Thông tư xử lý hóa đơn

Cũng giống như hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ có thể xảy những sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh đúng quy định

Hiện nay đang tồn tại 2 loại hóa đơn điện tử, đó là:

- Hóa đơn điện tử loại cũ: Theo thông tư 32/2021/TT-BTC

- Hóa đơn điện tử loại mới: Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Tùy vào loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng thì doanh nghiệp sẽ áp dụng theo quy định của loại hóa đơn điện tử đó để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Dưới đây, Công Ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai cho cả 2 loại hóa điện tử theo thông tư 32 tại Phần I và theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/NĐ-CP tại Phần II. Và còn 1 trường hợp nữa đó là Sau khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 có phát hiện ra hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử loại cũ theo thông tư 32/2011/TT-BCT có sai sót thì cách xử lý được hướng dẫn tại Phần III

Phần I: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32/2011/TT-BTC (Dành cho các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32)

- Theo Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập của thông tư 32/2011/TT-BTC

- Các công văn khác hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót cụ thể
II. Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:
- Nếu chưa gửi cho khách hàng thì được hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới
- Nếu đã gửi hóa đơn điện tử lập sai cho khách hàng rồi thì xác định xem: HĐĐT có sai sót đó đã kê khai thuế hay chưa:

+ Nếu chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy => Xuất hóa đơn mới thay thế

+ Nếu đã kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh => Xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót

+ Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh

III. Cách điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử khi có sai sót

1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai trong trường hợp: hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử thì: 

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.

+ Cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai

2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai trong trường hợp: hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
2.1. Xử lý trường hợp hóa đơn điện tử viết sai: địa chỉ, tên công ty
Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi Hóa đơn có sai sót về địa chỉ người mua nhưng đúng MST thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, miễn xuất Hóa đơn điều chỉnh.
Theo Công văn số 11624/CT-TTHT ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP. HCM về Hóa đơn thì Quy định này áp dụng đồng thời đối với cả Hóa đơn điện tử.
=> Đối với hóa đơn điện viết sai: địa chỉ, tên công ty thì 2 bên chỉ cần biên bản điều chỉnh hóa đơn

2.2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại trong các trường hợp cụ thể:
Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua rồi được thực hiện bằng cách điều chỉnh hay hủy bỏ rồi lập mới phụ thuộc vào trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đó đã được sử dụng để kê khai thuế hay chưa
để có cách xử lý sẽ khác nhau:
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
Nếu phát hiện ra sai sót thì thực hiện xử lý theo cách: Hủy hóa đơn điện tử viết sai rồi Lập hóa đơn điện tử mới
Cụ thể như sau:

+ Bước 1: Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai
+ Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

- Lưu ý:

+ Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Cách xử lý trên áp dụng cho tất cả các trường hợp (lỗi) sai sót (Trừ lỗi sai tên công ty hoặc địa chỉ nhưng đúng MST thì thực hiện như mực 1 nhỏ)

2.2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:
Sau đó mới phát hiện ra có sai sót thì xử lý theo cách điều chỉnh hóa đơn
Cụ thể làm như sau:

+ Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
+ Bước 2: Bên bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

=> Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Lưu ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

a) Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm
=> Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên các bạn không thể điều chỉnh tăng hay giảm mà chỉ có thể điều chỉnh về nội dung đúng:

+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung đã ghi sai thành nội dung đúng
ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung đúng  cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

b) Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán
=> Đây là những sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền nên các bạn sẽ thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm: Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng.

+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều tăng hoặc giảm
ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

c) Hóa đơn điều chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử vừa cần điều chỉnh tăng, vừa cần điều chỉnh giảm:
 Theo Công văn số 13313/CT-TTHT ngày 11/11/2019 của Cục Thuế TP. HCM về hóa đơn điện tử thì thực hiện như sau:

3. Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn:
Để đảm bảo nguyên tắc: Biên bản điều chỉnh HĐĐT phải có đủ chữ ký của bên bán và bên mua thì:

+ Nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử.
+ Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.

(Theo các Công văn: CV số 7639/CT-TTHT ngày 24/2/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội, Công văn số 941/CT-TTHT ngày 10/2/2020 của Cục Thuế TP. HCM, Công văn số 411/TCT-DNL ngày 4/2/2020 của Tổng cục Thuế)

Phần II: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nhị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (Dành cho các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC)

- Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: hướng dẫn Xử lý hóa đơn có sai sót

- Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
II. Cách xử lý hóa đơn có sai sót trong từng trường hợp cụ thể:

Đối với hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC thì chúng ta có 2 hình thức hóa đơn, đó là: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Thì với mỗi hình thức hóa đơn này sẽ có cách xử lý hóa đơn khi có sai sót như sau:

1. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có sai sót:

1.1. Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:

+ Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót

=> Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

1.2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua sau đó người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót:

thì xử lý được thực hiện tùy vào lỗi sai trên hóa đơn như sau:

* Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót 

thì người bán thực hiện như sau:

+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. 

+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

* Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý như sau:

+ Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

+ Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót - Thì thực hiện làm theo cách 1) thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).