế hoạch đó vào kế hoạch chi tiêu của mình.

Dưới đây là một số điều tôi đã học được: Khi xây dựng bất kể một loại ngân sách nào, hãy nhớ những nguyên tắc sau:

Hãy quên đi sự hoàn hảo. Một ngân sách chỉ đơn giản là một mục tiêu. Chi tiêu của bạn sẽ không thể hoàn hảo trong tháng đầu tiên (có thể cả tháng thứ hai, thậm chí là tới tháng thứ  ba). Nếu bạn không thể để tiền của bạn vào một thế cân bằng hoàn hảo, hãy làm cho nó gần tới mục tiêu nhất bạn có thể. Thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.

Đừng đổ mồ hôi cho những thứ nhỏ nhặt. Vâng, bạn nên lấy phiếu và mua hàng của một cửa hàng giảm giá. Nhưng đó là một khoản lớn mà bạn phải tính toán. Hãy thông minh khi bạn mua một ngôi nhà hay chiếc xe, và bạn sẽ có nhiều tiền hơn trong ví của bạn.
Lập kế hoạch dựa trên thực tế, không phải là cuộc sống lý tưởng của bạn. Đừng dùng ngân sách của bạn theo những điều bạn mơ tưởng. Dù chắc chắn bạn có thể nhận được khoản tăng lương hay tiền thưởng, nhưng hãy chờ đến khi bạn thực sự cầm nó trong tay trước khi tính đến tiêu dùng nó.

Giữ cho mọi thứ đơn giản. Nếu coi hệ thống ngân quỹ của bạn là nhiệm vụ liên tục, bạn sẽ không thể làm theo. Theo dõi càng nhiều chi tiết thì bạn càng mệt mỏi. Thậm chí nếu bạn kiểm tra chi tiêu, ngân sách quá phức tạp sẽ thất bại, bởi vì nó đòi hỏi quá nhiều nỗ lực để duy trì.
Quy tắc cuối cùng có thể quan trọng nhất. Trong cuốn sách “Tất cả tài sản của bạn: Kế hoạch tiền bạc trọn đời” – mẹ con nhà Elizabeth Warren và Amelia Warren Tyagi đã đề xuất một ngân sách đơn giản với chỉ 3 loại: Phải có (must-haves), tiết kiệm (savings) và mong muốn (wants). Công thức của nó như thế sau:

• 50% (hoặc ít hơn) cho những thứ thuộc nhu cầu thiết yếu. Có nhiều thứ bạn phải tiêu dùng trong thế giới hiện đại, như nhà cửa, điện nước, y tế, phương tiện đi lại, bảo hiểm và mua sắm cơ bản, quần áo… • 20% (hoặc hơn thế) cho tiết kiệm: Bao gồm các khoản nghỉ hưu, trường hợp khẩn cấp và đầu tư khác. Theo mục tiêu ngân sách này, trả nợ cũng được tính vào khoản tiết kiệm.

• 30% cho mong muốn: Về căn bản, đây sẽ bao gồm những thứ khác: điện thoại di động, giải trí, đầu tóc, thú vật, du lịch, đồ ăn và quần áo giá trị cao.

Mục tiêu của bạn nên cắt những thứ bạn cần và tăng khoản tiết kiệm lên cho tới khi chúng đều ở mức bền vững. Khi làm được điều này, bạn có quyền tiêu dùng khoản tiền còn lại cho những gì bạn muốn – và tiêu dùng cho những thứ bạn thấy vui vẻ. Điều đó thậm chí còn cho bạn nhiều niềm vui hơn khi bạn biết bạn có đủ khả năng chi trả cho nó.

Khi tôi khám phá ra công thức cơ bản này, tôi cảm thấy mình được giải phóng. Tự do từ khi tôi thoát khỏi việc phải theo dõi hàng chục loại ngân quỹ. Và kế hoạch này đã giúp tôi ứng biến dễ dàng hơn. Thời gian trôi qua, tôi đã tháo gỡ vài mục tôi đã từng muốn theo dõi, ví dụ như chi tiêu cho kỳ nghỉ và ăn uống ở ngoài

Và đó là chìa khóa tìm ra kế hoạch chi tiêu cho công việc của bạn. Những ý tưởng này chỉ là điểm khởi đầu. Bạn cần chỉnh sửa chúng sao cho phù hợp với cuộc sống của bạn.

Hoàng Dung -Dịch từ Entrepreneur

Bất kỳ doanh nghiệp nào – dù lớn dù bé, dù ngành nghề gì cũng phải xây dựng kế hoạch ngân sách bài bản. Thế nhưng không phải CEO nào cũng biết cách lập ngân sách chuẩn chỉnh hay việc lập sơ sài đã khiến hàng nghìn doanh nghiệp rơi vào thảm cảnh thiếu trước hụt sau, lãng phí, thua lỗ. 

Bài viết này sẽ giúp CEO sở hữu quy trình lập kế hoạch ngân sách hiệu quả – tối ưu và gợi ý một số mẫu kế hoạch ngân sách khoa học nhất hiện nay:

1. Kế hoạch ngân sách

1.1. Ngân sách là gì?

Ngân sách nói chung là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được xác định từ trước theo kế hoạch của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bất kỳ. Việc sử dụng ngân sách hiệu quả có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với mọi cá nhân cũng như doanh nghiệp.

Hiện nay có 5 loại ngân sách phổ biến:

– Ngân sách tổng thể (master budget): Bao gồm ngân sách của từng phòng ban và toàn doanh nghiệp; cung cấp cho CEO bức tranh toàn cảnh thể hiện sức khỏe tài chính doanh nghiệp.

– Ngân sách hoạt động (operating budget): Là khoản ngân sách ước tính trong quá trình vận hành giúp dự toán và phân tích chi phí, doanh thu đến từ các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

– Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Là ngân sách dự toán dòng chảy của đồng tiền, mục đích là xác định số tiền dương lưu động trong doanh nghiệp ở 1 khoảng thời gian nhất định.

– Ngân sách tài chính (financial budget): Là ngân sách mang tính chiến lược để đạt được hiệu quả nguồn lực với năng suất tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, thu chi, dòng tiền.

– Ngân sách cố định (static budget): Là ngân sách mà dù các yếu tố khác như doanh số, lợi nhuận, tồn kho có thay đổi thì số liệu của ngân sách này vẫn luôn cố định.

1.2. Kế hoạch ngân sách là gì?

Khái niệm

Kế hoạch ngân sách là bản kế hoạch dự báo và tính toán trước những khoản chi phí và lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ đạt được trong 1 khoảng thời gian xác định ở tương lai. Có kế hoạch ngân sách ngắn hạn (từ vài tháng đến 1 năm) và kế hoạch dài hạn (từ 3 năm đến 10 năm). Kế hoạch càng chi tiết – tối ưu thì hiệu quả hoạt động càng cao.

Kế hoạch ngân sách là gì?

Yếu tố ảnh hưởng tới kế hoạch ngân sách

Khi lập kế hoạch ngân sách, 3 nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp mà bạn cần lưu tâm đó là:

– Bảng cân đối kế toán (Balance sheet): Phản ánh tổng quát về toàn bộ tài sản hiện có, nguồn vốn và các khoản nợ ngắn hạn/ dài hạn của doanh nghiệp tại 1 thời điểm nhất định, thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính doanh nghiệp, cân đo đong đếm và có quyết định phân bổ ngân sách phù hợp.

– Báo cáo kết quả kinh doanh (Income statement) hay còn được gọi là báo cáo lãi lỗ: Phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong một thời kỳ kế toán, giúp xác định sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, đánh giá khả năng sinh lời. Báo cáo này sẽ là căn cứ để CEO dự báo doanh thu, lợi nhuận khi lập ngân sách và để đề xuất các hoạt động, kế hoạch phù hợp cho kỳ tới.

– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of cashflow): Thể hiện dòng tiền ra, dòng tiền vào trong một kỳ hoạt động của doanh nghiệp, được phân loại theo 3 hoạt động: kinh doanh, đầu tư và tài chính. Báo cáo này sẽ giúp nhà quản lý nhận định và kiểm soát luồng tiền, nguồn tiền mặt cũng như khả năng chi trả của doanh nghiệp, là cơ sở để theo dõi, giám sát kế hoạch ngân sách liệu có đang đi đúng hướng hay không (tiền lấy từ đâu và đã được sử dụng ở những khoản nào, bao nhiêu…)

Lợi ích của việc lập kế hoạch ngân sách

Lập kế hoạch ngân sách là công đoạn cực kỳ quan trọng, có lợi ích và vai trò quyết định đối với lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ giúp:

– Dự báo và tính toán các khoản chi phí, để doanh nghiệp đi đúng hướng, tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Đó là sự cân đo đong đếm của các phòng ban cho kế hoạch thực hiện kỳ tới, cũng là kỳ vọng của toàn doanh nghiệp đặt ra.

– Nắm rõ những nguồn lực doanh nghiệp hiện có (con người, vốn, tài sản…) và tìm cách phân bổ nguồn lực hiệu quả.

– Quản lý luồng tiền mặt, kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm/ dịch vụ nào mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban.

– Làm thước đo cho việc triển khai, đối sánh giữa thực tế với kế hoạch để phát hiện bất thường, kịp thời xử lý cũng như điều chỉnh cho phù hợp hơn.

2. 5 bước lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Đây là quy trình 5 bước cơ bản giúp xây dựng một bản kế hoạch về ngân sách hiệu quả mà mọi CEO cần nắm được:

Bước 1: Dự báo doanh thu

Cân nhắc doanh số bán thực tế của những năm trước làm cơ sở để phát triển dự báo cho thời kỳ tới. Đồng thời xem xét tới các biến số có thể ảnh hưởng như mức tăng trưởng thị phần, mức tăng trưởng nhu cầu của khách hàng, mức độ đầu tư gia tăng, thị trường mục tiêu mới, chính sách bán hàng mới… 

Phương pháp đơn giản nhất là có thể tính bằng mức độ bình quân của 4 tháng cùng kỳ (nếu sản phẩm có tính mùa vụ rõ rệt) hoặc mức độ bình quân của 4 tháng liền kề (nếu sản phẩm không có tính mùa vụ rõ rệt) nhân với tỷ lệ tăng trưởng do doanh nghiệp tự quyết định.

Dự báo doanh thu

Nhà quản lý cần phải xác định doanh thu sẽ đến từ những nguồn nào, từ hàng hóa bán cho khách hàng hay từ đầu tư, các hoạt động tài chính? Đồng thời, ước lượng giá hàng bán dự kiến. Qua đó tính toán tổng hợp dự báo doanh thu mà doanh nghiệp sẽ đạt được trong kỳ đó.

Bước 2: Tính toán nguồn vốn và các chi phí dự kiến

Sau khi xác định doanh thu dự kiến, nhà quản lý cần nắm rõ doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu tiền để trang trải cho các khoản chi và các hoạt động dự kiến. 

Theo đó, xác định ngân sách về giá vốn hàng bán, tổng số lượng cần sản xuất để xác định chi phí trực tiếp bao gồm nhân công, nguyên vật liệu, chi phí hao mòn. Ngoài ra tính toán kỹ lưỡng các chi phí khác ngoài sản xuất như mặt bằng, chi phí phát sinh cho nghiên cứu và phát triển, thiết kế, tiếp thị marketing, dịch vụ khách hàng…Một số khoản chi có thể phân bổ đều trong suốt thời kỳ, nhưng có một số khoản chi có thể thay đổi, phát sinh trong quá trình sản xuất mà các nhà quản lý phải cân nhắc trước.

Bước 3: Cân đối thu – chi 

Sau khi đã xác định các khoản doanh thu dự kiến cũng như chi phí dự kiến mà doanh nghiệp sẽ phải trang trải, CEO một lần nữa xem xét, cân đối thu – chi, tính toán lợi nhuận, tính toán thặng dư thâm hụt để điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.

Bước 4: Xây dựng các tình huống thay thế và phát triển kế hoạch

Sẽ có những vấn đề phát sinh và điều cần làm là phải có kế hoạch dự phòng, những phương án thay thế để mọi hoạt động vẫn luôn trong tầm kiểm soát. Việc thử nghiệm các tình huống khác nhau theo quy trình dự thảo ngân sách bằng cách đặt ra các giả thuyết cũng rất cần thiết. 

Đồng thời nhà quản lý cũng cần phát triển kế hoạch ngân sách, đưa ra những ý tưởng triển khai cho các vấn đề đã được xem xét trước đó để đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Khâu phát triển bao gồm các mục như giải thích ưu nhược điểm của kế hoạch, hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính, xem xét các vấn đề về sức khỏe và an toàn lao động, chính sách tiền lương.

Bước 5: Triển khai kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh

Trong quá trình triển khai kế hoạch, CEO phải theo dõi sát sao mọi hoạt động để phát hiện những biến động hay lệch nhịp với kế hoạch đề ra, xác định nguyên nhân để xử lý hoặc để điều chỉnh cho phù hợp. Các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các bản báo cáo về tình hình thị trường… là những tài liệu mà nhà quản lý luôn phải theo dõi cẩn thận.

3. Những điều cần lưu ý trong quá trình lập kế hoạch ngân sách

– Độ chuẩn xác: Các con số trong kế hoạch ngân sách mang tính giả định dựa trên những dự báo và căn cứ khoa học. Tuy nhiên, sẽ có những biến động bất ngờ đáng kể như 1 cuộc suy thoái kinh tế đột ngột, thay đổi tỷ giá hối đoái, lãi suất… sẽ dẫn đến kết quả thực tế khác với những kỳ vọng lợi nhuận, doanh thu đặt ra trong ngân sách.

– Cố tình làm sai, tăng/ giảm khống: Nếu lập kế hoạch theo kiểu từ dưới lên (bottom up) hoặc thương lượng (negotiation) thì người lập thường sẽ cố tình tăng chi phí hoặc giảm doanh thu để nhận được mức dao động có lợi cho họ hơn khi so với tình hình thực tế. Đây là vấn đề nghiêm trọng cần có sự giám sát để phát hiện và ngăn chặn.

– Trọng tâm chủ yếu của kế hoạch ngân sách là phân bổ các nguồn tài chính, tập trung vào việc cải thiện hoặc duy trì lợi nhuận. Vì vậy, có thể khiến doanh nghiệp lơ là các khía cạnh quan trọng khác góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp như hỗ trợ chăm sóc khách hàng, chất lượng dịch vụ – sản phẩm…

– Ngân sách thường được coi là một cách để đánh giá hiệu suất nhân viên, hiệu quả hoạt động của các phòng ban. Vì vậy khi 1 bộ phận không đạt được kết quả kỳ vọng, họ thường bị đánh giá thấp, dễ dẫn đến tâm lý chán nản, mất động lực và những hệ lụy đáng tiếc.

– Các phòng ban thiếu liên kết với nhau trong quá trình thực hiện kế hoạch ngân sách, khiến cho kế hoạch tổng thể bị lệch hướng, không đạt đúng kỳ vọng đặt ra.

4. Mẫu kế hoạch ngân sách tham khảo

Để quá trình lập ngân sách đơn giản và hiệu quả hơn, tránh được những sai sót, CEO nên tham khảo và áp dụng các mẫu kế hoạch ngân sách đã được thiết kế sẵn.

Ưu điểm vượt trội của mẫu kế hoạch ngân sách là đã có bộ khung chuẩn chỉnh được thiết kế sẵn có thể áp dụng trực tiếp ngay thay vì CEO phải tốn rất nhiều thời gian mày mò nhưng chưa chắc đã đúng hướng và hiệu quả.

Các mẫu biểu chi tiết tích hợp công thức tính sẵn đã được hệ thống hóa bài bản với đầy đủ các hạng mục như chi phí, tài sản, nguồn vốn, báo cáo dòng tiền ra – vào, dự báo doanh thu… Chỉ cần thay đổi dữ liệu đầu vào của doanh nghiệp mình cho phù hợp là kết quả sẽ xuất ra tự động thành các bảng biểu, sơ đồ trực quan dễ hiểu giúp CEO theo dõi và nắm bắt.

=> Đầy đủ và chi tiết các mẫu kế hoạch ngân sách hiệu quả, tối ưu từ đơn giản đến phức tạp, từ ngắn hạn đến dài hạn đã được đội ngũ chuyên gia tại Sodes nghiên cứu, xây dựng và hệ thống hóa bài bản trong Bộ tài liệu Sodes lập kế hoạch kinh doanh từ A-Z. 

Mẫu kế hoạch ngân sách trong Bộ tài liệu Sodes

Với đa dạng mẫu dưới dạng file mềm Word, Excel với bộ khung và công thức sẵn cùng với hướng dẫn chi tiết nên CEO có thể dễ dàng áp dụng và hiệu chỉnh để tạo nên kế hoạch ngân sách phù hợp cho doanh nghiệp mình. Ngoài ra, còn có ví dụ thực tiễn của các doanh nghiệp thành công để tham khảo rút kinh nghiệm. Đồng thời liên tục cập nhật những mẫu biểu mới nhất, khoa học nhất.

Thông tin chi tiết Bộ tài liệu xem tại: https://sodes.vn/kehoachkinhdoanh/01